dokumenty elektroniczne
Elektroniczne akta osobowe - jak zgodnie z przepisami przekazać pracownikowi dokument elektroniczny
Pytanie dotyczy elektronicznych akt osobowych i dodawania do nich elektronicznych wersji dokumentów. W procesie przejścia z akt papierowych na elektroniczne odwzorowywane są dokumenty papierowe do wersji plików pdf, a następnie ich zgodność z oryginałem potwierdzana jest podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Później, w bieżącej pracy z systemu kadrowego generowane są seryjnie różnego rodzaju dokumenty np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp.
Czy dopuszczalne jest wygenerowanie takich dokumentów, gdzie 1 egzemplarz ma postać papierową, zostaje podpisany przez pracodawcę i przekazywany do rąk pracownika, a drugi wygenerowany z systemu kadrowego jest eksportowany bezpośrednio do e-akt w formie elektronicznej? Jeśli tak, to w którym momencie powinien zostać elektronicznie podpisany: przed importem do e-teczki, po imporcie dopiero w e-teczce, czy może powinien mieć znak graficzny e-podpisu na dokumencie, a w e-teczce jeszcze raz zostać podpisany? W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów między generowaniem w systemie kadrowym a e-teczką przy założeniu, że: 1) pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej, 2) pracownik musi otrzymać dokument w formie papierowej, ponieważ nie może lub nie chce odebrać dokumentu w formie elektronicznej.
- Akta osobowe - papierowe czy elektroniczne? Wybór należy do pracodawcy
- Czy akta osobowe mogą być elektroniczne, a pozostała dokumentacja pracownicza papierowa?
- Na czym polega proces digitalizacji dokumentacji pracowniczej?
- Obieg e-dokumentów - jak przekazać pracownikowi dokument elektroniczny z akt osobowych?
- Czy dokumenty, dla których przepisy prawa pracy wymagają zachowania formy pisemnej, np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp. (czyli porozumienia zmieniające warunki zatrudnienia, aneksy do umów) powinny zostać opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym od razu po ich wygenerowaniu?
Przeczytaj też:
- Elektroniczne akta osobowe - od kiedy?
- Jak przejść na elektroniczne akta osobowe?
- Jak wprowadzić e-teczkę osobową?
- Elektroniczne potwierdzanie szkoleń BHP – MRPiPS planuje zmianę przepisów
- Będzie możliwość elektronicznego zawarcia umowy o pracę?
- E-akta ZUS
- Przechowywanie urlopu bezpłatnego pracownika – akta osobowe czy ewidencja czasu pracy
- Jak prowadzić akta osobowe długoletnich pracowników (zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.)
- Podział akt osobowych
- Akt powołania – w której części akt osobowych
- Usunięcie dokumentów z akt osobowych – konsekwencje
- Upoważnienia dla pracownika do przetwarzania danych osobowych – czy powinny być przechowywane w aktach osobowych
- Zamieszczenie w aktach osobowych zaktualizowanego CV pracownika
- Kopia akt osobowych zmarłego pracownika dla członka rodziny
- Wypowiedzenie umowy oraz porozumienie zmieniające termin zakończenia zatrudnienia – co włączyć do akt osobowych
- Skierowania na badania i orzeczenia z badań profilaktycznych – w której części akt osobowych przechowywać
- Część E w aktach osobowych pracownika – czy jest obowiązkowa w przypadku niewprowadzenia kontroli trzeźwości pracowników w firmie
