Dokumentacja czasu pracy - Portal Kadrowy

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawców obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy pracownika dla celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Faktycznie jest to obowiązek polegający na dokumentowaniu czasu, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy. Porady ekspertów w zakresie dokumentowania czasu pracy pracowników znajdziesz w tym dziale.

Czy zmiana regulaminu pracy zdalnej może zakończyć pracę hybrydową bez indywidualnych porozumień z pracownikami?

Pytanie: Kilka lat temu wprowadziliśmy regulamin pracy zdalnej, który określał m.in. harmonogram rozkładu tygodniowego tej pracy. Integralną częścią tego regulminu był zał. nr 2, który był oświadczeniem pracownika o miejscu wykonywania pracy zdalnej, o brzmieniu: "Strony wspólnie uzgadniają, że od dnia ……………………. w związku z uzgodnieniem wykonywania pracy zdalnej przez pracownika, pracownik będzie wykonywał pracę zdalną częściową. Harmonogram wykonywania pracy zdalnej będzie wynosił: ............ Strony uzgadniają, że praca zdalna będzie wykonywana w miejscu ………………………. Podpis pracownika i podpis osoby reprezentującej pracodawcę". Obecnie zapadła decyzja o wprowadzeniu zmiany do regulaminu, która wycofuje możliwość pracy zdalnej częściowej o brzmieniu "Od dnia wejścia w życie niniejszej zmiany Regulamin oraz Załącznik nr 2 do Regulaminu Pracy Zdalnej nie stanowią podstawy do wykonywania pracy zdalnej częściowej (hybrydowej). Z tym dniem przestają obowiązywać postanowienia wszelkich oświadczeń i innych dokumentów sporządzonych na podstawie Regulaminu Pracy Zdalnej w zakresie, w jakim przewidują wykonywanie pracy zdalnej częściowej, w szczególności określające harmonogram wykonywania pracy zdalnej". Pojawiła się argumentacja pracownika, że podpisane oświadczenie może stanowić indywidualne porozumienie stron w rozumieniu art. 67¹⁹ § 1 pkt 2 Kodeksu pracy. Dodam, że wszyscy pracownicy podpisali identyczne oświadczenia, które zakładały taki sam harmonogram pracy zdalnej (w stosunku do nikogo nie został wdrożony indywidualny harmonogram, aneks ani nie zostało to wpisane do umowy o pracę". Czy Pracownik ma rację?

Czy ewidencja czasu pracy musi zawierać informację o urlopie wypoczynkowym? Sprawdź, co jest obowiązkowe

Pytanie: Czy w ewidencji czasu pracy należy zaznaczyć, ile pracownikowi przysługuje dni urlopu wypoczynkowego (ogólnie w danym roku lub ile pozostało do wykorzystania), czy jest to jedynie obowiązkowa informacja, którą należy umieścić w informacji o warunkach zatrudnienia?

Informacja o warunkach zatrudnienia – jak prawidłowo wskazać wymiar czasu pracy i zasady nadgodzin?

Pytanie: U pracodawcy część pracowników zatrudnionych jest w zadaniowym systemie czasu pracy – pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Jaki należy zastosować zapis w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu Pracy) w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy dobowego i tygodniowego? Zarówno pracodawca jaki i jego zastępca, główna księgowa oraz sekretarz w rozumieniu ponadzakładowego układu zbiorowego pracy dla pracowników zajmują stanowiska kierownicze, do których stosuje się postanowienia art. 1514 Kodeksu pracy – pracownicy zatrudnieni w pełnym wymiarze czasu pracy. Jaki należy zastosować zapis w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 Kodeksu Pracy) w zakresie obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy dobowego i tygodniowego? Czy w informacji o dodatkowych warunkach zatrudnienia w punkcie dotyczącym pracy w godzinach nadliczbowych i ich rekompensaty należy ująć również art. 178 § 2 Kodeksu pracy – dla pracowników wychowujących dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia? Z kolei w punkcie dotyczącym objęcia pracowników układem zbiorowym pracy należy również wpisać porozumienie zawarte ze związkami zawodowymi w sprawie wprowadzenia pracy zdalnej hybrydowej, jeżeli informacja przygotowywana jest dla pracownika w zadaniowym systemie czasu pracy, a jego charakter pracy jest terenowy tzn. nie ma możliwości wykonywania swoich obowiązków służbowych przy komputerze?

