Gdzie przechowywać wniosek o urlop okolicznościowy – w aktach osobowych czy dokumentacji czasu pracy?

Pracownikowi przysługuje płatne zwolnienie od pracy w razie wystąpienia szczególnych wydarzeń w jego życiu takich jak np. ślub, urodzenie się dziecka czy śmierć najbliższych. Katalog tych okoliczności zawiera przepis § 15 rozporządzenia MPiPS z 15 maja 1996r w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy. Wspomniany przepis określa, że pracownikowi przysługuje:

• 2 dni urlopu okolicznościowego - w razie ślubu pracownika lub urodzenia się jego dziecka albo zgonu i pogrzebu małżonka pracownika lub jego dziecka, ojca, matki, ojczyma lub macochy;
• 1 dzień urlopu okolicznościowego - w razie ślubu dziecka pracownika albo zgonu i pogrzebu jego siostry, brata, teściowej, teścia, babki, dziadka, a także innej osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego bezpośrednią opieką.

Wspomniane zwolnienie od pracy (nazywane w praktyce urlopem okolicznościowym) może zostać wykorzystane albo w dniu wydarzenia uprawniającego do zwolnienia (np. w dniu ślubu pracownika) albo w rozsądnym terminie od tego zdarzenia (np. dopełnienie formalności związanych z pogrzebem).

Przepisy prawa pracy nie określają wyraźnie gdzie pracodawca powinien przechowywać złożony przez pracownika w postaci papierowej wniosek o urlop okolicznościowy czy oświadczenie o skorzystaniu z takiego urlopu. Możliwe są dwie opcje – w aktach osobowych pracownika (w części B akt) lub w dokumentacji dotyczącej czasu pracy. Przechowywanie wniosku o urlop okolicznościowy w aktach osobowych jest dopuszczalne przede wszystkim dlatego, że podstawą wytworzenia tego dokumentu są przepisy prawa pracy a katalog dokumentów, które należy przechowywać w aktach osobowych pracownika nie jest zamknięty, co powoduje, że fakt, iż wspomniany wniosek nie został wyraźnie wymieniony przez § 3 rozporządzenia MRPiPS z 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej nie stanowi przeszkody w przechowywaniu takiego dokumentu w aktach osobowych pracownika.  

Natomiast resort pracy wskazał, że równie dobrze pracodawca może przechowywać taki wniosek w dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika. Zdaniem MRiPS pracodawca może dla zapewnienia kompletności dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika oraz dla celów dowodowych przechowywać złożone przez pracownika wnioski o udzielenie zwolnień od pracy wraz z dokumentami dotyczącymi ewidencjonowania czasu pracy, a nie w części B akt osobowych pracownika (odpowiedź MRiPS z 9 lutego 2022 r. na pytanie Redakcji Portalu Kadrowego; pełna odpowiedź resortu pracy jest dostępna pod adresem https://www.portalkadrowy.pl/aktualnosci/wniosek-o-urlop-okolicznosciowy-czy-powinien-byc-przechowywany-w-dokumentacji-pracowniczej-22928.html ).