Czy zmiana regulaminu pracy zdalnej może zakończyć pracę hybrydową bez indywidualnych porozumień z pracownikami?

Zasady wykonywania pracy zdalnej – w tym pracy zdalnej częściowej (hybrydowej) – zgodnie z art. 67²⁰ kp. określa się przede wszystkim w zakładowym układzie zbiorowym pracy / porozumieniu zbiorowym albo regulaminie pracy zdalnej wydanym przez pracodawcę.

Porozumienie dotyczące pracy zdalnej oraz regulamin należą do źródeł prawa pracy w rozumieniu art. 9 § 1 kp., kształtujących prawa i obowiązki stron stosunku pracy. W braku porozumienia zbiorowego pracodawca jest więc uprawniony i w praktyce zobowiązany do uregulowania zasad pracy zdalnej w regulaminie pracy zdalnej.

Przepis art. 67¹⁹ § 1 kp. przewiduje, że uzgodnienie między stronami umowy o pracę dotyczące wykonywania pracy zdalnej może nastąpić przy zawieraniu umowy o pracę (pkt 1) albo w trakcie zatrudnienia (pkt 2).

W tym drugim przypadku uzgodnienie może być dokonane z inicjatywy pracodawcy albo na wniosek pracownika; przepis nie wymaga formy pisemnej, wystarczająca jest forma dokumentowa. Takie uzgodnienie jest indywidualnym porozumieniem stron, które może następnie zostać zakończone albo w trybie art. 67²² kp. (wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków), albo przez zgodne oświadczenia woli stron, albo – jeśli uzgodnienie wprowadzono w umowie przy jej zawieraniu – przez wypowiedzenie zmieniające.

Ten reżim (art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 kp. w zw. z art. 67²² kp.) dotyczy jednak indywidualnego ustalenia sposobu wykonywania pracy zdalnej w ramach danego stosunku pracy, a nie stosowania zakładowego aktu normatywnego.

Z art. 67²⁰ kp. wynika wyraźnie, że zasadniczo cała „architektura” pracy zdalnej (grupy pracowników, zasady pokrywania kosztów, ekwiwalent/ryczałt, sposób potwierdzania obecności, zasady kontroli, itp.) powinna być uregulowana w porozumieniu zbiorowym lub regulaminie, dopiero w razie braku takich aktów zasady pracy zdalnej określa się w poleceniu pracodawcy albo w indywidualnym porozumieniu zawartym z pracownikiem.

Kluczowe jest rozróżnienie zakładowych zasad pracy zdalnej (regulamin / porozumienie zbiorowe – źródło prawa pracy), indywidualnego uzgodnienia konkretnego pracownika z pracodawcą (porozumienie stron danego stosunku pracy).

W Państwa stanie faktycznym regulamin pracy zdalnej określał m.in. harmonogram tygodniowego wykonywania pracy zdalnej częściowej. Wszyscy pracownicy podpisali identyczne oświadczenia (Załącznik nr 2), zawierające miejsce świadczenia pracy zdalnej i harmonogram pracy zdalnej częściowej, bez zróżnicowania i bez indywidualnych negocjacji; oświadczenia te były elementem technicznego wdrożenia regulaminu, a nie odrębnym, negocjowanym porozumieniem.

W takim ujęciu załącznik nr 2 pełni raczej rolę formularza implementującego regulamin (oświadczenie o miejscu wykonywania pracy oraz przyjęciu określonego harmonogramu przewidzianego regulaminem), niż indywidualnie negocjowanego porozumienia stron o specyficznych warunkach pracy zdalnej.

Jeżeli brak jest regulaminu/porozumienia zbiorowego, wówczas pracodawca może ustalić zasady pracy zdalnej w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem, które obejmuje m.in. zasady pokrywania kosztów, kontroli, potwierdzania obecności, itp. W Państwa stanie faktycznym regulamin pracy zdalnej istniał i kompleksowo regulował zasady pracy zdalnej częściowej – więc podstawą dopuszczenia pracy zdalnej była właśnie regulamin, jako zakładowe źródło prawa. Załącznik nr 2 nie normował zasad samodzielnie, lecz odsyłał do regulaminu („w związku z uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej przez pracownika”, „harmonogram wykonywania pracy zdalnej będzie wynosił: ...”), stanowiąc integralną część tego aktu.

