Zadaniowy czas pracy bez błędów: jak prowadzić ewidencję i uniknąć roszczeń o nadgodziny – przykładowy wzór

W przedstawionym stanie faktycznym najistotniejsze znaczenie ma to, że zadaniowy system czasu pracy nie polega na całkowitym „wyłączeniu” przepisów o czasie pracy, lecz na innym sposobie organizacji i rozliczania pracy. W tym systemie pracownik nie jest rozliczany z przepracowanych godzin, lecz z wykonania powierzonych mu zadań, przy czym zadania te muszą być ustalone w taki sposób, aby ich wykonanie było możliwe w granicach powszechnie obowiązujących norm czasu pracy.

Oznacza to, że również w przypadku Dyrektora Sprzedaży zatrudnionego w zadaniowym systemie czasu pracy pracodawca nie może dowolnie zwiększać zakresu obowiązków, lecz powinien tak określać zadania, aby mogły być wykonane w ramach normalnego czasu pracy.

Samo wprowadzenie zadaniowego systemu czasu pracy w regulaminie pracy oraz złożenie przez pracownika oświadczenia o znajomości zasad tego systemu jest działaniem prawidłowym organizacyjnie, ale nie zastępuje obowiązku prowadzenia dokumentacji związanej z czasem pracy.

Trzeba bowiem odróżnić dwie kwestie: po pierwsze – ewidencję czasu pracy, po drugie – dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy.

W odniesieniu do pracowników objętych systemem zadaniowym nie ewidencjonuje się godzin pracy, a więc nie wpisuje się ani godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy, ani liczby godzin przepracowanych w danym dniu.

Nie ma zatem podstaw do wykazywania w ewidencji dziennej sumy godzin, nawet jeżeli pracownik jednego dnia pracował krócej, a innego dłużej.

Nie oznacza to jednak, że ewidencja czasu pracy w takim przypadku nie jest prowadzona w ogóle. Wyłączenie dotyczy godzin pracy. W pozostałym zakresie ewidencja powinna być prowadzona i obejmować wszystkie dane niezbędne do prawidłowego ustalenia wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, a więc przede wszystkim dni pracy, urlopy wypoczynkowe, niezdolność do pracy z powodu choroby, inne usprawiedliwione nieobecności, nieobecności nieusprawiedliwione oraz dni wolne od pracy z odpowiednim oznaczeniem ich tytułu. Dokumentacja pracownicza powinna ponadto obejmować również dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy. Z tego względu nie byłoby prawidłowe rozwiązanie polegające na wpisywaniu do ewidencji dziennej określonej liczby godzin tylko dlatego, że pracownik w konkretnym dniu wykonywał zadania przez dłuższy czas. Nie powinno się także „korygować” ewidencji według długości poszczególnych aktywności.

Ewidencja czasu pracy pracownika zadaniowego nie służy bowiem godzinowemu rozliczaniu dnia pracy, lecz dokumentowaniu przebiegu zatrudnienia w zakresie wymaganym przez przepisy. W praktyce powinna ona mieć charakter uproszczony.

W mojej ocenie nie należy również traktować oświadczenia pracownika, że wykonał zadania zgodnie z normami czasu pracy, jako elementu zastępującego ewidencję. Tego rodzaju dokument może mieć znaczenie pomocnicze, ale nie przenosi odpowiedzialności za prawidłowe ustalenie obciążenia pracą z pracodawcy na pracownika. To pracodawca powinien być w stanie wykazać, że zakres zadań był realny i możliwy do wykonania w ramach normalnego czasu pracy.

Dlatego z punktu widzenia bezpieczeństwa prawnego znacznie ważniejsze jest prowadzenie dokumentacji pokazującej, jakie zadania zostały pracownikowi powierzone na dany okres, w jakim terminie miały zostać wykonane i czy były one na bieżąco weryfikowane przez przełożonego.

W praktyce najbezpieczniejsze jest rozdzielenie dokumentacji na dwa obszary. Pierwszy powinien obejmować uproszczoną ewidencję czasu pracy, w której nie wpisuje się godzin, lecz jedynie oznacza dni pracy i wszystkie nieobecności. Drugi, o ile możliwe jest jego zastosowanie, powinien obejmować dokumenty związane z samym stosowaniem zadaniowego systemu czasu pracy, a więc przykładowo miesięczne lub tygodniowe ustalenia zadań, zaakceptowane przez przełożonego zestawienia zadań, potwierdzenia ich przekazania, raporty z ich wykonania, notatki z uzgodnień oraz dokumenty pokazujące, że zakres zadań był dostosowywany do realnych możliwości pracownika. Tego rodzaju dokumentacja nie zastępuje ewidencji czasu pracy, ale ma istotne znaczenie dowodowe na wypadek sporu.

Odnosząc się do pytania, jak ustrzec się przed ewentualnym roszczeniem o pracę ponad normę, trzeba podkreślić, że nie daje takiej ochrony samo oświadczenie pracownika o znajomości zasad zadaniowego czasu pracy. O tym, czy roszczenie będzie zasadne, decydują rzeczywiste warunki wykonywania pracy. Jeżeli pracodawca będzie na bieżąco dokładał nowe zadania bez weryfikacji, czy możliwe są one do wykonania w ramach normalnego czasu pracy, to sam formalny zapis o zadaniowym systemie czasu pracy nie wyłączy ryzyka roszczeń.

Najlepszą ochroną pracodawcy jest więc precyzyjne ustalanie zadań, ich okresowe dokumentowanie, bieżąca kontrola realności obciążenia oraz odpowiednie korygowanie zakresu obowiązków, jeżeli pojawiają się zadania dodatkowe.

Imię i nazwisko pracownika: ……………………………
Stanowisko: Dyrektor Sprzedaży
Miesiąc: ……………………………
Okres rozliczeniowy: 1 miesiąc

Legenda:
PZ – praca w zadaniowym systemie czasu pracy
U – urlop wypoczynkowy
CH – niezdolność do pracy z powodu choroby
ZW – inne zwolnienie od pracy
NN – nieobecność nieusprawiedliwiona
DW – dzień wolny od pracy
ŚW – święto