Porady Najnowsze porady i wyjaśnienia z zakresu kadr, płac, ZUS i HR – eksperckie odpowiedzi na praktyczne pytania dotyczące zatrudniania pracowników, rozliczania zasiłków, prowadzenia dokumentacji kadrowo-płacowej, obowiązków pracodawcy oraz zmian w przepisach prawa pracy.

Czy w jakich świadczeniach/ składnikach wynagrodzenia uwzględnia się wypłacane pracownikom (kierowcy) ryczałty za godziny nadliczbowe i nocne oraz dyżury? chodzi mi o świadczenia takie jak wynagrodzenie urlopowe, wynagrodzenie i zasiłek chorobowy, odprawy i inne należności. Czy są uwzględniane przy obliczaniu rezerwy urlopowej?

Pracownik, którego stosunek pracy zakończy się 28 lipca 2026 r. w związku z przejściem na emeryturę, jest uprawniony do odprawy w wysokości 3-miesięcznego wynagrodzenia. Jego wynagrodzenie zasadnicze, określone w umowie o pracę, wynosi 9.000 zł. Przy obliczaniu odprawy uwzględniłam następujące premie:

• wypłaconą 10 kwietnia za marzec – 20.000 zł; pracownik przepracował 19 dni, a powinien przepracować 22 dni,
• wypłaconą 10 maja za kwiecień – 17.000 zł; pracownik przepracował 16 dni, a powinien przepracować 21 dni,
• wypłaconą 10 czerwca za maj – 22.000 zł; pracownik przepracował 20 dni.

Odprawę obliczyłam w następujący sposób:

9.000 zł wynagrodzenia stałego + średnia ze składników zmiennych:
59.000 zł : 3 × 3 miesiące = 86.000 zł.

W lipcu pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym od 6 do 28 lipca 2026 r.

Pracownik jest pracującym emerytem, ale nie pobiera jeszcze emerytury. Czy przy wypłacie w lipcu odprawy emerytalnej, ekwiwalentu za niewykorzystany urlop oraz wynagrodzenia mogę zastosować ulgę dla seniora i nie pobierać zaliczki na podatek?

W obowiązujących od 8 lipca 2026 r. przepisach o PIP wprowadzono możliwość wydawania poleceń przez inspektora PIP. Czy polecenie musi być zrealizowane i jakie są skutki jego niezrealizowania? Jakie są środki odwoławcze od polecenia inspektora pracy?

Pracownica rozpoczęła 15 lipca korzystanie z 20 tygodni urlopu macierzyńskiego. Bezpośrednio po nim zamierza wykorzystać 32 tygodnie urlopu rodzicielskiego. We wniosku oświadczyła, że drugi rodzic dziecka nie będzie w tym czasie korzystał z urlopu rodzicielskiego. Ojciec dziecka, który również jest zatrudniony w naszej firmie, złożył odrębne oświadczenie o zamiarze wykorzystania przysługujących mu 9 tygodni urlopu rodzicielskiego w czasie urlopu rodzicielskiego matki. Nie wskazał jednak jeszcze dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Czy złożone przez rodziców dokumenty są prawidłowe? Czy ojciec może wykorzystać swoje 9 tygodni urlopu rodzicielskiego równocześnie z matką dziecka? Czy może podzielić ten urlop na części?

Umowa o pracę nauczyciela zawarta na czas określony od 1 września 2025 r. do 31 sierpnia 2026 r. ulega rozwiązaniu. Od 1 września 2026 r. szkoła zamierza zatrudnić tę samą osobę na podstawie kolejnej umowy o pracę. Czy nauczyciel musi przedstawić nowe zaświadczenie o niekaralności z Krajowego Rejestru Karnego?

Pracownik pełni funkcję kierownika działu administracyjnego i wykonuje pracę po 8 godzin od poniedziałku do czwartku, natomiast piątek jest dla niego dniem wolnym od pracy, wynikającym z przyjętego indywidualnego rozkładu czasu pracy. Powstaje pytanie, czy może on w piątek zastąpić innego pracownika, a następnie odebrać inny dzień wolny w tym samym okresie rozliczeniowym, mimo że jako kierownik co do zasady nie nabywa prawa do rekompensaty za pracę nadliczbową wykonywaną poza normalnymi godzinami pracy.

W 2026 r. otrzymaliśmy z ZUS informację dotyczącą zleceniobiorcy, którego w okresie od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r. zgłosiliśmy wyłącznie do obowiązkowego ubezpieczenia zdrowotnego z kodem tytułu ubezpieczenia 04 11 00.

ZUS ustalił, że w tym okresie zleceniobiorca nie osiągał minimalnego wynagrodzenia z innego tytułu stanowiącego podstawę do ubezpieczeń społecznych. W konsekwencji z tytułu umowy zlecenia zawartej z naszą firmą powinien podlegać obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu, rentowym, wypadkowemu oraz zdrowotnemu.

Sprawa została ujawniona w związku z wystąpieniem zleceniobiorcy do ZUS o wydanie zaświadczenia na potrzeby tzw. ustawy stażowej.

