Ewidencja czasu pracy – jakie informacje powinna zawierać

Każdy pracodawca ma obowiązek prowadzenia każdemu pracownikowi (zatrudnionemu w ramach stosunku pracy) indywidualnej ewidencji czasu pracy (zatem ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa). Zawiera ona informacje o czasie pracy, ale też innych okolicznościach (sprawach związanych ze stosunkiem pracy). Przepisy nie ustalają wzoru ewidencji, czyli w praktyce może ona wyglądać dowolnie. Ważne jest, aby zawierała co najmniej wszystkie informacje wskazane w rozporządzeniu, które wskazujemy w tabeli.

Obejrzyj wywiad z ekspertem, zobacz przykłady i pobierz gotową checklistę:

• Co powinno być w teczce ewidencyjnej czasu pracy

Nie trzeba osobno zaznaczać w ewidencji faktu, że pracownik odbywa podróż służbową (delegację). Jednak możemy dobrowolnie to rejestrować. Natomiast oczywiście – jak w każdym innym dniu pracy – także w delegacji trzeba zaewidencjonować godziny pracy, nadgodziny, prace nocną itp. Przypomnijmy, że w podróży służbowej do czasu pracy wlicza się:

- rozkładowy czas pracy, niezależnie od tego, czy pracownik w tych godzinach pracuje, jedzie, oczekuje na przejazd itd.

- a poza rozkładowymi godzinami pracy tylko czas rzeczywistego wykonywania obowiązków.

Oznacza to, że przejazdów przypadających poza rozkładowymi godzinami pracy nie wliczamy do czasu pracy – a więc nie musimy też w żaden sposób odnotowywać ich w ewidencji, chyba że chcemy (pilnujmy jednak, aby zarówno praca, jak i przejazdy nie naruszały 11-godzinnego odpoczynku dobowego).

Ze szkoleniami jest nieco inaczej. Jeśli bowiem szkolenie jest obowiązkowe – to jest w całości zaliczane do czasu pracy: zarówno gdy przypada w godzinach pracy, jak i poza nimi (w tym ostatnim przypadku powstaną nadgodziny). Wówczas normalnie rejestrujemy czas pracy nadgodziny, porę nocną ewentualnie pracę w dniu wolnym – ale nie musimy odnotowywać samego faktu, że było to szkolenie.

Natomiast na udział w szkoleniu podnoszącym kwalifikacje (dobrowolnym) pracodawca zwalnia pracownika – a zwolnienia zaznacza się w ewidencji. Jednak takie szkolenie – w odcinku przypadającym poza czasem pracy – nie jest czasem pracy, więc nie jest ewidencjonowane.

Przerw wliczanych do czasu pracy nie musimy odnotowywać w ewidencji czasu pracy. Mowa tu przede wszystkim o 15-minutowych przerwach dla wszystkich pracowników (pierwsza przysługuje pracownikowi pracującemu co najmniej 6 godzin dziennie, druga po ponad 9 godzinach, a trzecia po ponad 16 godzinach pracy dziennie). Podobny charakter ma dodatkowa 15-minutowa przerwa niepełnosprawnego oraz przerwy pracownicy karmiącej dziecko piersią. Choć w tym ostatnim przypadku korzystanie z takiej przerwy wiąże się często z wcześniejszym wyjściem z pracy. Dlatego niektórzy pracodawcy – mimo braku formalnego obowiązku – odnotowują przerwy na karmienie jeśli są wykorzystywane na początku lub na końcu dniówki roboczej. Czyli traktują przerwy normalnie jako czas pracy, ale zaznaczają np. gdzieś na dole ewidencji, że „w godzinach 15.00-16.00 pracownica korzysta z przerw na karmienie dziecka piersią”.

Natomiast w ewidencji trzeba odnotować fakt korzystania z tzw. przerwy lunchowej wskazanej w art. 141 kp, która nie jest wliczana do czasu pracy (jeśli pracodawca taką przerwę przewidział – bo wcale nie musi).

Przepisy nakazują nam ewidencjonować jedynie godziny nadliczbowe. Nie wspominają nic natomiast o osobnym rejestrowaniu godzin ponadwymiarowych pracownika niepełnoetatowego, które nie są nadgodzinami.

Czyli przykładowo: jeśli osoba zatrudniona na 1/2 etatu pracuje po 4 godziny dziennie, to nadgodziny ma dopiero po przekroczeniu 8-godzinnej normy. Natomiast godziny przekraczające 4 godziny ale nie przekraczające 8 godzin to tzw. godziny ponadwymiarowe. Są one dodatkowo wynagradzane:

- albo tylko zwykłą stawką, bez dodatku

- albo wynagrodzeniem z dodatkiem (jeśli przekraczają limit godzin płatnych jak nadgodziny, który trzeba obowiązkowo określić w umowie o pracę pracownika niepełnoetatowego).

Niezależnie od tego, czy takie godziny ponadwymiarowe są płatne tylko zwykłą stawką, czy wynagrodzeniem z dodatkiem, i tak nie są nadgodzinami. Teoretycznie można więc nie odnotowywać ich w miejscu, gdzie wskazujemy godziny nadliczbowe (wystarczy po prostu odnotować godziny pracy dziennie – i już z tego faktu można wywnioskować, że powstały godziny ponadwymiarowe).