Ewidencja czasu pracy – jakie informacje powinna zawierać

Przepisy wymieniają, co powinna zawierać ewidencja czasu pracy pracowników. Mimo to pracodawcy mają wiele wątpliwości, jak prowadzić, wypełniać i przechowywać karty ewidencji czasu pracy. Przykładowo, czy w ewidencji czasu pracy trzeba wykazywać pracę zdalną, delegacje, szkolenia, wyjścia prywatne? Jak oznaczać zwolnienia od pracy i rodzaje dni wolnych? Jakie dodatkowe informacje w karcie ewidencji czasu pracy są dopuszczalne? Zobacz 2 przykładowo wypełnione wzory karty miesięcznej ewidencji czasu pracy.

Ewidencja czasu pracy wzór (Karta ewidencji czasu pracy)

Karta ewidencji czasu pracy musi być prowadzona oddzielnie dla każdego pracownika, w formie papierowej lub elektronicznej przy zachowaniu wymogów określonych rozporządzeniem w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Ewidencja czasu pracy a lista obecności – potwierdzanie obecności przez pracowników

Pracodawca musi prowadzić ewidencję czasu pracy pracownika, a listę obecności – niekoniecznie. Jeśli jednak nie ma tej ostatniej, musi przewidzieć inny sposób potwierdzania obecności. Dlatego najprostsze i najpopularniejsze są właśnie listy obecności. Jak je prawidłowo prowadzić? Co powinny zawierać, a czego nie należy w nich wpisywać? O czym należy pamiętać przy sporządzaniu listy obecności? I kiedy taka lista może się stać ewidencją czasu pracy.

Podpisywanie kart pracy w czasie zwolnienia lekarskiego – czy kierownik może to zrobić

Pytanie: Czy kierownik podczas swojej nieobecności w pracy (np. z powodu choroby czy urlopu wypoczynkowego) powinien podpisać się na kartach pracy jako potwierdzenie przyjścia i wyjścia swoich podwładnych pracowników. Dodam, że karty pracy kierownicy wypełniają na koniec miesiąca.

Wydruki z ewidencji czasu pracy prowadzonej w programie kadrowo-płacowym

Pytanie: Ewidencję czasu pracy prowadzimy na bieżąco w programie kadrowo – płacowym. W każdym momencie możemy wydrukować ewidencję z programu. Czy jest to równoznaczne z prowadzeniem ewidencji w formie elektronicznej i nie ma potrzeby drukowania kart ewidencji czasu pracy?

Udostępnienie ewidencji czasu pracy na żądanie pracownika

Pytanie: Pracownik w umowie ma wskazany zmianowy system pracy. Od 3 lat pracuje tylko na noce i w każdą niedzielę. Czy pracodawca powinien na wniosek pracownika wystawić zaświadczenie - grafik wskazujący godziny pracy i w jakim okresie pracownik świadczył pracę? Na co powinien powołać się pracownik?

Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy w 2025 roku?

Ewidencja czasu pracy to dokument zawierający szczegółowe informacje o czasie pracy pracownika. Powinna być prowadzona indywidualnie dla każdego pracownika gdyż jest niezbędna, aby móc poprawnie rozliczyć jego czas pracy, a w konsekwencji naliczyć przysługujące mu wynagrodzenie, czy ustalić inne świadczenia związane z pracą. To, czy pracodawca prawidłowo prowadzi ewidencję może skontrolować Państwowa Inspekcja Pracy.

e-Poradnia

Zadaj pytanie ekspertowi i uzyskaj odpowiedź do 2 dni roboczych!

Kategorie