tykuły i porady ekspertów - Portal Kadrowy

Czas pracy należy do najbardziej trudnych i skomplikowanych zagadnień w praktyce kadrowej. W tej części serwisu zawarliśmy wiele praktycznych porad specjalistów prawa pracy w zakresie planowania czasu pracy oraz jego rozliczania. Sprawdzisz w niej m.in. jakie są systemy czasu pracy oraz jak w praktyce możesz je wprowadzić i zastosować w swojej firmie. Jakie obowiązują normy czasu pracy i czy prawidłowo ustalasz wymiar czasu pracy pracowników. Poznasz wskazówki dotyczące sporządzania grafików (harmonogramów) czasu pracy. Wreszcie, dzięki praktycznym odpowiedziom zawartym w tym dziale, upewnisz się, czy prawidłowo stosujesz przepisy o godzinach nadliczbowych oraz rozliczasz pracę w dni harmonogramowo wolne, niedzielę i święta oraz w porze nocnej.

Czas pracy

Czy wolno zmienić rozkład, który już ogłosiliśmy pracownikom?

Załóżmy, że rozkład czasu pracy wszedł już w życie – i obowiązuje. Czy można go zmienić? A jeśli tak, to z jakich przyczyn i pod jakimi warunkami? Jak przeprowadzić zmianę rozkładu? W jakim terminie?

Jak rozliczać udział w konferencji pracownika służby cywilnej?

Pytanie: Pracownik służby cywilnej pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 7.15 do 15.15. Okres rozliczeniowy obejmuje 1 miesiąc, który w grudniu 2025 r. rozpoczął się w poniedziałek (więc tygodnie pracownicze w tym okresie przypadają od poniedziałku do niedzieli). Pracownik pracował w dniach 15-19 grudnia zgodnie z rozkładem tj. od 7.15 do 15.15. W dniu 18 grudnia w czasie pracy wyjechał w delegację w celu uczestnictwa w konferencji. W dniu 19 grudnia wziął udział w konferencji zaplanowanej do godz. 19.30. Następnie w sobotę zaplanowano konferencję (drugi dzień) od 8.00 do 16.30. Czy aby nie nastąpiło przekroczenie normy tygodniowej, należało pracownikowi służby cywilnej udzielić dnia wolnego w tym samym tygodniu, tj. między 15 a 17 grudnia. Jak rozliczyć czas pracy pracownika, aby nie przekroczyć tygodniowej normy czasu pracy?

Informacja o warunkach zatrudnienia – jak prawidłowo wskazać wymiar czasu pracy i zasady nadgodzin?

Pytanie: U pracodawcy część pracowników zatrudnionych jest w zadaniowym systemie czasu pracy – pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Jaki należy zastosować zapis w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu Pracy) w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy dobowego i tygodniowego? Zarówno pracodawca jaki i jego zastępca, główna księgowa oraz sekretarz w rozumieniu ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników zajmują stanowiska kierownicze, do których stosuje się postanowienia art. 1514 Kodeksu pracy – pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Jaki należy zastosować zapis w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu Pracy) w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy dobowego i tygodniowego? Czy w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w punkcie dotyczącym pracy w godzinach nadliczbowych i ich rekompensaty należy ująć również art. 178 § 2 Kodeksu pracy – dla pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia? Z kolei w punkcie dotyczącym objęcia pracowników układem zbiorowym pracy należy również wpisać porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej hybrydowej, jeżeli informacja przygotowywana jest dla pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy, a jego charakter pracy jest terenowy tzn. nie ma możliwości wykonywania swoich obowiązków służbowych przy komputerze?

Więcej w kategorii Czas pracy »

Dokumentacja czasu pracy

Czy ewidencja czasu pracy musi zawierać informację o urlopie wypoczynkowym? Sprawdź, co jest obowiązkowe

Pytanie: Czy w ewidencji czasu pracy należy zaznaczyć, ile pracownikowi przysługuje dni urlopu wypoczynkowego (ogólnie w danym roku lub ile pozostało do wykorzystania), czy jest to jedynie obowiązkowa informacja, którą należy umieścić w informacji o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia – jak prawidłowo wskazać wymiar czasu pracy i zasady nadgodzin?

