akta osobowe

Czy dokumenty do akt osobowych trzeba poświadczać za zgodność z przedłożonym dokumentem?

Pytanie:

Czy w aktach osobowych (chodzi mi o wszystkie części, wszystkie dokumenty dostarczone przez pracownika – zaświadczenia ze szkoleń, akty nadania stopnia awansu zawodowego, szkolenia bhp, zaświadczenia lekarskie, akty urodzenia czy zgonu) musza być skopiowane i opatrzone opisem za zgodność z oryginałem i tylko w takiej formie należy je przechowywać w aktach? Czy ta kopia za zgodność z oryginałem musi być opatrzona datą?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy w aktach osobowych można przechowywać zwykłe kserokopie dokumentów dostarczonych przez pracownika?
  • Jak prawidłowo poświadczać dokumenty składane do akt osobowych przez pracownika lub kandydata do pracy?
  • Czy kopia dokumentu przechowywana w aktach osobowych musi zawierać datę poświadczenia za zgodność?

Przeczytaj też:

Notatka służbowa po rozmowie z pracownikiem – jak długo przechowywać ją w aktach osobowych?

Pytanie:

Pracodawca sporządził notatkę służbową ze spotkania z pracownikiem. Celem spotkania było przekazanie informacji zwrotnej dotyczącej jakości pracy i kwestii wpływających na środowisko pracy (odczuwalny, nieprzyjemny zapach pracownika). Jak długo notatka służbowa powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy notatkę służbową ze spotkania z pracownikiem można przechowywać w części B akt osobowych?
  • Jak długo należy przechowywać notatkę dotyczącą jakości pracy pracownika?
  • Kiedy notatka służbowa może zostać uznana za niedopuszczalną „ukrytą karę porządkową”?

Przeczytaj też:

Gdzie przechowywać wniosek o urlop okolicznościowy – w aktach osobowych czy dokumentacji czasu pracy?

Pytanie:

W naszej firmie pracownicy składają wnioski o urlop okolicznościowy za pośrednictwem systemu elektronicznego, jednak oświadczenia o skorzystaniu z takiego urlopu przechowujemy w wersji papierowej. W jakim miejscu powinny być przechowywane - w części B akt osobowych?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy wniosek o urlop okolicznościowy trzeba przechowywać w części B akt osobowych?
  • Czy oświadczenie o skorzystaniu z urlopu okolicznościowego może trafić do dokumentacji czasu pracy?
  • Jak długo i w jakiej formie przechowywać dokumenty dotyczące urlopu okolicznościowego?

Sprawdź też:

Skorzystaj z kalkulatora:

Przeczytaj też:

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata - gdzie przechowywać?

Informacja o wynagrodzeniu dla kandydata – gdzie ją przechowywać po zatrudnieniu?

Począwszy od 24 grudnia 2025 r. pracodawcy mają obowiązek informowania osób ubiegających się o zatrudnienie o oferowanym wynagrodzeniu. W praktyce pojawiła się wątpliwość, gdzie przechowywać przekazaną kandydatowi informację – w aktach osobowych czy w oddzielnym segregatorze? A może pracodawca, po zatrudnieniu pracownika, może zniszczyć przekazaną informację? Poznaj interpretację eksperta w tej sprawie.

Z artykułu dowiesz się:

  • Jaki nowy obowiązek pracodawcy wobec kandydata do pracy wprowadziły przepisy obowiązujące od 24 grudnia 2025 r.

  • W jaki sposób informacja o wynagrodzeniu powinna zostać przekazana kandydatowi do pracy

  • Co zrobić po zatrudnieniu z informacją o wynagrodzeniu przekazaną kandydatowi do pracy

Sprawdź również:

Zgody kandydata do pracy na przetwarzanie danych – gdzie je przechowywać?

Pytanie:

Czy w aktach osobowych mogę przechowywać klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, zgoda na nieodpłatne rozpowszechnianie wizerunku?

