Wydawanie kopii dokumentów z akt osobowych pracownika – procedura
Pracownik lub były pracownik ma prawo zgłosić się do pracodawcy o wydanie odpisów dokumentów zgromadzonych w aktach osobowych. Są to najczęściej wnioski o kopię świadectwa pracy, umowy o pracę czy aneksów do umów o pracę, w szczególności tych dotyczących wynagrodzenia. Dowiedz się, na co powinien uważać pracodawca, który na wniosek pracownika wydaje kopie dokumentów z jego akt osobowych.
Na żądanie pracownika pracodawca musi sporządzić kopię dokumentu (np. świadectwa pracy) lub dokumentów z jego akt osobowych (nawet wszystkich – jeśli pracownik ich zażąda). Jak oznaczamy wydawane dokumenty? I czy kopię dokumentów z akt osobowych mogą odebrać inne osoby niż pracownik? Oto sposób postępowania krok po kroku.
Procedura wydawania kopii dokumentu z akt osobowych pracownika
Krok 1. Pracownik wnioskuje o kopię
Pracownik (lub były pracownik – w okresie, w którym pracodawca jeszcze przechowuje jego akta osobowe) może żądać wydania kserokopii dowolnego dokumentu lub dokumentów z akt osobowych. Chodzi o wszelkie dokumenty z indywidualnej dokumentacji w sprawach pracowniczych, nawet sprzed wielu lat. We wniosku o wydanie kopii pracownik powinien wskazać, o jakie dokumenty mu chodzi. Teoretycznie może zażądać nawet skopiowania całej teczki osobowej. Jednak w praktyce pracownicy przeważnie chcą kopii pojedynczych dokumentów (w większości przypadków chodzi o świadectwo pracy).
Zapamiętaj: Pracownik składa wniosek w formie papierowej lub elektronicznej (wystarczy więc zwykły e-mail czy SMS).
Krok 2. Pracodawca kseruje i odpowiednio oznacza kopię
W przypadku gdy dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej, stworzenie kopii niemal zawsze będzie polegało na skserowaniu dokumentów.
Kopia papierowa (zarówno z akt papierowych, jak i elektronicznych) powinna być opatrzona dopiskiem „potwierdzam za zgodność z dokumentacją pracowniczą” i własnoręcznym podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracodawcy. Pieczęć nie jest wymagana, choć można ją dodać. Natomiast z pewnością warto wskazać przy podpisie datę sporządzenia kopii. Będzie to dowodem na to, że wydano ją terminowo.
Wszystko to jest dodawane przeważnie na końcu dokumentu, na marginesie czy – rzadziej – w nagłówku, w taki sposób, aby skserowana treść pozostała widoczna. Natomiast nie zmieniamy nic w treści dokumentu, nie drukujemy go od nowa (wszak jest to kopia, a nie sprostowanie). Nie piszemy więc np. słowa „kopia” itd.
Zapamiętaj: Jeżeli dokumenty z akt osobowych musimy kserować często lub w większych ilościach, dobrze przygotować sobie pieczątkę o treści „potwierdzam za zgodność z dokumentacją pracowniczą”.
Krok 3. Pracodawca wydaje kopię w ciągu 30 dni
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada, że pracodawca ma obowiązek w terminie 30 dni od dnia złożenia wniosku wydać żądaną kopię całości lub części akt osobowych (i pozostałej indywidualnej dokumentacji).
Zapamiętaj: W literaturze prawa pracy przyjmuje się, że uprawnionemu przysługuje jedna nieodpłatna kopia dokumentów pracowniczych, które go dotyczą (jak wynika z art. 15 ust. 3 RODO). Za kolejne kopie tych samych dokumentów pracodawca (przynajmniej teoretycznie) może pobrać opłatę w rozsądnej wysokości wynikającej z kosztów administracyjnych.
Krok 4. Pracodawca umieszcza w aktach osobowych wniosek o wydanie kopii
Wniosek pracownika o wydanie kopii dokumentów z akt osobowych dołącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Przepisy nie wyjaśniają, co znaczy „odpowiednio”. Można więc wnioski pracownika wkładać do części B, a byłego pracownika do części C. Jednak nie ma też wyraźnego zakazu, by umieszczać je w zależności od tego, jakich dokumentów dotyczą.
Zapamiętaj: Nie sporządzamy i nie umieszczamy w aktach osobowych drugiego egzemplarza skopiowanego dokumentu (czyli kopii kopii).
Krok 5. Pracownik posługuje się kopią akt osobowych
Odpowiednio oznaczona kopia jest równoznaczna z oryginalnym dokumentem. A zatem kopię np. świadectwa pracy opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej pracownik może przedstawić w dowolnym urzędzie czy zakładzie pracy i powinna ona zostać tam uznana.
Katarzyna Wrońska-Zblewska