Pytanie: U pracodawcy część pracowników zatrudnionych jest w zadaniowym systemie czasu pracy – pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Jaki należy zastosować zapis w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu Pracy) w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy dobowego i tygodniowego? Zarówno pracodawca jaki i jego zastępca, główna księgowa oraz sekretarz w rozumieniu ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników zajmują stanowiska kierownicze, do których stosuje się postanowienia art. 1514 Kodeksu pracy – pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Jaki należy zastosować zapis w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu Pracy) w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy dobowego i tygodniowego? Czy w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w punkcie dotyczącym pracy w godzinach nadliczbowych i ich rekompensaty należy ująć również art. 178 § 2 Kodeksu pracy – dla pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia? Z kolei w punkcie dotyczącym objęcia pracowników układem zbiorowym pracy należy również wpisać porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej hybrydowej, jeżeli informacja przygotowywana jest dla pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy, a jego charakter pracy jest terenowy tzn. nie ma możliwości wykonywania swoich obowiązków służbowych przy komputerze?

Ewidencja czasu pracy – jakie informacje powinna zawierać

Przepisy wymieniają, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracowników. Mimo to pracodawcy mają wiele wątpliwości, jak prowadzić, wypełniać i przechowywać karty ewidencji czasu pracy. Przykładowo, czy w ewidencji czasu pracy trzeba wykazywać pracę zdalną, delegacje, szkolenia, wyjścia prywatne? Jak oznaczać zwolnienia od pracy i rodzaje dni wolnych? Jakie dodatkowe informacje w karcie ewidencji czasu pracy są dopuszczalne? Zobacz 2 przykładowo wypełnione wzory karty miesięcznej ewidencji czasu pracy.

Więcej w kategorii Dokumentacja czasu pracy »

Planowanie czasu pracy

Czy pracodawca może planować czas pracy w tygodniowych grafikach zamiast miesięcznych harmonogramów?

Pytanie: Dla 3 pracowników biura prasowego urzędu miasta, w stosunku do których wymaga się obecności, dyspozycyjności i obsługi wydarzeń w konkretnych godzinach chcemy wprowadzić system zmianowy. Obecnie pracują oni w systemie równoważnym i ruchomym rozkładzie (poniedziałek–piątek). Pomimo tego generują dużo nadgodzin i pracują w weekendy. Praca zmianowa polegałaby na tym, że w pierwszym tygodniu: 1 pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8–16 (I zmiana), 2 pracownik od poniedziałku do środy w godz. 8–16, czwartek i piątek ma wolne, potem pracuje w sobotę i niedzielę w godz. w zależności od organizowanych imprez, często po południu. 3 pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 12–20 (II zmiana). Charakter pracy pozwala na przewidzenie wykonywania pracy maks. na tydzień przed jej wystąpieniem. Grafiki przekazane z miesięcznym wyprzedzeniem nie sprawdzą się w tym przypadku. Praca tych osób polega na reagowaniu na bieżące wydarzenia. Jak w takim razie planować czas pracy pracownikom, czy można przedkładać tygodniowe grafiki?

Zadaniowy czas pracy bez błędów: jak prowadzić ewidencję i uniknąć roszczeń o nadgodziny – przykładowy wzór

Pytanie: Zatrudniliśmy Dyrektora Sprzedaży w zadaniowym systemie czasu pracy (uregulowanym w regulaminie i potwierdzonym oświadczeniem pracownika, z odniesieniem do norm z art. 129 KP i odpoczynków). Mam wątpliwości dotyczące ewidencji czasu pracy – jak powinna wyglądać w praktyce? Czy poza ewidencją nieobecności należy wykazywać liczbę godzin w danym dniu, czy nie? Czy dopuszczalne jest rozwiązanie, w którym pracodawca określa zadania, a pracownik potwierdza ich wykonanie zgodnie z normami czasu pracy? Jak jednocześnie zabezpieczyć się przed roszczeniami o pracę ponad wymiar (przy miesięcznym okresie rozliczeniowym)?