Z artykułu dowiesz się:

  • Podania jakich danych osobowych pracodawca może żądać od kandydata

  • Czy pracodawca może przetwarzać dane osobowe wykraczające poza katalog danych obowiązkowych

  • Gdzie należy przechowywać dane osobowe zgromadzone od kandydata w związku z ubieganiem się o zatrudnienie

Przeczytaj również:

Skargi na pracownika a akta osobowe – w której części powinny być przechowywane?

Pytanie:

Pracownikowi udzielono kary nagany. Cała korespondencja, która dotyczy sprawy, została wpięta do części D akt osobowych. Do pracodawcy wpłynęły skargi na pracownika, dotyczące całkiem innej sprawy. W której części akt osobowych należy przechowywać pisma ze skargami na pracownika?

Z artykułu dowiesz się:
  • W której części akt osobowych przechowywać skargi na pracownika?
  • Czy wszystkie skargi powinny być wpinane do akt osobowych pracownika?
  • Jak rozporządzenie reguluje podział akt osobowych na części A, B, C, D i E?
  • Czy skargi przechowywane poza aktami osobowymi są zgodne z przepisami o ochronie danych?

Przeczytaj też:

Obejrzyj też:

Wydawanie kopii dokumentów z akt osobowych pracownika – procedura

Pracownik lub były pracownik ma prawo zgłosić się do pracodawcy o wydanie odpisów dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych. Są to najczęściej wnioski o kopię świadectwa pracy, umowy o pracę czy aneksów do umów o pracę, w szczególności tych dotyczących wynagrodzenia. Dowiedz się, na co powinien uważać pracodawca, który na wniosek pracownika wydaje kopie dokumentów z jego akt osobowych.

Czy PIT-2 należy do akt osobowych pracownika? Sprawdź, jak poprawnie go przechowywać

Pytanie:

Czy deklaracja PIT-2 może być przechowywana w aktach osobowych Pracownika (część B)?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy PIT-2 można dołączyć do części B akt osobowych?
  • Gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumenty podatkowe pracownika?
  • Jakie dokumenty mogą znaleźć się w dokumentacji pracowniczej?
  • Czy PIT-2 jest związany z dokumentacją płacową lub pracowniczą?

Sprawdź też:

Kopie z dokumentacji pracowniczej - zasady wydawania

Jak wydawać kopie dokumentów z akt osobowych pracownika

Na żądanie pracownika musimy sporządzić dla niego kopię dokumentu (np. świadectwa pracy) lub dokumentów z akt osobowych (nawet wszystkich – jeśli zażąda). Jaka jest procedura wydawania kopii dokumentu z akt osobowych pracownika? Na co powinien uważać pracodawca? Jak oznaczamy wydawane dokumenty z akt osobowych? I czy kopię dokumentów z akt osobowych mogą odebrać inne osoby niż pracownik?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy pracownik (były pracownik) może żądać kopii z dokumentacji pracowniczej
  • Sporządzenia kopii jakich dokumentów z akt osobowych może żądać pracownik (były pracownik)
  • W jakiej formie można złożyć wniosek o wydanie kopii z dokumentacji pracowniczej
  • Kto może żądać kopii z dokumentacji pracowniczej po śmierci pracownika
  • W jaki sposób sporządzić kopię z dokumentacji pracowniczej
  • W jakim terminie należy wydać kopię z dokumentacji pracowniczej
  • Do której części akt osobowych włączyć wniosek o wydanie kopii z dokumentacji pracowniczej
  • Czy można wydać kopię z papierowych akt osobowych w formie elektronicznej
  • Jak wydawać kopie z elektronicznej dokumentacji pracowniczej
  • Czy można wydać pracownikowi oryginały zamiast kopii z dokumentacji pracowniczej

POBIERZ:  Procedura wydawania kopii dokumentu z akt osobowych pracownika

Przeczytaj również:

Przechowywanie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem mobbingu

Pytanie:

Jak długo i gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu m.in. zgłoszenie pracodawcy informacji o możliwości stosowania mobbingu przez przełożonego, oświadczenia stron, protokoły z wysłuchań świadków? Dodam, że na tą chwilę pracodawca nie ma wdrożonej żadnej procedury antymobbingowej. Czy zgłoszenie mobbingu przechowywać w aktach osobowych czy można założyć jednak wyodrębniony segregator z taką dokumentacją?

