Nadpłacone wynagrodzenie chorobowe – jak skorygować rozliczenia po dostarczeniu świadectwa pracy
Pracownik został zatrudniony 19 lutego 2026 r. W kwietniu chorował przez 5 dni. Pracodawca wypłacił mu wynagrodzenie chorobowe. Na moment rozliczania zwolnienia lekarskiego pracodawca nie posiadał ostatniego świadectwa pracy. Dlatego nie wiedział, czy w tym roku pracownikowi wypłacono już wynagrodzenie chorobowe u poprzedniego pracodawcy. Obecnie pracownik dostarczył świadectwo pracy, z którego wynika, że w tym roku otrzymał już wynagrodzenie chorobowe za 10 dni. Ponieważ pracownik ukończył 50 lat, wynagrodzenie chorobowe przysługuje mu jeszcze tylko za 4 dni w tym roku. Bez tej wiedzy pracodawca wypłacił wynagrodzenie chorobowe za 5 dni. Jak należy postąpić, gdy pracownicy nie dostarczają ostatniego świadectwa pracy albo dostarczają je z dużym opóźnieniem i z tego powodu pracodawca wypłaci zbyt wysokie wynagrodzenie chorobowe?
Pracodawca powinien skorygować rozliczenia za miesiąc, w którym wypłacił wynagrodzenie chorobowe. W opisanej sytuacji należy wykazać 4 dni jako wynagrodzenie chorobowe, a 1 dzień jako zasiłek chorobowy. Po korekcie dokumentów rozliczeniowych powstanie nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Pracodawca powinien zwrócić pracownikowi składkę zdrowotną pobraną od kwoty, która po korekcie zostanie rozliczona jako zasiłek chorobowy.
- Jak skorygować wynagrodzenie chorobowe po późniejszym dostarczeniu świadectwa pracy
- Jak wykazać wynagrodzenie i zasiłek chorobowy w raporcie ZUS RSA
- Kiedy trzeba skorygować raport ZUS RCA oraz deklarację ZUS DRA
- Jak rozliczyć i zwrócić pracownikowi nadpłaconą składkę zdrowotną
Wynagrodzenie chorobowe tylko przez określony limit dni
Pracownik, który choruje, ma prawo do wynagrodzenia za czas choroby za okres pierwszych 33 dni niezdolności do pracy w roku kalendarzowym. W przypadku pracownika, który ukończył 50 lat, okres ten wynosi 14 dni w roku kalendarzowym (art. 92 Kodeksu pracy). Po upływie tego okresu pracownikowi przysługuje zasiłek chorobowy.
Wynagrodzenie za czas choroby finansuje pracodawca ze swoich środków. Zasiłki chorobowe finansuje ZUS. Jeżeli pracodawca jest uprawniony do wypłaty zasiłków, wypłaca je i rozlicza w ciężar składek, czyli odlicza kwotę wypłaconych świadczeń od kwoty składek należnych do zapłaty.
Świadectwo pracy pozwala ustalić wcześniejsze okresy choroby
Gdy pracodawca otrzymuje zwolnienie lekarskie pracownika, musi ustalić, jakie świadczenie chorobowe przysługuje pracownikowi.
Jeżeli pracownik zostaje zatrudniony w trakcie roku i wcześniej wykonywał umowę o pracę u innego pracodawcy, poprzedni pracodawca wykazuje w świadectwie pracy m.in. okresy, za które w danym roku wypłacił pracownikowi wynagrodzenie chorobowe.
Pracownik powinien przedstawić świadectwo pracy nowemu pracodawcy.
Korekta po późniejszym dostarczeniu świadectwa pracy
Jeżeli pracodawca rozliczył zwolnienie lekarskie za 5 dni jako wynagrodzenie chorobowe, a pracownik dopiero później przedłożył świadectwo pracy, z którego wynika, że poprzedni pracodawca wypłacił mu już wynagrodzenie za czas choroby za 10 dni, pracodawca powinien złożyć korektę rozliczeń za miesiąc, w którym wypłacił wynagrodzenie chorobowe.
Korekty rozliczenia
Zakładając, że stawka za 1 dzień choroby wynosiła 200 zł, a pracodawca wypłacił w kwietniu 1.000 zł wynagrodzenia chorobowego. Korekta za ten miesiąc powinna polegać na złożeniu korekty raportu ZUS RSA.
W raporcie ZUS RSA pracodawca powinien wykazać:
- 4 dni wynagrodzenia chorobowego i kwotę 800 zł z kodem świadczenia/przerwy 331,
- 1 dzień zasiłku chorobowego i kwotę 200 zł z kodem świadczenia/przerwy 313.
Za kwiecień płatnik powinien złożyć także korektę raportu ZUS RCA i obniżyć podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne o 200 zł. Należy również złożyć korektę deklaracji rozliczeniowej ZUS DRA.
Nadpłata składek po korekcie
Po złożeniu korekty dokumentów płatnik będzie miał nadpłatę składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Płatnik powinien zwrócić ubezpieczonemu składkę na ubezpieczenie zdrowotne w wysokości 18 zł, czyli 200 zł × 9%, ponieważ od kwoty zasiłku chorobowego składka zdrowotna nie powinna być naliczana.
Nadpłata składek na ubezpieczenia społeczne będzie wynikała z tego, że kwota 200 zł w raporcie pierwszorazowym została rozliczona jako wynagrodzenie chorobowe, czyli została sfinansowana ze środków pracodawcy. Po korekcie kwota ta zostanie rozliczona jako zasiłek chorobowy, czyli świadczenie finansowane ze środków ZUS.
Andrzej Radzisław