Urlop wypoczynkowy i urlop na żądanie w systemie równoważnym (zmiany 12-godzinne): jak planować i rozliczać godziny

Pytanie: Jak powinno się prawidłowo zaplanować urlop wypoczynkowy w równoważnym systemie czasu pracy? Bardzo proszę również o wzór planu urlopu wypoczynkowego. Jak powinno się udzielać urlopu wypoczynkowego na żądanie dla pracowników pracujących po 12 godzin na dobę. Czy taki pracownik ma 4 dni urlopu na żądanie, jeżeli jest na zmianie po 12 godzin, czy jednak tylko może być taki urlop na żądanie udzielony po 8 godzin i kierownik powinien w tym dniu zmienić czas pracy na 8 godzin, a nie jak pracownik ma zaplanowane 12 godz. Czy może pracownikowi schodzi 1,5 dnia z urlopu na żądanie. Jakie są przepisy prawne w tej kwestii?

Więcej w kategorii Planowanie czasu pracy »

Godziny nadliczbowe

Jak rozliczać udział w konferencji pracownika służby cywilnej?

Pytanie: Pracownik służby cywilnej pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 7.15 do 15.15. Okres rozliczeniowy obejmuje 1 miesiąc, który w grudniu 2025 r. rozpoczął się w poniedziałek (więc tygodnie pracownicze w tym okresie przypadają od poniedziałku do niedzieli). Pracownik pracował w dniach 15-19 grudnia zgodnie z rozkładem tj. od 7.15 do 15.15. W dniu 18 grudnia w czasie pracy wyjechał w delegację w celu uczestnictwa w konferencji. W dniu 19 grudnia wziął udział w konferencji zaplanowanej do godz. 19.30. Następnie w sobotę zaplanowano konferencję (drugi dzień) od 8.00 do 16.30. Czy aby nie nastąpiło przekroczenie normy tygodniowej, należało pracownikowi służby cywilnej udzielić dnia wolnego w tym samym tygodniu, tj. między 15 a 17 grudnia. Jak rozliczyć czas pracy pracownika, aby nie przekroczyć tygodniowej normy czasu pracy?

Jak zwiększyć limit nadgodzin u pracodawcy, który dobrowolnie przyjął regulamin pracy

Pytanie: Moje pytanie dotyczy formy zwiększenia liczby nadgodzin u pracodawcy, który nie ma obowiązku wprowadzania regulaminu pracy (pracodawca zatrudnia tylko 10 pracowników), ale regulamin taki dobrowolnie przyjął. Dotychczas obowiązywał w zakładzie ustawowy limit nadgodzin, tj. 150. Obecnie pracodawca chce go zwiększyć. Czy w świetle art. 151 § 4 powinien to zrobić w przyjętym regulaminie (którego nie miał obowiązku przyjmować), czy jednak w umowach o pracę?

Przekroczenie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym – jak rozliczyć dodatkową pracę

Pytanie: Pracownicy w naszym zakładzie pracy pracują: w poniedziałki 9 godzin, od wtorku do czwartku po 8 godzin i w piątek 7 godzin. W marcu 2025 r. nominał czasu pracy „do przepracowania” wynosił 168 godzin, natomiast po zakończeniu miesiąca okazało się, że pracownicy przepracowali o 1 godzinę więcej, tj. 169 godz. Jak prawidłowo powinien zostać rozliczony czas pracy w takiej sytuacji?

Więcej w kategorii Godziny nadliczbowe »

Praca w dni wolne

Jak rozliczać udział w konferencji pracownika służby cywilnej?