Fakt, że załącznik zawiera sformułowanie „Strony wspólnie uzgadniają (...) harmonogram wykonywania pracy zdalnej” nie przesądza jeszcze, że mamy do czynienia z odrębnym, autonomicznym porozumieniem indywidualnym w rozumieniu art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 kp. To postanowienie implementuje ustalony w regulaminie model pracy zdalnej częściowej, nie tworząc dla danego pracownika osobnego „reżimu umownego” odmiennego od regulaminowego.

Na tle systematyki art. 67¹⁹–67²² kp. i art. 67²⁰ kp. należy przyjąć, że jeżeli zasady pracy zdalnej (w tym harmonogram pracy hybrydowej) zostały generalnie określone w regulaminie, a pracownicy składają jedynie jednakowe oświadczenia co do miejsca i przyjęcia wynikającego z regulaminu harmonogramu, to kluczowe znaczenie ma regulamin pracy zdalnej jako źródło prawa pracy, a załącznik nr 2 ma charakter czynności technicznej / wykonawczej, nie samodzielnego porozumienia.

W takim przypadku zmiana regulaminu, która uchyla możliwość pracy zdalnej częściowej i unieważnia załącznik nr 2 oraz oświadczenia składane na jego podstawie, nie jest ingerencją w indywidualne porozumienia z art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 kp., lecz zmianą zakładowego źródła prawa pracy – co do zasady dopuszczalną w ramach kompetencji pracodawcy wynikającej z art. 67_²⁰ § 3–4 kp.

Skoro regulamin pracy zdalnej (jako źródło prawa pracy) mógł wprowadzić zasady pracy zdalnej częściowej, to mógł też je uchylić, pod warunkiem dochowania wymogów proceduralnych (konsultacje z organizacją związkową/przedstawicielami pracowników, ewentualne obowiązki informacyjne wobec rady pracowników).

Niewydanie regulaminu nie uniemożliwia wykonywania pracy zdalnej – ale odwrotnie, istnienie regulaminu nie uniemożliwia jednocześnie zawarcia indywidualnego porozumienia, o ile strony wprost i odrębnie ukształtują warunki pracy zdalnej w umowie albo porozumieniu indywidualnym. W Państwa przypadku nie mamy jednak takich indywidualnych, zróżnicowanych uzgodnień – wszyscy pracownicy zostali objęci tym samym schematem, wynikającym z regulaminu.

W praktyce oznacza to, że:

1. zmiana regulaminu, która znosi możliwość pracy zdalnej częściowej, powoduje wygaśnięcie uprawnień pracowników do wykonywania pracy zdalnej częściowej na zasadach regulaminowych;
2. oświadczenia złożone na podstawie uchylonego załącznika nr 2 tracą charakter podstawy wykonywania pracy zdalnej częściowej;
3. pracodawca nie musi stosować trybu z art. 67²² kp. (wiążący wniosek o zaprzestanie pracy zdalnej i przywrócenie poprzednich warunków) względem każdego pracownika, gdyż nie mamy do czynienia z indywidualnie zawartymi porozumieniami z art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 kp., lecz z ogólnym uregulowaniem regulaminowym.

Z perspektywy przytoczonych przepisów oznacza, to, że - tak, co do zasady uzgodnienie wykonywania pracy zdalnej w trakcie zatrudnienia może mieć formę indywidualnego porozumienia stron (art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 kp.), które nie jest jednostronnie „odwoływane” poprzez zmianę regulaminu – jego zakończenie podlega reżimowi art. 67²² kp. albo zgodnym oświadczeniom stron.

Natomiast - nie, w opisanym stanie faktycznym brak jest przesłanek, aby identyczne, formularzowe oświadczenia wszystkich pracowników, będące integralnym elementem regulaminu pracy zdalnej i odsyłające do niego, traktować jako samodzielne, indywidualne porozumienia stron. Ich funkcja jest wykonawcza względem regulaminu, a nie autonomiczna.

W związku z tym pracownik nie ma racji, twierdząc, że samo podpisanie załącznika nr 2 automatycznie tworzy indywidualne porozumienie z art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 kp. – zwłaszcza przy braku jakiejkolwiek indywidualizacji treści (wszyscy przyjmują identyczny harmonogram) i przy wyraźnym powiązaniu oświadczeń z regulaminem jako zakładowym źródłem prawa.