Kara porządkowa za spóźnienie. Czy można wpisać limit spóźnień do regulaminu pracy?

W mojej ocenie pracodawca nie powinien wprowadzać do regulaminu pracy zapisu, zgodnie z którym dopiero po określonej liczbie spóźnień w miesiącu, np. po 5 albo 8 spóźnieniach, będzie mógł zastosować wobec pracownika karę porządkową w postaci upomnienia lub nagany.

Taki zapis może być problematyczny z dwóch powodów. Po pierwsze, Kodeks pracy nie uzależnia możliwości zastosowania kary porządkowej od osiągnięcia konkretnej liczby naruszeń. Po drugie, w praktyce może to utrudnić dochowanie kodeksowych terminów stosowania kar porządkowych.

Wystarczy jedno zawinione przez pracownika spóźnienie, aby pracodawca mógł rozważyć zastosowanie kary porządkowej, o ile spełnione są przesłanki wynikające z przepisów.

Regulamin pracy ustala organizację i porządek w procesie pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Zgodnie z Kodeksem pracy regulamin pracy powinien określać m.in. organizację pracy, systemy i rozkłady czasu pracy, porę nocną, termin i miejsce wypłaty wynagrodzenia, obowiązki BHP, a także sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Każdy regulamin pracy powinien zawierać część normatywną oraz część informacyjną. Część normatywna ustala prawa i obowiązki należące do materii regulaminowej. Część informacyjna powinna natomiast zawierać informacje o karach porządkowych.

Regulamin pracy powinien więc wskazywać w szczególności:

• organizację pracy,
• warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu,
• wyposażenie pracowników w narzędzia, materiały, odzież i obuwie robocze,
• środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
• systemy i rozkłady czasu pracy,
• przyjęte okresy rozliczeniowe czasu pracy,
• porę nocną,
• termin, miejsce, czas i częstotliwość wypłaty wynagrodzenia,
• wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
• rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym,
• wykaz lekkich prac dozwolonych pracownikom młodocianym,
• obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej,
• sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym,
• sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy,
• sposób usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Dodatkowo regulamin pracy powinien zawierać informacje o karach porządkowych. W tym zakresie powinien jednak zasadniczo powtarzać przepisy Kodeksu pracy, a nie tworzyć własne, odmienne zasady odpowiedzialności porządkowej.

Część regulaminu pracy dotycząca odpowiedzialności porządkowej powinna mieć charakter informacyjny. Oznacza to, że powinna odzwierciedlać przepisy Kodeksu pracy dotyczące kar porządkowych, a nie rozszerzać ich ani zawężać.

Zgodnie z art. 108 Kodeksu pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów BHP, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności, pracodawca może stosować karę upomnienia albo karę nagany.

Dlatego zapis, zgodnie z którym kara porządkowa za spóźnienie będzie stosowana dopiero po określonej liczbie spóźnień w miesiącu, może być uznany za nieprawidłowy. Kodeks pracy nie przewiduje bowiem mechanizmu „kumulowania” spóźnień do określonego limitu jako warunku ukarania pracownika.

Tak. Jedno zawinione spóźnienie pracownika może stanowić podstawę do zastosowania kary porządkowej, jeżeli narusza ustaloną organizację i porządek pracy.

Nie oznacza to jednak automatyzmu. Pracodawca powinien ocenić okoliczności konkretnego przypadku, w tym przyczynę spóźnienia, stopień winy pracownika oraz jego dotychczasowy stosunek do obowiązków pracowniczych.

Największy problem praktyczny dotyczy terminów stosowania kar porządkowych. Kara porządkowa nie może zostać zastosowana po upływie 2 tygodni od dnia, w którym pracodawca dowiedział się o naruszeniu obowiązku pracowniczego, ani po upływie 3 miesięcy od dopuszczenia się tego naruszenia. Pracodawca musi też wysłuchać pracownika przed zastosowaniem kary.

Jeżeli pracodawca dowiaduje się o spóźnieniach na bieżąco, „zbieranie” spóźnień przez cały miesiąc w celu osiągnięcia określonego limitu może doprowadzić do przekroczenia terminu na ukaranie pracownika.

Przykład: pracownik spóźnił się 5 razy w pierwszych 5 dniach miesiąca, a następnie 1 raz w ostatnim tygodniu tego miesiąca. Pracodawca, który wie o spóźnieniach na bieżąco, chce ukarać pracownika w ostatnim dniu miesiąca za 6 spóźnień. W takim przypadku pierwsze spóźnienia mogą już nie być objęte karą, ponieważ upłynął 2-tygodniowy termin od powzięcia wiadomości o naruszeniu obowiązku pracowniczego.

W efekcie kara porządkowa za spóźnienie mogłaby zostać uchylona jako nałożona z naruszeniem przepisów.

Brak czytników RCP nie oznacza, że pracodawca nie ma żadnych narzędzi do reagowania na spóźnienia. Regulamin pracy powinien określać przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przybycia i obecności w pracy. Może to być np. lista obecności, zgłoszenie przełożonemu, system elektroniczny albo inny sposób przyjęty w zakładzie pracy.

Kluczowe jest, aby sposób potwierdzania obecności był jasno określony, znany pracownikom i stosowany konsekwentnie. Dopiero na tej podstawie pracodawca może skutecznie dokumentować przypadki spóźnień i reagować zgodnie z przepisami o odpowiedzialności porządkowej.