9 tygodni urlopu rodzicielskiego u nowego pracodawcy – jakie dokumenty musi złożyć pracownik

Pracownicy - rodzice dziecka mają prawo do urlopu rodzicielskiego w celu sprawowania opieki nad dzieckiem w wymiarze do 41 tygodni (jedno dziecko przy jednym porodzie) lub do 43 tygodni (więcej niż jedno dziecko przy jednym porodzie). Wyższy wymiar tego urlopu jest zarezerwowany dla pracowników – rodziców dziecka (dzieci) posiadającego zaświadczenie, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin ,,Za życiem''. W takiej sytuacji uprawniony przysługuje odpowiednio urlop w wymiarze do 65 tygodni (jedno dziecko) lub do 67 tygodni (więcej niż jedno dziecko).

Pracownicy rodzice mogą się dzielić się urlopem rodzicielskim, w zależności od potrzeb. Ważne przy tym, że:

• 9 tygodni z puli ogólnego wymiaru urlopu jest zarezerwowane wyłącznie „dla drugiego rodzica dziecka” (tej części nie można „oddać pierwszemu rodzicowi”, który zamierza wykorzystać/wykorzystał 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego; niewykorzystana w naturze 9 tygodniowa część urlopu przepada),
• Urlop rodzicielski może być podzielony na maksymalnie 5 części (dotyczy to całego wymiaru tego urlopu, wraz z 9 tygodniową częścią dla „drugiego rodzica”),
• Urlop należy wykorzystać nie później niż do zakończenia roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Wniosek o udzielenie pracownikowi urlopu rodzicielskiego lub jego części składa się w postaci papierowej lub elektronicznej nie później niż 21 dni przed terminem, w którym pracownik zamierza z niego skorzystać. Wspomniany wniosek powinien zawierać:

• imię i nazwisko pracownika;
• wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego oraz liczby wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczby wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego;
• wskazanie okresu, na który ma być udzielony urlop rodzicielski lub ma być udzielona jego część.

Do wniosku dołącza się:

• odpis skrócony aktu urodzenia dziecka (dzieci) lub zagraniczny dokument potwierdzający urodzenie dziecka (dzieci), wydany przez uprawniony organ dokonujący rejestracji urodzenia w danym kraju, albo kopie tych dokumentów;
• oświadczenie pracownika o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego przez drugiego z rodziców dziecka przez okres wskazany we wniosku albo o okresie, w którym drugi z rodziców dziecka zamierza korzystać z urlopu rodzicielskiego albo z zasiłku za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego w okresie objętym wnioskiem;
• kopię zaświadczenia, o którym mowa w art. 4 ust. 3 ustawy z dnia 4 listopada 2016 r. o wsparciu kobiet w ciąży i rodzin „Za życiem” (Dz.U. z 2024 r. poz. 1829), w przypadku gdy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego lub jego części dotyczy urlopu rodzicielskiego w wymiarze, o którym mowa w art. 182(1a) § 2 Kodeksu pracy. (§ 15 ust. 2 rozporządzenia MRPiPS z 11 marca 2025 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków, Dz.U. z 2025 r., poz. 322).

Z pytania wynika, że dziecko pracownika urodziło się 8 września 2024 r., a pracownik złożył obecnie wniosek o udzielenie mu urlopu rodzicielskiego w wymiarze 9 tygodni (jak można przypuszczać jest to część urlopu zarezerwowana „dla drugiego rodzica dziecka”). W tym celu wystarczy, że pracownik złoży wniosek o udzielenie mu tej części urlopu rodzicielskiego. Wspomniany wniosek powinien zawierać wskazanie okresu dotychczas wykorzystanego urlopu rodzicielskiego lub zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający okresowi urlopu rodzicielskiego oraz liczbę wykorzystanych części urlopu rodzicielskiego lub liczbę wniosków o zasiłek macierzyński za okres odpowiadający części urlopu rodzicielskiego. Dodatkowo do wniosku dołącza się oświadczenie pracownika dotyczące zamiaru lub braku zamiaru korzystania z urlopu (pobierania zasiłku macierzyńskiego) przez drugiego rodzica dziecka w okresie objętym wnioskiem pracownika. Dodatkowo kwestie wykorzystania tego urlopu przez pracownika uprawnionego do urlopu rodzicielskiego w poprzednim zatrudnieniu powinno określać świadectwo pracy wydane przez poprzedniego pracodawcę (obecny pracodawca może je zweryfikować w tym dokumencie). Wymienione informacje i oświadczenia wystarczają do tego, aby obecny pracodawca przyjął wniosek pracownika i udzielił mu urlopu rodzicielskiego (jego części).