Przedłużenie umowy do dnia porodu – jak ustalić datę ustania zatrudnienia

Umowa o pracę zawarta na czas określony albo na okres próbny przekraczający jeden miesiąc, która uległaby rozwiązaniu po upływie trzeciego miesiąca ciąży, ulega przedłużeniu do dnia porodu. Przedłużenie nie obejmuje umowy na czas określony zawartej w celu zastępstwa pracownika w czasie jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy (tzw. umowy na zastępstwo).

Do przedłużenia umowy dochodzi z mocy samego prawa, bez konieczności składania jakichkolwiek oświadczeń stron. W szczególności nie zawiera się w takim przypadku kolejnej umowy – następuje przedłużenie czasu trwania dotychczasowej, a nie zawarcie następnej.

Ustalenie dnia porodu jest podstawą do ustalenia daty końcowej zatrudnienia oraz zrealizowania działań związanych z zakończeniem zatrudnienia (np. przygotowanie i wydanie świadectwa pracy).

Standardowo pracodawca informacje o dacie porodu uzyskuje od pracownicy, przy czym informacje te powinny zostać udokumentowane:

• jest to co do zasady odpis skrócony aktu urodzenia albo
• w przypadku gdy nie został sporządzony akt urodzenia dziecka – zaświadczenie lekarza posiadającego tytuł specjalisty w dziedzinie położnictwa i ginekologii lub lekarza w trakcie odbywania specjalizacji w tej dziedzinie albo położnej o martwym urodzeniu, bez względu na czas trwania ciąży, wydane na podstawie dokumentacji medycznej lub kopie tych dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem przez ubezpieczonego, płatnika składek albo ZUS.

W razie braku współpracy ze strony pracownicy stosunek pracy nie ulega przedłużeniu – trwa do faktycznego dnia porodu, a nie do dnia wykazania, że poród miał miejsce. Pracodawca w takich przypadkach nie uzyska żadnych informacji od lekarza czy szpitala (jeżeli nawet wiedziałby, do którego szpitala czy lekarza się zwrócić). Może jednak wystąpić do USC z wnioskiem o wydanie skróconego aktu urodzenia dziecka.

Zgodnie z art. 45 ust. 1 ustawy – Prawo o aktach stanu cywilnego: odpis aktu stanu cywilnego i zaświadczenie o zamieszczonych lub niezamieszczonych w rejestrze stanu cywilnego danych dotyczących wskazanej osoby wydaje się:

• osobie, której akt dotyczy, lub jej małżonkowi, wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu, przedstawicielowi ustawowemu, opiekunowi;
• osobie, która wykaże w tym interes prawny;
• sądowi;
• prokuratorowi;
• organizacjom społecznym, jeżeli jest to zgodne z ich celem statutowym i przemawia za tym interes społeczny, oraz 
• organom administracji publicznej, w tym podmiotom, o których mowa w art. 5a ust. 1, Służbie Ochrony Państwa, Policji, Straży Granicznej i Służbie Więziennej, a także Żandarmerii Wojskowej, jeżeli jest to konieczne do realizacji ich ustawowych zadań.

Pracodawcy nie są wymienieni tutaj wprost (nie zostali podmiotowo wskazani), ale przepisy zawierają mające nieograniczony zakres podmiotowy pojęcie „osoby, która wykaże interes prawny” w uzyskaniu określonych informacji (zob. wyrok WSA w Łodzi z 19 stycznia 2024 r., III SA/Łd 460/23).