Jednak ponieważ ewidencja jest też podstawą do rozliczania wynagrodzeń, godziny ponadwymiarowe warto w jakiś sposób osobno oznaczyć. Ewentualnie można też (choć nie ma wprost obowiązku) w celach rozliczeniowych rozróżniać godziny ponadwymiarowe płatne zwykłą stawką i płatne wynagrodzeniem z dodatkiem wskazanym w art. 151 § 5 kp.

Przepisy nie nakazują zaznaczania w ewidencji czasu pracy faktu, że pracownik wykonuje w danym dniu pracę zdalną. A zatem pracownikowi zdalnemu wystarczy – na ogólnych zasadach – wykazywać dni i godziny pracy, nadgodziny, pracę nocną itd. Sama praca zdalna nie zwalnia z rejestrowania godzin pracy. Dopiero gdyby była np. połączona z systemem zadaniowym, wtedy pracownik miałby tzw. uproszczoną ewidencję (którą opisujemy dalej).

Jednak możemy dobrowolnie zdecydować, że zaznaczamy w ewidencji fakt wykonywania pracy zdalnej w danym dniu. Może to mieć większe znaczenie wtedy, gdy pracownik raz pracuje zdalnie, a raz nie (i nie chodzi tu o pracę zdalną okazjonalną). Wówczas bowiem za dni pracy zdalnej przysługują określone należności, a za dni pracy stacjonarnej nie. Stąd takie zaznaczenie ma znaczenie dla celów rozliczeniowych. Choć naszym zdaniem lepiej wykazywać ten fakt na liście obecności (np. elektronicznej) lub ewentualnie w rozkładzie czasu pracy.

Wyjścia prywatne pracowników również należy uwzględnić w ewidencji czasu pracy – jako zwolnienia od pracy. Czas odpracowania takiego zwolnienia, udzielonego pracownikowi, na jego pisemny wniosek, w celu załatwienia spraw osobistych nie stanowi pracy w nadgodzinach. Odpracowanie zwolnienia nie może jednak naruszać okresów odpoczynku z art. 132 i 133 kp i dlatego zarówno godziny wyjścia, jak i godziny jego odpracowania należy uwzględnić w ewidencji (oczywiście czasu wyjścia nie zaznaczamy jako nadgodziny).

Wielu pracodawców w ewidencjach czasu pracy wyróżnia też osobno (np. w podsumowaniu na końcu):

- informację o czasie zaplanowanym,

- informację o czasie faktycznie przepracowanym (zbiorcze podsumowanie wszystkich przekroczeń),

- dane o rozliczeniu już na etapie danego miesiąca (np. odpracowane wyjście prywatne, odebrany czas wolny za nadgodziny, odebrany dzień wolny)

- podsumowanie (ile i czego pozostało do zapłaty za dany miesiąc oraz czy jakiś odbiór przechodzi na kolejny miesiąc lub okres rozliczeniowy).

Zdarzają się także podsumowania roczne. Wszystkie takie dodatkowe informacje czy podsumowania są dopuszczalne.

Ewidencja czasu pracy powinna wykazywać faktyczną pracę w danej dobie pracowniczej. Jeżeli więc pracownik rozpoczyna pracę dwukrotnie w tej samej dobie (np. dlatego, że w kolejnym dniu rozpoczął pracę o godzinie wcześniejszej niż poprzedniego dnia), to w ewidencji trzeba wykazać tę zwiększoną pracę w danej dobie.

Pewne wątpliwości budzi przypadek, gdy pracownik ma ruchomy czas pracy. Taka organizacja czasu pracy powoduje bowiem, że w przypadku gdy praca w kolejnym dniu rozpoczyna się o godzinie wcześniejszej niż poprzedniego dnia, nie powstają godziny nadliczbowe (zob. przykład).

Ewidencja powinna odzwierciedlać faktycznie przepracowany czas. A zatem zasadniczo trzeba wykazać także kilkunastominutowe zwolnienia z pracy czy kilkunastominutową pracę nadliczbową.

Są grupy pracowników, którym prowadzimy wprawdzie samą ewidencję czasu pracy, ale nie rejestrujemy w niej godzin pracy (a więc nie wskazujemy także godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, liczby nadgodzin, godzin pracy nocnej itp.). Chodzi o osoby:

– objęte systemem zadaniowego czasu pracy,

– zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz

– otrzymujące ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Chociaż tym osobom nie ewidencjonuje się godzin pracy, ale wszystkie pozostałe elementy ewidencji muszą być w niej zapisane. Trzeba więc zaznaczać same dni pracy, a także wszelkie dni wolne oraz urlopy zwolnienia od pracy ze wskazaniem ich rodzaju.

Zasadniczo ewidencja jest czymś innym niż lista obecności. Prowadzenie ewidencji czasu pracy to obowiązek każdego pracodawcy. Natomiast listę obecności możemy lecz nie musimy prowadzić (choć jeśli jej nie mamy, musimy w przepisach zakładowych wskazać inny sposób potwierdzania obecności. Lista obecności jest dokumentem pomocniczym do wypełniania ewidencji czasu pracy w formie wskazanej w przepisach.

Lista obecności nie wchodzi do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy.