Porady Najnowsze porady i wyjaśnienia z zakresu kadr, płac, ZUS i HR – eksperckie odpowiedzi na praktyczne pytania dotyczące zatrudniania pracowników, rozliczania zasiłków, prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej, obowiązków pracodawcy oraz zmian w przepisach prawa pracy.

W regulaminie ZFŚS zamieszczono zapis: „Środki funduszu mogą być przeznaczone na dofinansowanie kosztów uczestnictwa pracowników urzędu w imprezach sportowo-rekreacyjnych”. Czy na tej podstawie można dofinansować wyjazd pracowników uczestniczących jako kibice w mistrzostwach Polski urzędów wojewódzkich w piłce nożnej, obejmujący koszty transportu, noclegu i wyżywienia? Dofinansowanie zostałoby przyznane zgodnie z zasadami obowiązującymi w ZFŚS, z uwzględnieniem kryteriów socjalnych.

Pracownica przebywała na urlopie macierzyńskim, a następnie na urlopie rodzicielskim do 20 maja 2026 r. Bezpośrednio po jego zakończeniu rozpoczęła zaległy urlop wypoczynkowy, który miał trwać do 23 lipca 2026 r. Od maja 2026 r. otrzymuje wynagrodzenie w podwyższonej wysokości. Jej wymiar czasu pracy nie zmienił się i nadal wynosi pełny etat. 20 lipca 2026 r. pracodawca otrzymał zwolnienie lekarskie pracownicy z kodem B. Jak w tej sytuacji ustalić podstawę wymiaru wynagrodzenia chorobowego lub zasiłku chorobowego? Czy należy przyjąć wynagrodzenie po podwyżce i uwzględnić wyłącznie pełny miesiąc, czyli czerwiec 2026 r.?

W 2026 r. otrzymaliśmy z ZUS informację, że zleceniobiorca zgłoszony przez naszą firmę od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r. wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego z kodem 04 11 00 nie osiągał z innego tytułu minimalnego wynagrodzenia. Z tego względu w tym okresie powinien podlegać z tytułu umowy zlecenia obowiązkowym ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu i zdrowotnemu. Sprawa została ujawniona, gdy zleceniobiorca wystąpił do ZUS o zaświadczenie w związku z ustawą stażową. Ze względu na zmianę przepisów dotyczących terminów przekazywania korekt płatnik nie może skorygować raportów za lata 1999–2021. ZUS uporządkował więc konto zleceniobiorcy za okres od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r., wskazując obowiązkowe ubezpieczenia emerytalne, rentowe, wypadkowe i zdrowotne oraz kod przyczyny wyrejestrowania 600. Po uporządkowaniu konta zwróciliśmy się do ZUS o jego rozliczenie. ZUS ustalił nadpłatę składek w wysokości 49,62 zł.

Pierwotne rozliczenie zleceniobiorcy przedstawiało się następująco:

- za lipiec 2020 r.: wynagrodzenie brutto 1496 zł, składka zdrowotna 134,64 zł, podatek 88 zł

- za sierpień 2020 r.: wynagrodzenie brutto 3400 zł, składka zdrowotna 306 zł, podatek 199 zł

Po korekcie ZUS wykazał:

- za lipiec 2020 r.: wynagrodzenie brutto 1496 zł, składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę 146,10 zł, składka rentowa 22,44 zł, brak składki chorobowej, składka zdrowotna 119,48 zł

- za sierpień 2020 r.: wynagrodzenie brutto 3400 zł, składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę 331,84 zł, składka rentowa 51 zł, brak składki chorobowej, składka zdrowotna 271,54 zł

Na koncie eZUS pojawiło się saldo w wysokości 19 zł za lipiec 2020 r. oraz 30,62 zł za sierpień 2020 r., czyli łącznie 49,62 zł. Z naszych wyliczeń wynika, że jest to różnica między składkami zdrowotnymi przed korektą i po niej: 15,16 zł za lipiec oraz 34,46 zł za sierpień, łącznie 49,62 zł. Kwoty za poszczególne miesiące nie pokrywają się jednak z saldem widocznym w eZUS. Czy po korekcie dokumentów przez ZUS i powstaniu nadpłaty powinniśmy zwrócić zleceniobiorcy 49,62 zł? Jak należy rozliczyć tę kwotę, skoro należności z tytułu składek społecznych uległy przedawnieniu?

Jakie dokumenty, poza świadectwem pracy, pracodawca powinien przygotować dla pracownika przechodzącego na emeryturę?

Firma ogłosiła program poleceń pracowniczych w celu pozyskania wykwalifikowanych specjalistów. Program skierowano do osób posiadających pełną zdolność do czynności prawnych, w tym do pracowników, osób świadczących usługi na podstawie umów cywilnoprawnych oraz osób trzecich. Nagrody za polecenie kandydata lub pracownika wynoszą od 500 do 1500 zł. Czy taka nagroda może być nieopodatkowana i nieoskładkowana?

Umowa z pracownicą w ciąży przedłuża się do dnia porodu. W jaki sposób mamy ustalić dzień zakończenia zatrudnienia, jeżeli pracownica zaprzestała się z nami kontaktować?

Pracodawca z własnej inicjatywy wprowadził dzień wolny w dzień roboczy. Odpracowanie tego dnia wyznaczył w wolną sobotę dwa tygodnie później. Czy pracownik będący w ten dzień roboczy na L4 i pracujący w systemie ośmiogodzinnym ma obowiązek odpracować lub wziąć urlop w wyznaczoną sobotę? Pracodawca nalega na pobranie urlopu wypoczynkowego w sobotę, kiedy wyznaczył odpracowanie.

Zmieniają się przepisy dotyczące dyskryminacji. Wprowadzono przy tym nowe pojęcia dyskryminacji przez skojarzenie i przez założenie. Jakie zachowania będą objęte tymi pojęciami i jakie praktyczne znaczenie ma ta zmiana dla pracodawców?

Pracownica większość czasu w tym roku chorowała, stąd nie miała kiedy wykorzystać ani urlopu tegorocznego, ani zaległego. Od połowy września wraca już do pracy. Czy w tej sytuacji urlop zaległy za 2025 rok może wykorzystać nieco później niż do końca września?

Pracownica otrzymała w ramach jednej wypłaty zasiłek chorobowy, zasiłek macierzyński oraz składniki stanowiące podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Łączna podstawa wymiaru składek społecznych wynosi 200,62 zł, a naliczone składki społeczne – 27,51 zł. Podstawa wymiaru składki zdrowotnej wynosi 173,11 zł, jednak system płacowy nie naliczył tej składki. Podstawa opodatkowania całej wypłaty wynosi 9349 zł, a zaliczka na podatek – 833 zł. Czy brak składki zdrowotnej jest prawidłowy? Czy w celu sprawdzenia rozliczenia należy odrębnie ustalić podstawę opodatkowania dla składników podlegających składkom ZUS, a następnie zweryfikować ograniczenie składki zdrowotnej do wysokości zaliczki na podatek?