Elektroniczne akta osobowe - jak zgodnie z przepisami przekazać pracownikowi dokument elektroniczny
Pytanie dotyczy elektronicznych akt osobowych i dodawania do nich elektronicznych wersji dokumentów. W procesie przejścia z akt papierowych na elektroniczne odwzorowywane są dokumenty papierowe do wersji plików pdf, a następnie ich zgodność z oryginałem potwierdzana jest podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Później, w bieżącej pracy z systemu kadrowego generowane są seryjnie różnego rodzaju dokumenty np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp.
Czy dopuszczalne jest wygenerowanie takich dokumentów, gdzie 1 egzemplarz ma postać papierową, zostaje podpisany przez pracodawcę i przekazywany do rąk pracownika, a drugi wygenerowany z systemu kadrowego jest eksportowany bezpośrednio do e-akt w formie elektronicznej? Jeśli tak, to w którym momencie powinien zostać elektronicznie podpisany: przed importem do e-teczki, po imporcie dopiero w e-teczce, czy może powinien mieć znak graficzny e-podpisu na dokumencie, a w e-teczce jeszcze raz zostać podpisany? W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów między generowaniem w systemie kadrowym a e-teczką przy założeniu, że: 1) pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej, 2) pracownik musi otrzymać dokument w formie papierowej, ponieważ nie może lub nie chce odebrać dokumentu w formie elektronicznej.
Dokumenty, dla których przepisy prawa pracy wymagają zachowania formy pisemnej, np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp. (czyli porozumienia zmieniające warunki zatrudnienia, aneksy do umów) powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym od razu po ich wygenerowaniu (art. 781 Kodeksu cywilnego w zw. z art. 300 Kodeksu pracy).
- Akta osobowe - papierowe czy elektroniczne? Wybór należy do pracodawcy
- Czy akta osobowe mogą być elektroniczne, a pozostała dokumentacja pracownicza papierowa?
- Na czym polega proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej?
- Obieg e-dokumentów - jak przekazać pracownikowi dokument elektroniczny z akt osobowych?
- Czy dokumenty, dla których przepisy prawa pracy wymagają zachowania formy pisemnej, np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp. (czyli porozumienia zmieniające warunki zatrudnienia, aneksy do umów) powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym od razu po ich wygenerowaniu?
Przeczytaj też:
- Elektroniczne akta osobowe - od kiedy?
- Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?
- Jak wprowadzić e-teczkę osobową?
- Elektroniczne potwierdzanie szkoleń BHP – MRPiPS planuje zmianę przepisów
- Będzie możliwość elektronicznego zawarcia umowy o pracę?
- E-akta ZUS
- Przechowywanie urlopu bezpłatnego pracownika – akta osobowe czy ewidencja czasu pracy
- Jak prowadzić akta osobowe długoletnich pracowników (zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.)
- Podział akt osobowych
- Akt powołania – w której części akt osobowych
- Usunięcie dokumentów z akt osobowych – konsekwencje
- Upoważnienia dla pracownika do przetwarzania danych osobowych – czy powinny być przechowywane w aktach osobowych
- Zamieszczenie w aktach osobowych zaktualizowanego CV pracownika
- Kopia akt osobowych zmarłego pracownika dla członka rodziny
- Wypowiedzenie umowy oraz porozumienie zmieniające termin zakończenia zatrudnienia – co włączyć do akt osobowych
- Skierowania na badania i orzeczenia z badań profilaktycznych – w której części akt osobowych przechowywać
- Część E w aktach osobowych pracownika – czy jest obowiązkowa w przypadku niewprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników w firmie
Akta osobowe - papierowe czy elektroniczne? Wybór należy do pracodawcy
Kodeks pracy zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia i przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników (art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy). Taka dokumentacja pracownicza – zależnie od decyzji zatrudniającego – może być prowadzona w dwóch formach:
- w postaci papierowej (tradycyjnej) lub
- w postaci elektronicznej.
Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej, czyli np. elektroniczne akta osobowe, jest równoważna z dokumentacją pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej (art. 9411 kp).
Pracodawca musi założyć i prowadzić dla każdego pracownika oddzielnie akta osobowe oraz pozostałą dokumentację pracowniczą, w której skład wchodzą:
- dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
- dokumenty związane z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
- karta (lista) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,
- wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
- karta ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej,
- dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.
Szczegółowe zasady prowadzenia dokumentacji pracowniczej określa rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.
Czy akta osobowe mogą być elektroniczne, a pozostała dokumentacja pracownicza papierowa?
Dokumentację pracowniczą należy prowadzić albo w postaci papierowej, albo w postaci elektronicznej. Wyboru w tym zakresie dokonuje pracodawca. Przy czym dopuszczalne jest prowadzenie poszczególnych części dokumentacji pracowniczej w różnych postaciach, np.:
- akta osobowe pracownika w postaci papierowej,
- dokumentacja dotycząca czasu pracy, wynagrodzeń i urlopów – w postaci elektronicznej lub odwrotnie.
Nieprawidłowe jest prowadzenie dokumentacji pracowniczej w taki sposób, że dany rodzaj dokumentacji będzie obejmował dokumenty zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej, np. akta osobowe będą prowadzone „podwójnie” – częściowo w postaci papierowej, a częściowo w postaci elektronicznej.
Na czym polega proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej?
Jeśli pracodawca chce przejść z papierowej dokumentacji pracowniczej na e-teczki i prowadzić akta osobowe pracowników w formie elektronicznej, powinien:
- zeskanować dokumenty papierowe,
- potwierdzić zeskanowane dokumenty za zgodność z oryginałem według zasad określonych w rozporządzeniu MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej,
- dołączyć do e-teczki pracowniczej potwierdzone skany dokumentów;
- do e-teczki mogą też trafiać dokumenty wytworzone od razu w postaci elektronicznej - w takim przypadku te dokumenty, dla których przepisy prawa pracy wymagają zachowania formy pisemnej, np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp. (czyli porozumienia zmieniające warunki zatrudnienia, aneksy do umów), powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym od razu po ich wygenerowaniu (art. 781 Kodeks cywilny w zw. z art. 300 kp.).
Przeczytaj również:
- Dodawanie e-dokumentu do dokumentacji elektronicznej – stanowisko Ministerstwa Pracy z 1 lutego 2019 r.
- Jak powinien wyglądać sposób uzupełniania przez pracodawcę dokumentacji elektronicznej o dokumenty niepapierowe (czy np. e-mail zawierający wniosek urlopowy można zapisać w takiej dokumentacji bez podpisu elektronicznego)?
Jak przekazać pracownikowi dokument elektroniczny z akt osobowych?
Pracodawca może także przekazać pracownikowi dokument elektroniczny (tj. podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym) w postaci elektronicznej (na służbowego lub prywatnego maila, jeśli pracownik wyraził zgodę na przesyłanie mu korespondencji dotyczącej stosunku pracy na prywatny adres).
W przypadku gdy pracownik nie będzie mógł odebrać dokumentu w postaci elektronicznej (np. nie ma służbowej skrzynki elektronicznej), pracodawca powinien dokonać zmiany postaci danego dokumentu z elektronicznej na papierową, czyli:
- wydrukować dokument z elektronicznych akt osobowych i
- opatrzyć go podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.
- art. 94 pkt. 9a, art. 948, art. 9411 Kodeksu pracy,
- ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357)
- rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369)
Katarzyna Wrońska - Zblewska
