Narzędzia:
Pytanie: Pytanie dotyczy elektronicznych akt osobowych i dodawania do nich elektronicznych wersji dokumentów. W procesie przejścia z akt papierowych na elektroniczne odwzorowywane są dokumenty papierowe do wersji plików pdf, a następnie ich zgodność z oryginałem potwierdzana jest podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Później, w bieżącej pracy z systemu kadrowego generowane są seryjnie różnego rodzaju dokumenty np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp. Czy dopuszczalne jest wygenerowanie takich dokumentów, gdzie 1 egzemplarz ma postać papierową, zostaje podpisany przez pracodawcę i przekazywany do rąk pracownika, a drugi wygenerowany z systemu kadrowego jest eksportowany bezpośrednio do e-akt w formie elektronicznej? Jeśli tak, to w którym momencie powinien zostać elektronicznie podpisany: przed importem do e-teczki, po imporcie dopiero w e-teczce, czy może powinien mieć znak graficzny e-podpisu na dokumencie, a w e-teczce jeszcze raz zostać podpisany? W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów między generowaniem w systemie kadrowym a e-teczką przy założeniu, że A. pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej, B. pracownik musi otrzymać dokument w formie papierowej, ponieważ nie może lub nie chce odebrać dokumentu w formie elektronicznej.
Pytanie: Czy w aktach osobowych można trzymać kopię aktu urodzenia lub aktu ślubu lub aktu śmierci?
Pytanie: Pracodawca prowadzi całą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Jeśli chodzi o dokumentacje związaną z czasem pracy (tj. wnioski urlopowe, na żądanie, okolicznościowe, formularze nadgodzin, wnioski o opiekę nad dzieckiem z art. 188, wniosek o wyjście prywatne), pracownik wysyła podpisane skany na wskazany przez pracodawcę adres mailowy, pracodawca drukuje je i odpowiednio archiwizuje w postaci papierowej. Możliwość wysłania wniosku skanem dotyczy zarówno pracowników, którzy są objęci hybrydową pracą zdalną (2 dni w tygodniu) jak i tych, którzy pracują tylko z biura. Czy pracodawca może narazić się na negatywne konsekwencje ze strony PIP jeśli posiada tylko wydrukowane skany wniosków?
Pytanie: Na ile części dzielimy akta osobowe: 5 części czy 4 części? Czy obowiązuje zmiana od 1 stycznia 2019 r.
Pytanie: W której części akt osobowych należy przechowywać skierowania na badania lekarskie i orzeczenia z badań lekarskich (profilaktycznych) pracowników? Z przepisów wynika, że zarówno w części A, jak i B. Czy można praktykować taką metodę, że skierowanie na wstępne badania lekarskie i orzeczenia z tychże wstępnych badań przechowywane będą w części A, natomiast kolejne, tj. okresowe i kontrolne w części B?
Pytanie: Planujemy ponowne zatrudnienie tej samej osoby. Pierwsze zatrudnienie zakończyło się 30 czerwca 2023 r., a kolejne rozpocznie się 12 marca 2024 r. Czy w tej sytuacji należy pozbierać raz jeszcze od pracownika dokumenty tj. kwestionariusz osobowy osoby ubiegającej się o zatrudnienie, a następnie kwestionariusz osobowy pracownika oraz oświadczenia np. o zapoznaniu się z regulaminem pracy?
Pytanie: Czy upoważnienia, które otrzymuje pracownik od pracodawcy, powinny znajdować się w aktach osobowych w części B, czy tylko w teczce merytorycznej?
Pytanie: Pracownik zatrudniony od 15 stycznia, w dniu 31 stycznia złożył wypowiedzenie. Równocześnie zwrócił się o zawarcie porozumienia, zgodnie z którym 31 stycznia będzie jego ostatnim dniem pracy, na co pracodawca wyraził zgodę. Mając jego pisemne wypowiedzenie oraz podpisane 31 stycznia porozumienie (określające rozwiązanie umowy na ten sam dzień, tj. 31 stycznia), który z dokumentów powinniśmy włączyć do akt osobowych pracownika?
Pytanie: Czy można udostępnić kopię akt osobowych zmarłego pracownika (zgon w 1987 roku) członkowi jego rodziny, nie umieszczonemu w zapisach kodeksu pracy w art. 949 § 3 Kodeksu pracy? Akta osobowe mają posłużyć do opracowania biogramu i historii rodziny, ale osoba zgłaszająca się z wnioskiem o kopię akt to daleki krewny.
Pytanie: Czy nowo przyjmowanemu do pracy pracownikowi należy dać do podpisu potwierdzenie zapoznania się z informacją, o której mowa w art. 942 Kodeksu pracy (m.in. o wolnych stanowiskach pracy i możliwości awansu)? Czy należy dawać taki dokument także przy każdej kolejnej umowie o prace? Co z pracownikami z dłuższym stażem pracy, którzy wcześniej takiej informacji nie otrzymali, a zmienia się im umowa – czy należy im taką informację uzupełnić?
Zadaj pytanie ekspertowii uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!
40 wybitnych specjalistów w swojej dziedzinie przedstawi Ci odpowiedź i analizę nurtującego Cię problemu.
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas