Pytanie dotyczy elektronicznych akt osobowych i dodawania do nich elektronicznych wersji dokumentów. W procesie przejścia z akt papierowych na elektroniczne odwzorowywane są dokumenty papierowe do wersji plików pdf, a następnie ich zgodność z oryginałem potwierdzana jest podpisem elektronicznym lub pieczęcią elektroniczną. Później, w bieżącej pracy z systemu kadrowego generowane są seryjnie różnego rodzaju dokumenty np. decyzje o przyznaniu dodatków, zmiana stawek wynagrodzenia itp.
Czy dopuszczalne jest wygenerowanie takich dokumentów, gdzie 1 egzemplarz ma postać papierową, zostaje podpisany przez pracodawcę i przekazywany do rąk pracownika, a drugi wygenerowany z systemu kadrowego jest eksportowany bezpośrednio do e-akt w formie elektronicznej? Jeśli tak, to w którym momencie powinien zostać elektronicznie podpisany: przed importem do e-teczki, po imporcie dopiero w e-teczce, czy może powinien mieć znak graficzny e-podpisu na dokumencie, a w e-teczce jeszcze raz zostać podpisany? W jaki sposób usprawnić obieg dokumentów między generowaniem w systemie kadrowym a e-teczką przy założeniu, że: 1) pracownik może otrzymać dokument w formie elektronicznej, 2) pracownik musi otrzymać dokument w formie papierowej, ponieważ nie może lub nie chce odebrać dokumentu w formie elektronicznej.
Przeczytaj też:
Zmianę wprowadza rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U z 2025 r., poz. 189). Związana jest ona z wejściem w życie przepisów wprowadzających nowe uprawnienie - uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków (dodany art. 1802 Kodeksu pracy).