Z uwagi na obowiązujące przepisy dotyczące terminów przekazywania korekt dokumentów rozliczeniowych płatnik nie ma możliwości samodzielnego sporządzenia korekt raportów za lata 1999–2021. ZUS uporządkował więc konto zleceniobiorcy za okres od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r. i wskazał następujący schemat podlegania ubezpieczeniom:

• kod tytułu ubezpieczenia: 04 11 00,
• okres podlegania ubezpieczeniom: od 1 lipca do 31 sierpnia 2020 r.,
• kod przyczyny wyrejestrowania: 600,
• ubezpieczenie emerytalne – obowiązkowe,
• ubezpieczenia rentowe – obowiązkowe,
• ubezpieczenie wypadkowe – obowiązkowe,
• ubezpieczenie zdrowotne – obowiązkowe.

Po otrzymaniu informacji, że konto ubezpieczonego zostało uporządkowane, zwróciliśmy się do ZUS o rozliczenie konta płatnika. W odpowiedzi ZUS wskazał, że na koncie powstała nadpłata na ubezpieczeniach społecznych w łącznej wysokości 49,62 zł.

Pierwotne rozliczenie zleceniobiorcy przedstawiało się następująco:

Lipiec 2020 r.:

• przychód brutto: 1 496,00 zł,
• składka zdrowotna: 134,64 zł,
• zaliczka na podatek: 88,00 zł.

Sierpień 2020 r.:

• przychód brutto: 3 400,00 zł,
• składka zdrowotna: 306,00 zł,
• zaliczka na podatek: 199,00 zł.

Po uporządkowaniu konta przez ZUS rozliczenie wygląda następująco:

Lipiec 2020 r.:

• przychód brutto: 1 496,00 zł,
• składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę: 146,10 zł,
• składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę: 22,44 zł,
• składka chorobowa: 0,00 zł,
• składka zdrowotna: 119,48 zł.

Sierpień 2020 r.:

• przychód brutto: 3 400,00 zł,
• składka emerytalna finansowana przez zleceniobiorcę: 331,84 zł,
• składka rentowa finansowana przez zleceniobiorcę: 51,00 zł,
• składka chorobowa: 0,00 zł,
• składka zdrowotna: 271,54 zł.

Na koncie płatnika w eZUS pojawiło się saldo:

• za lipiec 2020 r. – 19,00 zł,
• za sierpień 2020 r. – 30,62 zł,

czyli łącznie 49,62 zł nadpłaty.

Z naszych wyliczeń wynika natomiast, że kwota 49,62 zł odpowiada łącznemu zmniejszeniu składki zdrowotnej:

• za lipiec 2020 r.: 134,64 zł − 119,48 zł = 15,16 zł,
• za sierpień 2020 r.: 306,00 zł − 271,54 zł = 34,46 zł,
• łącznie: 49,62 zł.

Powstała zatem rozbieżność. ZUS określił kwotę 49,62 zł jako nadpłatę na ubezpieczeniach społecznych, natomiast z porównania pierwotnych i skorygowanych rozliczeń wynika, że kwota ta odpowiada zmniejszeniu składki zdrowotnej. Ponadto kwoty przypisane w eZUS do poszczególnych miesięcy, tj. 19,00 zł za lipiec i 30,62 zł za sierpień, nie odpowiadają różnicom w składce zdrowotnej wynoszącym odpowiednio 15,16 zł i 34,46 zł.

W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie z czego wynika różnica pomiędzy miesięcznymi saldami wykazanymi w eZUS a różnicami wynikającymi z porównania pierwotnie naliczonych i skorygowanych składek zdrowotnych? Czy kwotę 49,62 zł należy traktować jako nadpłatę składek finansowanych ze środków zleceniobiorcy, mimo że ZUS określił ją jako nadpłatę na ubezpieczeniach społecznych? Czy w związku z korektą dokonaną przez ZUS jesteśmy zobowiązani zwrócić zleceniobiorcy kwotę 49,62 zł? Jeżeli zwrot jest konieczny, w jaki sposób należy go rozliczyć pod względem składkowym, podatkowym i księgowym? Czy przy rozliczeniu tej kwoty znaczenie ma fakt, że należności z tytułu składek za okres od lipca do sierpnia 2020 r. uległy przedawnieniu?

Czy pracodawca posiadający sieć aptek w jednym województwie może w umowie o pracę miejsce wykonywania pracy wskazać jako miejscowość (lub województwo) bez wskazywania konkretnego adresu apteki? i wówczas w razie potrzeby "przenosić" pracownika między tymi miejscami?

Czy osoba szkoląca młodocianych w danej firmie musi być zatrudniona na podstawie umowy o pracę czy może to być umowa zlecenia? Jeśli forma zatrudniania musi być umowa o pracę to w jakim etacie, może być 1/4 etatu, aby OHP czy Gminy nie miała zastrzeżeń przy wypłacie refundacji czy dofinansowań.

W naszym zakładzie pracy wypłacamy pracownikom premie za osiągnięcia w pracy, nie są one stałe, zdarzają się miesiące, kiedy pracownik nie ma wypłaconej takiej premii. Jak ustalić podstawę do wynagrodzenia chorobowego, jeżeli pracownik w okresie 12 miesięcy miał taką premię w 8 miesiącach, czy podstawę premii powinno podzielić się przez 12 czy przez 8.