Pytanie: Pracownik służby cywilnej pracuje od poniedziałku do piątku w godzinach 7.15 do 15.15. Okres rozliczeniowy obejmuje 1 miesiąc, który w grudniu 2025 r. rozpoczął się w poniedziałek (więc tygodnie pracownicze w tym okresie przypadają od poniedziałku do niedzieli). Pracownik pracował w dniach 15-19 grudnia zgodnie z rozkładem tj. od 7.15 do 15.15. W dniu 18 grudnia w czasie pracy wyjechał w delegację w celu uczestnictwa w konferencji. W dniu 19 grudnia wziął udział w konferencji zaplanowanej do godz. 19.30. Następnie w sobotę zaplanowano konferencję (drugi dzień) od 8.00 do 16.30. Czy aby nie nastąpiło przekroczenie normy tygodniowej, należało pracownikowi służby cywilnej udzielić dnia wolnego w tym samym tygodniu, tj. między 15 a 17 grudnia. Jak rozliczyć czas pracy pracownika, aby nie przekroczyć tygodniowej normy czasu pracy?

Praca w niedzielę lub święto w systemie równoważnym – jak rekompensować

Pytanie: Jakie wynagrodzenie powinien otrzymać pracownik zatrudniony w systemie równoważnym jednozmianowym za pracę w niedziele i święta? Czy przysługuje mu jakiś dodatek z tego tytułu czy w tym przypadku niedziela i święto jest traktowana jako zwykły dzień pracy?

Wynagrodzenie za pracę w sobotę pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu – jak prawidłowo rozliczyć?

Pytanie: Zwracam się z uprzejmą prośbą o interpretację dotyczącą prawidłowego naliczenia wynagrodzenia za pracę w dniu wolnym od pracy dla pracownika zatrudnionego na 1/2 etatu. Pracownik zatrudniony na 1/2 etatu, zgodnie z harmonogramem pracy, wykonuje pracę od poniedziałku do piątku po 4 godziny dziennie (czyli 20 godzin tygodniowo). W analizowanym miesiącu został wezwany do pracy w sobotę (dzień wolny wynikający z przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy), mimo że zgodnie z grafikiem nie miał tego dnia pracować. Przepracował wówczas 8 godzin. Do końca okresu rozliczeniowego (1 miesiąc) nie udzielono mu dnia wolnego w zamian. W umowie o pracę znajduje się zapis, że dodatek za godziny nadliczbowe przysługuje dopiero po przekroczeniu 39 godzin tygodniowo. Czy w powyższej sytuacji pracownikowi przysługuje: 1. Wynagrodzenie za przepracowane 8 godzin w sobotę + 100% dodatek za pracę w dniu wolnym, z tytułu naruszenia zasady przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (brak udzielenia dnia wolnego)? 2. Czy dodatek za nadgodziny (z uwagi na przekroczenie 39 godzin w tygodniu) również powinien być naliczony? 3. Jak należy traktować tę sytuację w kontekście przepisów Kodeksu pracy dotyczących pracy w dniu wolnym oraz pracy nadliczbowej w niepełnym wymiarze czasu pracy?

Więcej w kategorii Praca w dni wolne »

Praca w porze nocnej

Prywatne wyjście – czy pracownik może je odpracować w godzinach nocnych

Pytanie: Moje pytanie dotyczy odpracowania przepustki. Czy pracownikowi zatrudnionemu w podstawowym czasie pracy w godz. od 6.00 do 14.00 można zezwolić na odpracowanie przepustki (prywatnej) w godzinach nocnych np. od 4.00 do 6.00? Czy wówczas musielibyśmy mu zapłacić za pracę w godzinach nocnych? (rozumiem, że godzin nadliczbowych nie ma). Chcę zaznaczyć, że jest to pracownik fizyczny i praca w firmie odbywa się w godz. od 6.00 do 14.00; od 22.00 do 6.00. Czy jako pracodawca możemy odmówić pracownikowi odrobienia przepustki, w takim przypadku wytrącimy mu godziny przepustki z czasu przepracowanego?

