Czy pracodawca może planować czas pracy w tygodniowych grafikach zamiast miesięcznych harmonogramów?
Dla 3 pracowników biura prasowego urzędu miasta, w stosunku do których wymaga się obecności, dyspozycyjności i obsługi wydarzeń w konkretnych godzinach chcemy wprowadzić system zmianowy. Obecnie pracują oni w systemie równoważnym i ruchomym rozkładzie (poniedziałek–piątek). Pomimo tego generują dużo nadgodzin i pracują w weekendy. Praca zmianowa polegałaby na tym, że w pierwszym tygodniu: 1 pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 8–16 (I zmiana), 2 pracownik od poniedziałku do środy w godz. 8–16, czwartek i piątek ma wolne, potem pracuje w sobotę i niedzielę w godz. w zależności od organizowanych imprez, często po południu. 3 pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w godz. 12–20 (II zmiana). Charakter pracy pozwala na przewidzenie wykonywania pracy maks. na tydzień przed jej wystąpieniem. Grafiki przekazane z miesięcznym wyprzedzeniem nie sprawdzą się w tym przypadku. Praca tych osób polega na reagowaniu na bieżące wydarzenia. Jak w takim razie planować czas pracy pracownikom, czy można przedkładać tygodniowe grafiki?
Pracodawca nie powinien zastępować miesięcznych harmonogramów tygodniowymi grafikami, ponieważ rozkład czasu pracy pracownika powinien obejmować co najmniej 1 miesiąc, natomiast przy pracy biura prasowego można wprowadzić miesięczny harmonogram bazowy i przewidzieć możliwość jego uzasadnionej korekty w razie wcześniej niemożliwych do przewidzenia potrzeb związanych z obsługą bieżących wydarzeń.
- Czy przy pracy zależnej od bieżących wydarzeń można przekazywać pracownikom tygodniowe grafiki czasu pracy?
- Kiedy można uznać, że pracownicy faktycznie wykonują pracę zmianową?
- Jak prawidłowo zaplanować pracę w weekendy, aby nie naruszyć przepisów o czasie pracy?
Sprawdź też:
- Wprowadzenie 7-godzinnego dnia pracy dla wszystkich pracowników – czy zmienia normy czasu pracy dla osób niepełnosprawnych
- Przekroczenie wymiaru czasu pracy w okresie rozliczeniowym – jak rozliczyć dodatkową pracę
- Naruszenie przepisów o odpoczynku dobowym – jakie mogą być konsekwencje
- Zadaniowy czas pracy bez błędów: jak prowadzić ewidencję i uniknąć roszczeń o nadgodziny – przykładowy wzór
- Urlop wypoczynkowy i urlop na żądanie w systemie równoważnym (zmiany 12-godzinne): jak planować i rozliczać godziny
- Zachowanie wymaganego odpoczynku dobowego i tygodniowego a odpracowanie wyjścia prywatnego
Pracodawca nie może planować czasu pracy pracowników biura prasowego wyłącznie w tygodniowych grafikach. Jeżeli praca jest organizowana według indywidualnych rozkładów czasu pracy, harmonogram powinien obejmować co najmniej 1 miesiąc i zostać przekazany pracownikowi co najmniej na tydzień przed rozpoczęciem pracy w okresie, którego dotyczy.
Nie wyłącza tego okoliczność, że charakter pracy biura prasowego wymaga bieżącej reakcji na wydarzenia miejskie, konferencje, uroczystości lub inne zdarzenia, których dokładny termin albo zakres obsługi może być znany dopiero z niewielkim wyprzedzeniem. Taka specyfika pracy uzasadnia wprowadzenie mechanizmu zmiany harmonogramu, ale nie uzasadnia całkowitego odstąpienia od miesięcznego planowania czasu pracy.
Praca zmianowa musi oznaczać rzeczywistą rotację godzin pracy
Praca zmianowa nie jest odrębnym systemem czasu pracy, lecz sposobem organizacji pracy możliwym do zastosowania w różnych systemach, w tym w systemie równoważnym. Warunkiem uznania danego modelu za pracę zmianową jest zmiana pory wykonywania pracy przez poszczególnych pracowników po upływie określonej liczby godzin, dni lub tygodni.
Samo przypisanie jednego pracownika do godzin 8.00–16.00, drugiego do godzin 12.00–20.00, a trzeciego do obsługi wydarzeń weekendowych nie przesądza jeszcze o pracy zmianowej. O takim modelu można mówić dopiero wtedy, gdy pracownicy rotacyjnie wykonują pracę w różnych porach, np. naprzemiennie na zmianie porannej, popołudniowej oraz przy obsłudze wydarzeń odbywających się w soboty lub niedziele.
System równoważny może lepiej odpowiadać charakterowi tej pracy
W opisanym stanie faktycznym zasadne jest rozważenie pozostawienia równoważnego systemu czasu pracy. Przy pracy zależnej od kalendarza wydarzeń miejskich system ten może być bardziej adekwatny niż system podstawowy, ponieważ umożliwia planowanie dłuższych dobowych wymiarów czasu pracy i równoważenie ich krótszą pracą albo dniami wolnymi w okresie rozliczeniowym.
Przejście na podstawowy system czasu pracy może nie ograniczyć liczby godzin nadliczbowych, jeżeli obsługa wydarzeń będzie wymagała pracy dłuższej niż 8 godzin na dobę. W takim przypadku problemem nie jest sam brak pracy zmianowej, lecz niedostosowanie planowania czasu pracy do rzeczywistych potrzeb organizacyjnych biura prasowego.
Praca w weekend powinna wynikać z harmonogramu
Praca w sobotę lub niedzielę może zostać zaplanowana, ale nie powinna stanowić dodatkowego obciążenia ponad obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy. Jeżeli pracownik ma pracować w sobotę, pracodawca powinien zapewnić mu inny dzień wolny z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy. Jeżeli natomiast praca przypada w niedzielę, konieczne jest zastosowanie zasad rekompensaty pracy niedzielnej oraz zapewnienie pracownikowi co najmniej jednej niedzieli wolnej od pracy raz na 4 tygodnie, chyba że w danym przypadku pracownik zostanie objęty weekendowym systemem czasu pracy.
Dopuszczalne może być zatem zaplanowanie pracownikowi pracy od poniedziałku do środy, wolnego w czwartek i piątek oraz pracy w sobotę i niedzielę, o ile taki rozkład został ujęty w harmonogramie i nie narusza wymiaru czasu pracy, odpoczynków dobowych i tygodniowych oraz zasad rekompensaty pracy w dni wolne.
Możliwa jest korekta harmonogramu, ale nie stałe planowanie tygodniowe
Najbezpieczniejszym rozwiązaniem jest sporządzanie miesięcznego harmonogramu bazowego, obejmującego znane na dany moment dni i godziny pracy, oraz wprowadzenie w przepisach wewnętrznych zasad jego zmiany. Korekta harmonogramu powinna mieć oparcie w obiektywnych i konkretnych przyczynach, takich jak pojawienie się nowego wydarzenia, zmiana terminu wydarzenia, jego odwołanie, choroba pracownika albo konieczność udzielenia dnia wolnego za pracę w sobotę lub niedzielę.
Nieprawidłowe byłoby natomiast przyjęcie modelu, w którym pracodawca co tydzień od nowa ustala dni i godziny pracy, rezygnując w praktyce z miesięcznych harmonogramów. Taki sposób organizacji pracy mógłby zostać uznany za obejście
Joanna Suchanowska
