Czy wolno zmienić rozkład, który już ogłosiliśmy pracownikom?
Załóżmy, że rozkład czasu pracy wszedł już w życie – i obowiązuje. Czy można go zmienić? A jeśli tak, to z jakich przyczyn i pod jakimi warunkami? Jak przeprowadzić zmianę rozkładu? W jakim terminie?
Rozkłady czasu pracy (harmonogramy, grafiki) powinny być zasadniczo ustalane na całe okresy rozliczeniowe albo na ich części obejmujące co najmniej 1 miesiąc. Muszą być też podane do wiadomości najpóźniej na tydzień przed rozpoczęciem okresu, na który są ogłaszane. Są też wyjątki, gdy pracodawca nie musi tworzyć takich cyklicznych rozkładów (co to za wyjątki – wyjaśniamy tutaj). Ale zasadniczo Kodeks pracy nakazuje je tworzyć.
Wszedł już w życie – i co dalej
Przepisy nie wskazują natomiast, czy rozkład można zmienić po tym, gdy już wszedł w życie (i ewentualnie w jakich okolicznościach). Jednak przyjmuje się, że w niektórych przypadkach jest to możliwe.
Jeśli w trakcie już biegnącego okresu rozliczeniowego okaże się, że jest większe, niż planowano, zapotrzebowanie na pracę (z jakichkolwiek powodów), pracodawca może zlecić godziny nadliczbowe.
Godziny nadliczbowe trzeba jednak zrekompensować (wynagrodzeniem z albo czasem wolnym w odpowiedniej proporcji). W niektórych przypadkach byłoby więc wygodniej nie polecać nadgodzin, lecz zmienić bieżący harmonogram, przesuwając pracowników do chwilowej pracy na innym stanowisku, na innej zmianie czy na inne godziny pracy.
Jednak taka zmiana jest możliwa tylko pod warunkiem że nie spowoduje to zaplanowania w rozkładzie nadgodzin. Czyli innymi słowy: rozkład można zmienić wtedy, gdy i przed zmianą i po zmianie rozkładu nie zawiera on zaplanowanych nadgodzin, czyli:
- nie przewiduje naruszenia nominału dni i godzin pracy w okresie rozliczeniowym (właściwego dla danego wymiaru etatu) i
- nie zakłada przekroczenia maksymalnego dobowego wymiaru czasu pracy (np. 8 godzin na dobę w systemie podstawowym)
Jeżeli bowiem zmiana miałaby spowodować powstanie godzin nadliczbowych, to nie powinniśmy go zmieniać, tylko po prostu wydać polecenie pracy nadliczbowej (polecenie to wydajemy w trybie przyjętym w zakładzie np. ustnie, mailowo, pisemnie itd.) i następnie zrekompensować takie nadgodziny.
Jeśli zmiana miałaby spowodować nadgodziny – nie ruszamy rozkładu
Pracownik ma system równoważny i miesięczny okres rozliczeniowy. Przez 3 tygodnie tego okresu pracował przez 5 dni w tygodniu po 10 godzin na dobę. Do wypracowania pozostało mu jeszcze 18 godzin, więc w ostatnim tygodniu miał pracować tylko 2 dni: po 10 i po 8 godzin. Z powodu nieobecności innej osoby pracodawca zmienił mu jednak rozkład, planując pracę w ostatnim tygodniu przez 5 dni po 10 godzin. Zaplanował tym samym nadgodziny, a więc naruszył przepisy. Tego typu pracę nadliczbową mógł bowiem polecić jako nieplanowaną, ale nie mógł jej planować w rozkładzie czasu pracy.
Które zmiany można wprowadzić w trybie zmiany rozkładu?
Zmian w rozkładzie można dokonywać tylko w taki sposób, aby nie planować godzin nadliczbowych, np.:
- przesuwając pracownika z pierwszej na drugą zmianę, ale nie zwiększając wymiaru czasu pracy albo
- w tych systemach, gdzie możliwe jest wydłużenie dobowego wymiaru czasu pracy powyżej 8 godzin np. w systemie równoważnym wydłużając pracownikowi w jednym dniu zaplanowaną pracę z 8 do 12 godzin, lecz w zamian skracając z 8 do 4 godzin planowaną pracę w innym dniu tego samego okresu rozliczeniowego lub też
- zmieniając pracownikowi sobotę na pracującą (np. przez 8 godzin), a w zamian wyznaczyć wolny poniedziałek (w który pracownik miał pracować 8 godzin).
Z jakich przyczyn można zmienić rozkład i z jakim wyprzedzeniem?
Jest powszechnie przyjęte, że można zmienić rozkład w trakcie bieżącego okresu rozliczeniowego jest możliwa z powodu nagłej nieobecności innego pracownika. A zatem wtedy gdy potrzeba szybko zorganizować zastępstwo, ponieważ inny pracownik np. zachorował, wziął urlop na żądanie albo został zwolniony (zwolnił się) z pracy. Jeśli te okoliczności nie były znane już w momencie tworzenia harmonogramu, mogą być powodem do jego zmiany.
Szymon Sokolik