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie dokumenty przechowywane są – zgodnie z przepisami – w ramach akt osobowych i pozostałych części indywidulanej dokumentacji pracowniczej

  • Gdzie przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu

Sprawdź również:

Karta powołania pracownika do służby wojskowej – czy należy ją przechowywać w aktach osobowych

Pytanie:

Czy w związku z powołaniem pracownika na ćwiczenia wojskowe pracodawca ma obowiązek skserowania karty powołania, czy wystarczy, że pracownik okaże kartę tylko do wglądu i wypełni wniosek o urlop bezpłatny związany z ćwiczeniami wojskowymi? Czy wymienione dokumenty należy przechowywać w aktach osobowych?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czy kartę powołania pracownika do służby wojskowej należy przechowywać w aktach osobowych pracownika

Zobacz również:

Dokumenty związane z procesem onbordingu – czy można je włączyć do akt osobowych pracownika

Pytanie:

Proszę o opinię, czy dokumenty związane z procesem onboardingu pracownika (np. karta monitorowania procesu adaptacji, karta oceny procesu, ankieta pracownika po zakończeniu procesu adaptacji) mogą być dołączane do akt osobowych pracownika?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czy do akt osobowych pracodawca może dołączyć dokumenty związane z procesem onbordingu pracownika

Przeczytaj również:

Jak wydawać kopie dokumentów z akt pracowniczych?

Jak wydawać kopie dokumentów z akt pracowniczych

Proces wydawania kopii dokumentów z akt pracowniczych jest istotnym elementem zarządzania dokumentacją w firmie. Pracownicy, zarówno obecni, jak i byli, mają prawo do wystąpienia z wnioskiem o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej. Najczęściej wnioskują oni o kopie świadectw pracy, ale mogą również potrzebować innych dokumentów, które są przechowywane w aktach. Pracodawca ma obowiązek wydać taką kopię w ciągu 30 dni od otrzymania wniosku, co wymaga, aby wniosek był złożony w formie pisemnej lub elektronicznej.

Z artykułu dowiesz się:
  • Kto ma prawo do złożenia wniosku o wydanie kopii dokumentów z akt pracowniczych?
  • Jakie dokumenty najczęściej są kopiowane na wniosek pracownika?
  • W jakim terminie pracodawca musi wydać kopię dokumentu z akt pracowniczych?
  • Jak należy oznaczyć kopię dokumentu wydaną z akt pracowniczych?
  • Czy kopia z odpowiednią adnotacją ma moc równą oryginałowi?
  • Czy pracodawca musi przechowywać kopie wydanych dokumentów w aktach pracowniczych?
  • Czy wniosek o wydanie kopii dokumentu może zostać złożony elektronicznie?
  • Jakie są zasady wydawania kopii dokumentacji prowadzonej w formie elektronicznej?
  • Czym musi być opatrzona elektroniczna kopia dokumentu, aby była uznana za zgodną z oryginałem?
  • Dlaczego ważne jest, aby pracodawcy przestrzegali procedur związanych z wydawaniem kopii dokumentów?

Przeczytaj też:

Obejrzyj też video w sprawie dokumentacji pracowniczej:

Przeczytaj też:

Obejrzyj też: 

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – komentarz do zmian wchodzących w życie 19 marca 2025 roku

Zmianę wprowadza rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U z 2025 r., poz. 189). Związana jest ona z wejściem w życie przepisów wprowadzających nowe uprawnienie - uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków (dodany art. 1802 Kodeksu pracy).

Upoważnienia dla pracownika do przetwarzania danych osobowych – czy powinny być przechowywane w aktach osobowych

Pytanie:

Czy upoważnienia, które otrzymuje pracownik od pracodawcy, powinny znajdować się w aktach osobowych w części B, czy tylko w teczce merytorycznej?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czy upoważnienia do przetwarzania danych osobowych mogą być przechowywane w części B akt osobowych pracownika

Przeczytaj również:

Kontakt

Masz pytanie?
Skontaktuj się z nami

+48 22 518 29 29

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo