Pracownik szkoli się dobrowolnie – kiedy pracodawca ponosi koszty takiego szkolenia, a kiedy nie
Pracownik sam wyszukał szkolenie, którego celem jest zdobywanie i uzupełnianie wiedzy lub umiejętności zawodowych. Szkolenie odbędzie się poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy. Jakie koszty musi pokryć pracodawca, jeśli wyrazi zgodę na to szkolenie? Czy musi pracownikowi wystawić delegację i wypłacić diety, pokryć koszty szkolenia i noclegu?
Jeżeli pracownik sam wybrał szkolenie, a pracodawca jedynie wyrazi zgodę na udział w nim jako formę podnoszenia kwalifikacji zawodowych, wyjazd na szkolenie nie jest z tego powodu podróżą służbową. Pracodawca nie ma więc obowiązku wystawienia delegacji ani wypłaty diet. Nie musi też finansować opłaty za szkolenie, przejazdu ani noclegu – chyba że zobowiąże się do pokrycia tych kosztów.
- Zgoda na szkolenie nie oznacza delegacji
- Samo wystawienie dokumentu delegacji nie przesądza o podróży służbowej
- Opłata za szkolenie, przejazd i nocleg
- Dobrowolne szkolenie za zgodą, ale nie na polecenie pracodawcy
- Szkolenie na polecenie pracodawcy odbywa się na jego koszt
Przeczytaj też:
Zgoda na szkolenie nie oznacza delegacji
Podnoszeniem kwalifikacji zawodowych jest zdobywanie lub uzupełnianie przez pracownika wiedzy i umiejętności z inicjatywy pracodawcy albo za jego zgodą. Jeżeli więc pracownik sam wyszukał szkolenie i wystąpił do pracodawcy o zgodę, a pracodawca ją wyraził, zastosowanie mają przepisy o podnoszeniu kwalifikacji zawodowych. Sama zgoda nie jest jednak poleceniem odbycia podróży służbowej. Podróż służbowa wymaga wykonywania na polecenie pracodawcy zadania służbowego poza miejscowością siedziby pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy.
Samo wystawienie dokumentu delegacji nie przesądza o podróży służbowej
W opisanej sytuacji pracownik jedzie na szkolenie z własnej inicjatywy, zaakceptowanej przez pracodawcę, a nie w wykonaniu polecenia służbowego. Z tego powodu:
- pracodawca nie ma obowiązku wystawienia pracownikowi delegacji;
- pracownikowi nie przysługują obowiązkowo diety;
- przepisy o rozliczaniu podróży służbowych nie mają automatycznie zastosowania.
Również Sąd Najwyższy wskazywał, że samo wystawienie dokumentu delegacji w związku z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych nie przesądza o tym, że pracownik odbywa podróż służbową. Taki dokument może służyć jedynie technicznemu rozliczeniu świadczeń przyznanych przez pracodawcę.
Opłata za szkolenie, przejazd i nocleg
W przypadku podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracodawca może, ale nie musi, przyznać pracownikowi dodatkowe świadczenia. Kodeks pracy wymienia wprost możliwość pokrycia opłat za kształcenie, kosztów przejazdu, podręczników i zakwaterowania.
Dobrowolne szkolenie za zgodą, ale nie na polecenie pracodawcy
W sytuacji przedstawionej w pytaniu (dobrowolne szkolenie za zgodą, ale nie na polecenie pracodawcy) pracodawca nie ma obowiązku:
1) pokrywać kosztu szkolenia – ale może sfinansować całość albo część opłaty za szkolenie;
2) zwracać kosztu przejazdu na szkolenie – ale może ustalić taki zwrot jako dodatkowe świadczenie;
3) ponosić kosztu noclegu – ale może podjąć taką decyzję po uzgodnieniu z pracownikiem;
4) wypłacać diety pracownikowi – nie przysługuje mu ona jako należność z podróży służbowej, ponieważ w opisanym przypadku pracownik takiej podróży nie odbywa.
Szkolenie na polecenie pracodawcy odbywa się na jego koszt
Inaczej będzie, jeżeli pracodawca nie ograniczy się do wyrażenia zgody, lecz poleci pracownikowi udział w szkoleniu. Szkolenie odbywane na polecenie przełożonego odbywa się bowiem na koszt pracodawcy, a jego czas wliczamy do czasu pracy. Jeżeli jednocześnie wyjazd spełni przesłanki podróży służbowej, pracownikowi będą przysługiwać należności związane z delegacją, w tym odpowiednio dieta, zwrot kosztów przejazdu i noclegu.
Przy szkoleniu odbywanym za zgodą pracodawcy pracownik zachowuje natomiast ustawowe uprawnienia związane z podnoszeniem kwalifikacji, w szczególności prawo do zwolnienia z całości lub części dnia pracy na czas niezbędny do punktualnego przybycia na obowiązkowe zajęcia i uczestniczenia w nich, z zachowaniem wynagrodzenia.
- art. 77⁵ § 1–5, art. 94¹³, art. 103¹ § 1 i 3 oraz art. 103³ ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 1245),
- § 2, § 3, § 7 i § 8 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
Jakub Pioterek
