Dodatkowe adnotacje o stanie zdrowia na skierowaniu na badania profilaktyczne – perspektywa ochrony danych

Placówka medyczna – odrębny administrator

Placówka medyczna, przeprowadzająca badania lekarskie z zakresu medycyny pracy, jest odrębnym administratorem danych osobowych, ponieważ przetwarza dane w swoim celu (określa cele i sposoby przetwarzania danych osobowych) i przepisy prawa szczegółowo określają sposób prowadzenia oraz dokumentowania takich badań. Również pracodawca jest w tej relacji administratorem danych osobowych, który otrzymuje określone przepisami prawa informacje o pracowniku po przejściu przez niego badań z zakresu medycyny pracy. Ustalenie, że dane osobowe będą przekazane innemu administratorowi, nie oznacza, że przekazanie danych osobowych (np. na skierowaniu lekarskim) nie wymaga ich ochrony na tym etapie. Udostępnienie danych osobowych jest także operacją przetwarzania, wymaga zatem stosowania takich środków, które zapewnią ich ochronę.

Przekazując dane osobowe, administrator zobowiązany jest zatem do ich ochrony, zabezpieczając je przed dostępem osób nieuprawnionych, a także stosując zasady ochrony danych, w tym zasadę minimalizacji, z której wynika konieczność przetwarzania takich danych osobowych, które są adekwatne w danym procesie przetwarzania i ograniczone tylko do danych niezbędnych.

W przypadku skierowania na badania lekarskie, pracodawca powinien zatem ustalić, jaki zakres danych osobowych jest niezbędny do realizacji celu przekazania, tj. przeprowadzenie badań wstępnych lub okresowych czy kontrolnych. Wszelkie informacje spoza tego minimalnego zakresu będą nadmiarowe.

Zakres informacji na skierowaniu lekarskim

Zakres informacji, które pracodawca może umieścić na skierowaniu lekarskim (na badania wstępne, okresowe lub kontrolne) wynika z przepisów prawa i obejmuje takie dane, jak: imię, nazwisko, numer ewidencyjny PESEL (a w przypadku jego braku – seria, numer i nazwa dokumentu potwierdzającego tożsamość), adres zamieszkania, stanowisko pracy, opis warunków pracy. We wskazanym zakresie danych ustawodawca nie przewidział możliwości ujawnienia danych dotyczących zdrowia, ani też jakichkolwiek innych spoza wskazanego zakresu.