Ruchomy czas pracy dla pracowników biurowych – jak go wprowadzić i ustalić zasady rozliczania godzin?
Pracodawca planuje wprowadzić ruchomy czas pracy dla pracowników biurowych. W związku z tym proszę o wyjaśnienie następujących kwestii: 1. Jakie warunki formalne i prawne należy spełnić, aby prawidłowo wprowadzić ruchomy rozkład czasu pracy? Czy konieczne jest zawarcie porozumienia z przedstawicielami pracowników, czy wystarczy indywidualne porozumienie z każdym pracownikiem? 2. Czy w indywidualnym porozumieniu z pracownikiem można określić maksymalną liczbę godzin nadliczbowych, jaką pracownik może przepracować w miesiącu? Czy taki limit powinien zostać określony w regulaminie pracy, czy może wynikać z indywidualnego porozumienia? 3. Czy pracodawca może wprowadzić zasadę, że pracownik nie może przepracować mniej godzin niż wynika z obowiązującego go wymiaru czasu pracy w danym miesiącu? Przykładowo, czy można wprowadzić limit niedopracowania na poziomie maksymalnie 20 godzin miesięcznie, a po jego przekroczeniu zobowiązać pracownika do odpracowania brakujących godzin? Proszę również o wskazanie, jakie zapisy można zgodnie z prawem wprowadzić do regulaminu pracy lub indywidualnych porozumień z pracownikami, aby prawidłowo uregulować te kwestie.
Pracodawca może wprowadzić ruchomy rozkład czasu pracy dla pracowników biurowych, jednak sposób jego wprowadzenia zależy od tego, czy ma on obowiązywać określoną grupę pracowników, czy poszczególne osoby. Może również ustalić wewnętrzny limit godzin nadliczbowych, natomiast ruchomy rozkład nie daje podstaw do swobodnego bilansowania i odpracowywania godzin niedopracowanych w danym miesiącu.
- Jak prawidłowo wprowadzić ruchomy czas pracy – czy konieczne jest porozumienie z przedstawicielami pracowników?
- Czy pracodawca może ustalić miesięczny limit nadgodzin w regulaminie pracy lub indywidualnym porozumieniu z pracownikiem?
- Czy w ruchomym czasie pracy można dopuścić niedopracowanie 20 godzin miesięcznie i zobowiązać pracownika do ich późniejszego odpracowania?
Sprawdź też:
Wprowadzenie ruchomego rozkładu czasu pracy
Jeżeli ruchomy rozkład ma obowiązywać określoną grupę pracowników, jego wprowadzenie wymaga porozumienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, a jeżeli takie organizacje nie działają – z przedstawicielami pracowników wyłonionymi w trybie przyjętym u pracodawcy. Nie jest wówczas konieczne zawieranie dodatkowych porozumień z poszczególnymi pracownikami.
Ruchomy rozkład można również zastosować na indywidualny wniosek pracownika złożony w postaci papierowej lub elektronicznej. W takim przypadku porozumienie z przedstawicielami pracowników nie jest wymagane.
Ruchomy rozkład może przewidywać np. rozpoczynanie pracy między godz. 7.00 a 9.00, z obowiązkiem przepracowania 8 godzin dziennie. Ponowne rozpoczęcie pracy w tej samej dobie pracowniczej, wynikające z takiego rozkładu, nie stanowi pracy nadliczbowej. Należy jednak zachować wymagane odpoczynki dobowe i tygodniowe.
Limit godzin nadliczbowych
Pracodawca może ustalić wewnętrzny limit godzin nadliczbowych, np. 20 godzin miesięcznie. Takie ograniczenie może zostać określone w regulaminie pracy albo indywidualnie uzgodnione z pracownikiem. Ma ono jednak charakter organizacyjny i nie zastępuje ustawowego limitu, wynoszącego co do zasady 150 godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym z tytułu szczególnych potrzeb pracodawcy.
Inny roczny limit można ustalić w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy albo w umowie o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym i nie ma obowiązku ustalenia regulaminu pracy. Niezależnie od przyjętych limitów należy przestrzegać przeciętnie 48-godzinnego tygodnia pracy, łącznie z nadgodzinami, oraz wymaganych odpoczynków.
Warto również zastrzec, że wykonywanie pracy nadliczbowej wymaga polecenia lub akceptacji przełożonego. Przekroczenie wewnętrznego limitu nie zwalnia jednak z obowiązku rozliczenia faktycznie wykonanej pracy.
Niedopracowane godziny a obowiązek ich odpracowania
Ruchomy rozkład czasu pracy nie zmienia obowiązujących pracownika norm i wymiaru czasu pracy. Jeżeli pracownik ma zaplanowane 8 godzin pracy dziennie, powinien je przepracować niezależnie od wybranej godziny rozpoczęcia pracy.
Nie byłoby zatem prawidłowe wprowadzenie ogólnej zasady dopuszczającej niedopracowanie do 20 godzin miesięcznie, z obowiązkiem późniejszego odpracowania tych godzin. Ruchomy rozkład nie pozwala bowiem na dowolne skracanie i wydłużanie dobowego czasu pracy ani na automatyczne przenoszenie brakujących godzin na kolejne miesiące.
Wyjątkiem jest odpracowanie zwolnienia od pracy udzielonego na pisemny wniosek pracownika w celu załatwienia spraw osobistych. Takie odpracowanie nie stanowi pracy nadliczbowej, pod warunkiem zachowania wymaganych odpoczynków.
Jeżeli pracownik nie przepracuje zaplanowanego czasu pracy, sposób rozliczenia zależy od przyczyny nieobecności. Co do zasady za czas nieprzepracowany z przyczyn leżących po stronie pracownika wynagrodzenie nie przysługuje, natomiast w przypadku gotowości do pracy i przeszkód dotyczących pracodawcy zastosowanie mogą znaleźć przepisy o wynagrodzeniu za czas niewykonywania pracy.
Zalecane zapisy w regulaminie pracy
W regulaminie pracy warto określić grupy pracowników objętych ruchomym rozkładem, przedział godzin rozpoczynania pracy, zasady ustalania godziny jej zakończenia oraz sposób ewidencjonowania czasu pracy. Można również wskazać, że praca nadliczbowa wymaga zgody przełożonego, a pracownik jest zobowiązany do przepracowania czasu wynikającego z obowiązującego go rozkładu. Wcześniejsze zakończenie pracy powinno wymagać zgody pracodawcy, natomiast odpracowanie wyjść prywatnych powinno następować na zasadach określonych w Kodeksie pracy.
- art. 80, art. 81 § 1, art. 104¹ § 1 pkt 1, art. 128 § 1 i § 3 pkt 1, art. 129 § 1, art. 130, art. 131 § 1, art. 132 § 1, art. 133 § 1, art. 140¹, art. 149 § 1, art. 150 § 3 i 5 oraz art. 151 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2026 r. poz. 1245).
Joanna Suchanowska
Słowa kluczowe:
ruchomy czas pracy
