Elektroniczne dokumenty pracownicze – czy kwalifikowany podpis zastąpi podpis własnoręczny?

Na gruncie prawa cywilnego (stosowanego odpowiednio przez Kodeks pracy na mocy art. 300 kp.) zachowanie formy pisemnej następuje poprzez własnoręczny podpis na dokumencie obejmującym treść oświadczenia woli lub wymianę podpisanych dokumentów między stronami.

Po wprowadzeniu art. 78¹ kc. ustawodawca jednoznacznie przesądził, że do zachowania elektronicznej formy czynności prawnej wystarcza złożenie oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym (art. 78¹ § 1 k.c.). Oświadczenie woli złożone w formie elektronicznej jest równoważne z oświadczeniem woli złożonym w formie pisemnej (art. 78¹ § 2 kc.).

Rozporządzenie eIDAS oraz ustawa o usługach zaufania i identyfikacji elektronicznej doprecyzowują, że kwalifikowany podpis elektroniczny spełnia wszystkie wymogi zaawansowanego podpisu oraz opiera się na kwalifikowanym certyfikacie, mając skutek prawny równoważny z podpisem własnoręcznym.

Wymóg formy pisemnej umowy o pracę może być realizowany zgodnie z regułami z art. 78 i 78¹ kc. Oznacza to, że umowa o pracę może zostać zawarta w formie elektronicznej – poprzez złożenie przez każdą ze stron oświadczenia woli w postaci elektronicznej i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tak zawarta umowa spełnia wymóg formy pisemnej przewidziany w art. 29 § 2 kp. (przez odesłanie do kc.). To samo dotyczy porozumienia zmieniającego (aneksu) – jako zmiany umowy wymagającej formy pisemnej

Przepisy nie wprowadzają odrębnej, szczególnej regulacji formy dla takich dokumentów jak kwestionariusz osobowy, PIT‑2, inne oświadczenia pracownika (np. dotyczące danych osobowych, uprawnień, zgód), co oznacza, że stosuje się ogólne zasady formy dokumentowej, papierowej lub elektronicznej. Formy te można zorganizować następująco:

• jeśli dany dokument ma wymóg formy pisemnej (wynikający z przepisów szczególnych – np. podatkowych dla PIT‑2, czy wewnętrznych regulacji pracodawcy), wówczas jego złożenie w postaci elektronicznej z kwalifikowanym podpisem elektronicznym spełnia wymóg pisemności (art. 78¹ § 2 kc.);
• jeżeli wystarczy forma dokumentowa (brak ustawowego wymogu pisemności) – wystarczające jest złożenie oświadczenia w postaci dokumentu umożliwiającego identyfikację osoby składającej (np. formularz w systemie kadrowym, e‑mail), bez konieczności kwalifikowanego podpisu.

W praktyce wielu pracodawców decyduje się na stosowanie kwalifikowanego podpisu przy dokumentach o istotnym znaczeniu prawnym (umowa, aneks, porozumienia, ważne oświadczenia), pozostawiając oświadczenia mniej sformalizowane (kwestionariusze, informacje) w formie dokumentowej; rozwiązanie z kwalifikowanym podpisem jest jednak pełnoprawnie dopuszczalne i wzmacnia bezpieczeństwo dowodowe.

Kodeks pracy przewiduje wprost możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej. Zgodnie z art. 94⁸ kp. – pracodawca może zmieniać postać, w której prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą. Zmiana z papierowej na elektroniczną następuje przez sporządzenie odwzorowania cyfrowego (skanu) i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem osoby upoważnionej, potwierdzającym zgodność odwzorowania z dokumentem papierowym. Art. 94¹¹ kp. wprost stanowi, że dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej jest równoważna z dokumentacją prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej doprecyzowuje w § 11 – w przypadku dołączania do dokumentacji pracowniczej prowadzonej elektronicznie dokumentu w postaci papierowej, pracodawca sporządza jego odwzorowanie cyfrowe, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w e‑dokumentacji; papierowy dokument nie musi być dalej przechowywany, pracodawca może go zniszczyć po zapewnieniu odbioru przez pracownika lub przy braku odbioru. § 12 nakłada obowiązek stosowania rozwiązań technicznych gwarantujących dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji elektronicznej oraz określa minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych (jakość umożliwiająca zapoznanie się z treścią bez potrzeby weryfikacji z papierem).