Narzędzia:
Pytanie: Czy w aktach osobowych (chodzi mi o wszystkie części, wszystkie dokumenty dostarczone przez pracownika – zaświadczenia ze szkoleń, akty nadania stopnia awansu zawodowego, szkolenia bhp, zaświadczenia lekarskie, akty urodzenia czy zgonu) musza być skopiowane i opatrzone opisem za zgodność z oryginałem i tylko w takiej formie należy je przechowywać w aktach? Czy ta kopia za zgodność z oryginałem musi być opatrzona datą?
Pytanie: Pracodawca sporządził notatkę służbową ze spotkania z pracownikiem. Celem spotkania było przekazanie informacji zwrotnej dotyczącej jakości pracy i kwestii wpływających na środowisko pracy (odczuwalny, nieprzyjemny zapach pracownika). Jak długo notatka służbowa powinna być przechowywana w aktach osobowych pracownika?
Pytanie: W naszej firmie pracownicy składają wnioski o urlop okolicznościowy za pośrednictwem systemu elektronicznego, jednak oświadczenia o skorzystaniu z takiego urlopu przechowujemy w wersji papierowej. W jakim miejscu powinny być przechowywane - w części B akt osobowych?
Pytanie: Czy w aktach osobowych mogę przechowywać klauzulę zgody na przetwarzanie danych osobowych kandydata do pracy, zgoda na nieodpłatne rozpowszechnianie wizerunku?
Pytanie: Pracownikowi udzielono kary nagany. Cała korespondencja, która dotyczy sprawy, została wpięta do części D akt osobowych. Do pracodawcy wpłynęły skargi na pracownika, dotyczące całkiem innej sprawy. W której części akt osobowych należy przechowywać pisma ze skargami na pracownika?
Pytanie: Pytanie dotyczy elektronicznych akt osobowych i dodawania do nich elektronicznych wersji dokumentów. W procesie przejścia z akt papierowych na elektroniczne odwzorowywane są dokumenty papierowe do wersji plików pdf, a następnie ich zgodność z oryginałem potwierdzana jest podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Później, w bieżącej pracy z systemu kadrowego generowane są seryjnie różnego rodzaju dokumenty np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp. Czy dopuszczalne jest wygenerowanie takich dokumentów, gdzie 1 egzemplarz ma postać papierową, zostaje podpisany przez pracodawcę i przekazywany do rąk pracownika, a drugi wygenerowany z systemu kadrowego jest eksportowany bezpośrednio do e-akt w formie elektronicznej? Jeśli tak, to w którym momencie powinien zostać elektronicznie podpisany: przed importem do e-teczki, po imporcie dopiero w e-teczce, czy może powinien mieć znak graficzny e-podpisu na dokumencie, a w e-teczce jeszcze raz zostać podpisany? W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów między generowaniem w systemie kadrowym a e-teczką przy założeniu, że: 1) pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej, 2) pracownik musi otrzymać dokument w formie papierowej, ponieważ nie może lub nie chce odebrać dokumentu w formie elektronicznej.
Pytanie: Ewidencję czasu pracy i związaną z urlopami przechowujemy elektronicznie, ale wnioski o podział urlopu w danym roku pracownicy dostarczają w wersji papierowej. W jaki sposób należy je przechowywać? Czy można umieścić je w części B akt osobowych?
Pytanie: Czy deklaracja PIT-2 może być przechowywana w aktach osobowych Pracownika (część B)?
Na żądanie pracownika musimy sporządzić dla niego kopię dokumentu (np. świadectwa pracy) lub dokumentów z akt osobowych (nawet wszystkich – jeśli zażąda). Jaka jest procedura wydawania kopii dokumentu z akt osobowych pracownika? Na co powinien uważać pracodawca? Jak oznaczamy wydawane dokumenty z akt osobowych? I czy kopię dokumentów z akt osobowych mogą odebrać inne osoby niż pracownik?
Pytanie: Jak długo i gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu m.in. zgłoszenie pracodawcy informacji o możliwości stosowania mobbingu przez przełożonego, oświadczenia stron, protokoły z wysłuchań świadków? Dodam, że na tą chwilę pracodawca nie ma wdrożonej żadnej procedury antymobbingowej. Czy zgłoszenie mobbingu przechowywać w aktach osobowych czy można założyć jednak wyodrębniony segregator z taką dokumentacją?
Zadaj pytanie ekspertowi i uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
