Ryczałt samochodowy a delegacja powyżej 8 godzin – czy przysługuje za ten dzień?
Zwracam się z prośbą o udzielenie interpretacji w następującej sprawie. Pracownik (należący do kadry zarządzającej samorządowej instytucji kultury) otrzymuje ryczałt samochodowy przyznany zgodnie z przepisami Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych pojazdów niebędących własnością pracodawcy. W dniu 3 marca pracownik odbył dwie podróże służbowe poza miejscowość będącą jego stałym miejscem pracy, które łącznie przekroczyły 8 godzin: pierwsza delegacja odbyła się w godzinach 12:00–14:30 (2,5 h) następnie pracownik wrócił do miejsca pracy i znowu udał się w kolejną delegację w godzinie 15:15 i wrócił o 21:20 (6 h i 5 minut). W związku z powyższym proszę o wyjaśnienie, czy za wskazany dzień pracownikowi przysługuje ryczałt samochodowy, pomimo odbywania w tym dniu podróży służbowych poza miejscowość pracy. Czy też ryczałt nie należy się z tego powodu, że delegacje łącznie przekroczyły czas 8 h?
Za wskazany w pytaniu dzień, w którym pracownik odbył podróże służbowe poza miejscowością, której znajduje się jego stałe miejsce pracy, trwające łącznie dłużej niż 8 godzin, nie przysługuje mu wyżej wspomniany ryczałt. Natomiast zwrot kosztów używania przez pracownika, w omawianym dniu, pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się stałe miejsce pracy pracownika, przysługuje pracownikowi na zasadach określonych w przepisach w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju, zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
- Czy kilka delegacji w jednym dniu sumuje się do limitu 8 godzin przy obniżaniu ryczałtu?
- Kiedy pracodawca musi pomniejszyć miesięczny ryczałt samochodowy pracownika?
- Jak rozliczyć koszty używania prywatnego auta w dniu, w którym ryczałt nie przysługuje?
Sprawdź też:
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych prywatnego samochodu
Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (w skrócie „pojazdów do celów służbowych”), następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych, na warunkach określonych w rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, ze zm.).
Jak wygląda zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych prywatnego samochodu?
Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać ilość dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także ilość dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych. Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
- § 1, § 4 rozporządzenia Ministra Infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. z 2002 r. Nr 27, poz. 271, ze zm.),
- § 1-§ 11 rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (tekst jedn.: Dz.U. z 2023 r. poz. 2190).
Maciej Karpiński