Jak organizować pracę pracownika, który ma ograniczenie zatrudnienia w porze nocnej

Pytanie: Pracownik ze względu na stan zdrowia ma zakaz pracy na zmianie nocnej. Pora nocna w zakładzie pracy obowiązuje od 22.00 do 6.00. Czy jeżeli druga zmiana kończy pracę o godzinie 22.15 pracownik ten nie będzie mógł pracować również na drugiej zmianie?

Pracodawca może zatrudnić jednego pracownika na nocnej zmianie

Pytanie: Zakład dziewiarski zatrudnia pracownice na 2 zmiany. Są to szwaczki, krojcze i dziewiarki. Ze względu na potrzeby produkcyjne konieczne jest zatrudnianie dziewiarek w porze nocnej. Pracownica jest wtedy sama w zakładzie, w firmie nie ma dozorców. Czy są przeszkody prawne zabraniające zatrudnienia w zakładzie jednej osoby w porze nocnej?

Więcej w kategorii Praca w porze nocnej »

Wyjścia prywatne w czasie pracy

Odpracowanie prywatnego wyjścia z pracy – kiedy pracodawca może odmówić?

Pytanie: Czy pracodawca może nie wyrazić zgody na odpracowanie wyjścia prywatnego pracownika, jeśli wcześniej wyraził zgodę na jego wyjście prywatne?

Prywatne wyjście – czy pracownik może je odpracować w godzinach nocnych

Pytanie: Moje pytanie dotyczy odpracowania przepustki. Czy pracownikowi zatrudnionemu w podstawowym czasie pracy w godz. od 6.00 do 14.00 można zezwolić na odpracowanie przepustki (prywatnej) w godzinach nocnych np. od 4.00 do 6.00? Czy wówczas musielibyśmy mu zapłacić za pracę w godzinach nocnych? (rozumiem, że godzin nadliczbowych nie ma). Chcę zaznaczyć, że jest to pracownik fizyczny i praca w firmie odbywa się w godz. od 6.00 do 14.00; od 22.00 do 6.00. Czy jako pracodawca możemy odmówić pracownikowi odrobienia przepustki, w takim przypadku wytrącimy mu godziny przepustki z czasu przepracowanego?

Odpracowanie wyjścia prywatnego a pięciotygodniowy tydzień pracy

Pytanie: Czy pracownik pracujący od poniedziałku do piątku może na swój wniosek odpracować wyjścia prywatne w sobotę? Czy nie zaburzy to zasady pięciodniowego tygodnia pracy?

Więcej w kategorii Wyjścia prywatne w czasie pracy »

Czas pracy

Wniosek o ustalenie indywidualnego czasu pracy dla pracownika niepedagogicznego

Pytanie: Pracownik niepedagogiczny zatrudniony w naszej jednostce samorządowej na 1/4 etatu złożył wniosek o ustalenie indywidualnego czasu pracy w następujący sposób: pn., wt. 10-14, śr. 12.30-15.30, cz. i pt. 8-11. Czy pracodawca może się zgodzić na taki wniosek? Jaki w tym przypadku zastosować system czasu pracy, żeby nie naruszyć doby pracowniczej?

Dzień wolny za święto w sobotę dla kierowcy

Pytanie: Nasza firma zatrudnia kierowców w transporcie międzynarodowym, którzy zatrudnieni są w równoważnym systemie czasu pracy w 3-miesięcznym okresem rozliczeniowym. Czy tym pracownikom powinniśmy udzielać dnia wolnego za święto przypadające w sobotę?

Niepełnosprawny stażysty - uprawnienia w zakresie czas pracy

Niepełnosprawny stażysta ma mniej uprawnień w zakresie czasu pracy niż zatrudniony na podstawie umowy o pracę pracownik. Osoby niepełnosprawnej odbywającej staż z urzędu pracy nie obowiązują skrócone normy czasu pracy. Nie otrzyma też dodatkowego urlopu i zwolnień na wykonanie specjalistycznych badań.

Więcej w kategorii Czas pracy »

e-Poradnia

Zadaj pytanie ekspertowi i uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!

Kategorie