Ryczałt za prywatny samochód elektryczny dyrektora przedszkola – jaką stawkę za 1 km zastosować

Zwrot kosztów używania przez pracownika prywatnego samochodu osobowego do jazd lokalnych następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z pracodawcą. Miesięczny ryczałt oblicza się jako iloczyn:

• stawki za 1 km przebiegu pojazdu,
• miesięcznego limitu kilometrów ustalonego przez pracodawcę.

Pracownik powinien złożyć pisemne oświadczenie o używaniu pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Kwotę ryczałtu zmniejsza się o 1/22 za każdy roboczy dzień nieobecności w pracy oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Zasady te wynikają z nadal obowiązującego rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r.

Maksymalne stawki za 1 km przebiegu samochodu osobowego wynoszą obecnie:

• 0,89 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika do 900 cm³,
• 1,15 zł – dla samochodu o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm³.

Są to stawki maksymalne. Strony mogą określić w umowie stawkę niższą. Obowiązujące przepisy nie zawierają natomiast osobnej kategorii dla samochodów elektrycznych, hybrydowych ani wodorowych.

Problem z rozliczeniem samochodu elektrycznego wynika z konstrukcji przepisów. W przypadku samochodów spalinowych wysokość stawki zależy od pojemności skokowej silnika. Samochód elektryczny nie ma jednak silnika o pojemności wyrażanej w centymetrach sześciennych, dlatego nie można go bezpośrednio zakwalifikować do żadnej z dwóch kategorii wymienionych w rozporządzeniu.

Nie należy zatem wskazywać, że stawka 0,89 zł „obowiązuje” dla samochodu elektrycznego. Można natomiast przyjąć ją w umowie jako stawkę ustaloną przez strony, odpowiadającą najniższej stawce przewidzianej dla samochodów osobowych.

Przyjęcie stawki 0,89 zł za 1 km jest rozwiązaniem ostrożnym i spotykanym w praktyce, ponieważ jest to niższa z maksymalnych stawek określonych dla samochodów osobowych. Nie oznacza to jednak, że samochód elektryczny zostaje prawnie uznany za pojazd o pojemności silnika do 900 cm³.

W umowie lub aneksie warto zatem wyraźnie zapisać, że:

strony ustalają stawkę zwrotu kosztów używania samochodu elektrycznego do celów służbowych w wysokości 0,89 zł za 1 km przebiegu.

Takie sformułowanie wskazuje, że wysokość wypłaty wynika z uzgodnienia stron, a nie z przypisania samochodu elektrycznego do nieistniejącej dla niego kategorii pojemności silnika.

Samo przyjęcie w umowie stawki 0,89 zł nie przesądza, że wypłacany ryczałt będzie zwolniony z podatku dochodowego. W najnowszych interpretacjach podatkowych organy wskazują, że rozporządzenie nie obejmuje samochodów elektrycznych, ponieważ odnosi się do pojazdów klasyfikowanych według pojemności skokowej silnika.

W interpretacji z 13 listopada 2025 r. dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał, że zwrot kosztów używania prywatnego samochodu elektrycznego do jazd lokalnych nie korzysta automatycznie ze zwolnienia z PIT przewidzianego dla świadczeń wypłacanych na podstawie odrębnych przepisów. Oznacza to, że wypłacona kwota może stanowić opodatkowany przychód pracownika.

Przed zastosowaniem zwolnienia podatkowego jednostka powinna więc oddzielnie przeanalizować skutki wypłaty ryczałtu w PIT. Ustalenie stawki zwrotu kosztów w umowie i podatkowe rozliczenie wypłaconej kwoty to dwie odrębne kwestie.

Zapowiadane zmiany przepisów mają wprowadzić osobne zasady rozliczania pojazdów elektrycznych, hybrydowych i wodorowych oraz odejście od stosowania wyłącznie pojemności skokowej silnika. Do czasu wejścia nowych regulacji w życie obowiązuje jednak dotychczasowe rozporządzenie, które nie wskazuje stawki dla samochodu elektrycznego. Oficjalny system ELI nadal oznacza rozporządzenie z 25 marca 2002 r. jako akt obowiązujący.

W umowie z dyrektorem przedszkola warto określić co najmniej:

• samochód, którego dotyczy umowa, w tym markę i numer rejestracyjny,
• miesięczny limit kilometrów,
• stawkę przyjętą za 1 km przebiegu,
• sposób obliczania i pomniejszania miesięcznego ryczałtu,
• obowiązek składania miesięcznego oświadczenia,
• zasady rozliczenia podatku i składek od wypłacanej kwoty.

Dzięki temu nie będzie wątpliwości, że stawka 0,89 zł została uzgodniona przez strony jako podstawa obliczenia świadczenia, a nie zastosowana wprost jako ustawowa stawka dla samochodu elektrycznego.

W umowie dotyczącej używania przez dyrektora przedszkola prywatnego samochodu elektrycznego do jazd lokalnych można przyjąć stawkę 0,89 zł za 1 km przebiegu, o ile strony nie ustalą stawki niższej. Jest to jednak stawka umowna przyjęta przez analogię do najniższej stawki dla samochodu osobowego, a nie stawka określona w przepisach dla pojazdów elektrycznych.

Jednocześnie należy sprawdzić podatkowe skutki wypłaty. Ze względu na brak jednoznacznej podstawy prawnej dla samochodów elektrycznych organy podatkowe mogą uznać ryczałt za przychód dyrektora podlegający opodatkowaniu.