akta osobowe

Czy w aktach osobowych można trzymać kopię aktu urodzenia lub aktu ślubu lub aktu śmierci?

Pracodawca prowadzi całą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Jeśli chodzi o dokumentacje związaną z czasem pracy (tj. wnioski urlopowe, na żądanie, okolicznościowe, formularze nadgodzin, wnioski o opiekę nad dzieckiem z art. 188, wniosek o wyjście prywatne), pracownik wysyła podpisane skany na wskazany przez pracodawcę adres mailowy, pracodawca drukuje je i odpowiednio archiwizuje w postaci papierowej. Możliwość wysłania wniosku skanem dotyczy zarówno pracowników, którzy są objęci hybrydową pracą zdalną (2 dni w tygodniu) jak i tych, którzy pracują tylko z biura. Czy pracodawca może narazić się na negatywne konsekwencje ze strony PIP jeśli posiada tylko wydrukowane skany wniosków?

Na ile części dzielimy akta osobowe: 5 części czy 4 części? Czy obowiązuje zmiana od 1 stycznia 2019 r.

W której części akt osobowych należy przechowywać skierowania na badania lekarskie i orzeczenia z badań lekarskich (profilaktycznych) pracowników? Z przepisów wynika, że zarówno w części A, jak i B. Czy można praktykować taką metodę, że skierowanie na wstępne badania lekarskie i orzeczenia z tychże wstępnych badań przechowywane będą w części A, natomiast kolejne, tj. okresowe i kontrolne w części B?

Czy upoważnienia, które otrzymuje pracownik od pracodawcy, powinny znajdować się w aktach osobowych w części B, czy tylko w teczce merytorycznej?

Pracownik zatrudniony od 15 stycznia, w dniu 31 stycznia złożył wypowiedzenie. Równocześnie zwrócił się o zawarcie porozumienia, zgodnie z którym 31 stycznia będzie jego ostatnim dniem pracy, na co pracodawca wyraził zgodę. Mając jego pisemne wypowiedzenie oraz podpisane 31 stycznia porozumienie (określające rozwiązanie umowy na ten sam dzień, tj. 31 stycznia), który z dokumentów powinniśmy włączyć do akt osobowych pracownika?

Czy można udostępnić kopię akt osobowych zmarłego pracownika (zgon w 1987 roku) członkowi jego rodziny, nie umieszczonemu w zapisach kodeksu pracy w art. 94⁹ § 3 Kodeksu pracy? Akta osobowe mają posłużyć do opracowania biogramu i historii rodziny, ale osoba zgłaszająca się z wnioskiem o kopię akt to daleki krewny.

Moje pytanie dotyczy przechowywania wniosków dotyczących ruchomego czasu pracy (art. 140 1 § 2 Kodeksu pracy). Po zmianach przepisów, czyli od 1 stycznia 2019 r. nadal przechowywaliśmy je w aktach osobowych w części B. Dopiero teraz zorientowaliśmy się, że powinny być przechowywane w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Czy musimy przełożyć wszystkie takie wnioski złożone po 1 stycznia 2019 r. z części B akt osobowych do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy? W jaki sposób prawidłowo to zrobić? Nie będzie zachowana numeracja w aktach.

Proszę o wskazówkę, w której części akt osobowych należy umieścić akt powołania na dyrektora?

Z okazji świąt pracodawca wypłaca pracownikom nagrody w równej wysokości dla wszystkich pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę. Są one kwotowo różnicowane tylko wymiarem etatu pracownika. Czy informacja o przyznaniu takiej nagrody, niezależnej od wyników pracy i zaangażowania pracownika, musi znaleźć się w aktach osobowych pracownika, zgodnie z art. 105 kp? Czy też wystarczy tylko decyzja dyrektora dotycząca terminu wypłaty i wysokości gratyfikacji na podstawie której sporządzana jest lista płac.

Chciałabym upewnić się, gdzie przechowujemy orzeczenia lekarskie oraz orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych. Czy będzie prawidłowo, jeśli orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych znajdą się w aktach osobowych, a orzeczenia do celów sanitarno-epidemiologicznych osobno?

Proszę o wskazówki, jak dostosować stare akta osobowe (długoletnich pracowników) do nowych przepisów? Wcześniej były one układane w inny sposób w odpowiednich częściach, a obecnie większość zgromadzonych tam dokumentów powinna znaleźć się już w części B. Taki stan zastałam po przejęciu stanowiska i nie wiem jak je na nowo poukładać: czy wszystko od początku czy zostawić tak jak jest, a aktualne dokumenty po nowemu układać? Czy zaleca się dzielenie części akt na podrozdziały, tj. w części B wyodrębnienie B1, B2 itp. – układane tematycznie (np. same zakresy czynności)?

Czy można w trakcie zatrudnienia zamieścić w aktach osobowych pracownika, zaktualizowany życiorys (CV) pracownika?