Czy kierownik może pracować w wolny piątek i odebrać inny dzień wolny

Pracodawca może zmienić rozkład czasu pracy w taki sposób, aby piątek był dla pracownika dniem pracy, natomiast inny dzień, który pierwotnie miał być roboczy, stał się dniem wolnym.

Kodeks pracy nie określa wprost trybu zmiany już ustalonego harmonogramu. Państwowa Inspekcja Pracy wskazuje jednak, że taka zmiana jest dopuszczalna, zwłaszcza gdy uzasadniają ją okoliczności organizacyjne, a zasady modyfikowania grafików zostały określone w regulaminie pracy lub innych przepisach obowiązujących u pracodawcy. Informacja o zmianie powinna dotrzeć do pracownika przed rozpoczęciem pracy według zmodyfikowanego rozkładu.

Jeżeli indywidualny rozkład czasu pracy został ustalony na pisemny wniosek pracownika, jego zmianę najlepiej również uzgodnić z pracownikiem i udokumentować w postaci papierowej albo elektronicznej. Indywidualny rozkład może być stosowany wyłącznie w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeżeli rozkład zostanie zmieniony przed rozpoczęciem pracy, pracownik nie będzie „odbierał dnia wolnego za nadgodziny”. Będzie wykonywał pracę zgodnie z nowym harmonogramem.

Przykładowo pracodawca może wyznaczyć:

• piątek jako dzień pracy w godzinach od 8.00 do 16.00,
• kolejny poniedziałek jako dzień wolny.

Jeżeli w całym okresie rozliczeniowym zostanie zachowany obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy, praca w piątek nie spowoduje powstania godzin nadliczbowych. Zasady dotyczące pracy kierowników poza normalnymi godzinami pracy nie będą wówczas miały zastosowania.

Inaczej trzeba rozliczyć pracę w piątek, jeżeli pracownik zostanie wezwany do pracy bez wcześniejszej zmiany rozkładu. W takim przypadku należy najpierw ustalić, z jakiego tytułu piątek był dla niego dniem wolnym.

Jeżeli był to dzień wolny wynikający z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, pracownikowi należy udzielić w zamian innego całego dnia wolnego do końca okresu rozliczeniowego, w terminie z nim uzgodnionym. Zasada ta wynika z art. 151³ Kodeksu pracy.

Jeżeli natomiast piątek był wolny ze względu na zatrudnienie w niepełnym wymiarze czasu pracy i sposób rozłożenia godzin, sama praca w tym dniu nie daje automatycznie prawa do całego innego dnia wolnego. Trzeba wówczas ustalić, ile godzin pracownik przepracował ponad swój wymiar oraz czy przekroczył normę dobową albo przeciętną normę tygodniową.

Z przedstawionego opisu wynika, że pracownik wykonuje pracę przez 32 godziny tygodniowo – po 8 godzin od poniedziałku do czwartku. Należy zatem sprawdzić, w jakim wymiarze etatu jest zatrudniony.

Indywidualny rozkład czasu pracy określa dni i godziny wykonywania pracy, ale sam w sobie nie obniża liczby godzin wynikającej z wymiaru etatu. Pracownik zatrudniony na pełny etat powinien co do zasady przepracować przeciętnie 40 godzin tygodniowo w przyjętym okresie rozliczeniowym.

Rozkład obejmujący stale 32 godziny tygodniowo może być prawidłowy w szczególności wtedy, gdy pracownik jest zatrudniony na 4/5 etatu. Nie wystarczy natomiast samo nazwanie takiej organizacji pracy „indywidualnym rozkładem czasu pracy”.

Jeżeli kierownik jest zatrudniony na 4/5 etatu, godziny przepracowane w piątek mogą być pracą ponad wymiar określony w umowie, ale nie muszą jeszcze stanowić pracy nadliczbowej.

Praca nadliczbowa powstaje po przekroczeniu:

• normy dobowej wynoszącej co do zasady 8 godzin,
• przeciętnej normy tygodniowej wynoszącej 40 godzin,
• przedłużonego dobowego wymiaru wynikającego z obowiązującego systemu i rozkładu czasu pracy.

W umowie pracownika zatrudnionego na część etatu należy dodatkowo określić limit godzin pracy ponad ustalony wymiar, którego przekroczenie uprawnia go do dodatku takiego jak za pracę nadliczbową. Samo przekroczenie wymiaru etatu nie oznacza jeszcze przekroczenia kodeksowych norm czasu pracy.

Samo stanowisko nazwane „kierownikiem” nie przesądza jeszcze o zastosowaniu szczególnych zasad rozliczania nadgodzin. Art. 151⁴ Kodeksu pracy dotyczy kierowników wyodrębnionych komórek organizacyjnych. Znaczenie ma więc nie tylko nazwa stanowiska, ale również rzeczywisty zakres obowiązków, pozycja w strukturze i zakres samodzielności pracownika.

Kierownik wyodrębnionej komórki organizacyjnej w razie konieczności wykonuje pracę poza normalnymi godzinami bez prawa do dodatkowego wynagrodzenia i dodatku za godziny nadliczbowe. Wyłączenie dotyczy jednak świadczeń pieniężnych. Nie zabrania rekompensowania rzeczywiście powstałych nadgodzin czasem wolnym.

Trzeba też pamiętać, że stałe planowanie pracy kierownika ponad obowiązujące normy nie powinno być traktowane jako zwykły element organizacji pracy. Przepis odnosi się do pracy wykonywanej „w razie konieczności”, a nie do systematycznego uzupełniania braków kadrowych.

Najbezpieczniejsze rozwiązanie polega na wcześniejszej zmianie rozkładu czasu pracy. Pracodawca powinien przed rozpoczęciem pracy:

1. wyznaczyć piątek jako dzień pracy,
2. wskazać inny dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym,
3. uzgodnić zmianę z pracownikiem, jeżeli indywidualny rozkład został ustalony na jego wniosek,
4. sprawdzić, czy po zmianie zostanie zachowany wymiar czasu pracy, odpoczynek dobowy i tygodniowy.

Jeżeli nie dojdzie do wcześniejszej zmiany grafiku, sposób rekompensaty zależy od tego, czy piątek był dniem wolnym z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy, czy dodatkowym dniem wolnym wynikającym z zatrudnienia na część etatu.

Kierownik może zastąpić innego pracownika w piątek i mieć wyznaczony inny dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym. Aby uniknąć powstania nadgodzin, należy przed rozpoczęciem pracy zmienić jego rozkład czasu pracy. Piątek powinien zostać oznaczony jako dzień pracy, a inny dzień jako wolny.

Jeżeli pracownik zostanie wezwany w piątek bez zmiany grafiku, nie można automatycznie przesądzić, że należy mu się cały dzień wolny. Najpierw trzeba ustalić tytuł, z którego piątek był wolny, wymiar etatu pracownika oraz liczbę przepracowanych godzin.