Świadczenie urlopowe dla pracownika zatrudnionego od sierpnia – czy przysługuje w pełnej wysokości za 2026 r.?

Spełnienie warunku zależy od nabytej i niewykorzystanej puli urlopu oraz harmonogramu pracownicy. Poniższe wyjaśnienia dotyczą ustawowego świadczenia urlopowego finansowanego ze środków pracodawcy, a nie dofinansowania wypoczynku z ZFŚS.

Zgodnie z art. 3 ust. 5 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.; dalej: ustawa o ZFŚS) świadczenie urlopowe wypłaca się raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku kalendarzowym z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Przy stosowaniu tego przepisu przyjmuje się, że chodzi o okres nieprzerwanego wypoczynku, uwzględniającego także przypadające w nim dni wolne zgodnie z rozkładem czasu pracy, w tym dni wolne bezpośrednio przed urlopem i po jego zakończeniu. Nie oznacza obowiązku wykorzystania 14 dni z puli urlopowej.

Przy urlopie na koniec grudnia należy dopilnować, aby wymagane 14 kolejnych dni wypoczynku przypadało w jednym roku kalendarzowym. Takie rozumienie art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS przedstawiła nadinspektor Karolina Zysk z OIP w Szczecinie w publikacji „Urlopy, praca sezonowa i pracownicze dowozy. Relacja z gorącej linii z PIP” z 29 czerwca 2021 r. Dla wypłaty świadczenia za 2026 r. należy zaplanować 14 dni wypoczynku jeszcze w tym roku, np. od 18 do 31 grudnia. Sam okres od 21 grudnia 2026 r. do 3 stycznia 2027 r. nie spełnia tego warunku w 2026 r.

Na podstawie art. 153 § 1 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2026 r. poz. 1245; dalej: Kodeks pracy) pracownik podejmujący pracę po raz pierwszy w roku kalendarzowym, w którym ją rozpoczął, nabywa prawo do urlopu z upływem każdego miesiąca pracy, w wymiarze 1/12 wymiaru przysługującego po przepracowaniu roku. Wcześniejsze wykonywanie umowy zlecenia nie powoduje, że pierwszą umowę o pracę należy traktować jako kolejne zatrudnienie pracownicze na potrzeby tej regulacji.

Przy nieprzerwanym zatrudnieniu od 15 sierpnia kolejne miesiące pracy upłyną 14 września, 14 października, 14 listopada i 14 grudnia. Do końca 2026 r. pracownica nabędzie więc prawo do 4/12 rocznego wymiaru urlopu. Przy pełnym etacie i standardowej ośmiogodzinnej normie dobowej będzie to 6⅔ dnia, czyli 53 godziny i 20 minut, jeżeli podstawą jest wymiar 20 dni, albo 8⅔ dnia, czyli 69 godzin i 20 minut, jeżeli podstawą jest wymiar 26 dni. Od tej puli należy odjąć urlop już wykorzystany. Przy pierwszym urlopie przepisy nie nakazują zaokrąglania niepełnych dni do pełnych dni; pracodawca może zastosować zaokrąglenie korzystniejsze dla pracownicy.

Nie można przy tym automatycznie założyć wymiaru 20 dni. Z art. 154 § 1 i art. 155 Kodeksu pracy wynika, że wymiar zależy od stażu urlopowego, uwzględniającego również ukończoną naukę. Ponadto, zgodnie z art. 302¹ § 2 pkt 1 i § 3 Kodeksu pracy, zaliczeniu mogą podlegać udokumentowane okresy wykonywania zlecenia, także okresy niepodlegania ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym na podstawie odrębnych przepisów. Wcześniejsze zlecenie może więc wpłynąć na osiągnięcie progu 10 lat i prawo do wymiaru 26 dni. Jeżeli okres wykonywania zlecenia pokrywał się z okresem nauki uwzględnianym w stażu urlopowym, okresów tych nie należy sumować podwójnie. Przy ustalaniu stażu należy zastosować wariant korzystniejszy dla pracownicy.

Uwzględnienie wcześniejszego zlecenia w stażu urlopowym nie zmienia natomiast miesięcznego sposobu nabywania pierwszego urlopu. Wprost ilustruje to odpowiedź MRPiPS na pytanie nr 2 w części „Zakres zmian i ich działanie wstecz” materiału „Staż pracy na nowych zasadach” (Q&A), dotycząca pierwszej umowy o pracę po wcześniejszych zleceniach i działalności gospodarczej.

Zaliczenie zlecenia wymaga jego udokumentowania. Okresy objęte art. 302¹ § 2 potwierdza zaświadczenie ZUS o podleganiu ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym (§ 12). Przy okresach z § 3, gdy ubezpieczeniom nie podlegano na podstawie odrębnych przepisów, dopuszczalne są inne dowody wykonywania zlecenia. Nie można zatem uzależniać zaliczenia każdego zlecenia wyłącznie od zaświadczenia ZUS.

Zgodnie z art. 154² § 1-2 Kodeksu pracy urlopu udziela się na dni pracy wynikające z rozkładu, w wymiarze godzinowym odpowiadającym zaplanowanej pracy; jeden dzień z puli urlopowej odpowiada 8 godzinom. Jeżeli pracownica ma zaplanowaną zmianę 12-godzinną, urlop na całą tę zmianę pomniejsza jej pulę o 12 godzin. Na dni harmonogramowo wolne urlopu się nie udziela. Także święto uwzględnia się jako dzień wolny w okresie wypoczynku, jeżeli pracownica rzeczywiście nie ma wtedy zaplanowanej pracy.

Przykładowo, jeżeli od 18 do 31 grudnia 2026 r. zaplanowano pracownicy cztery zmiany po 12 godzin, a wszystkie pozostałe dni tego okresu są dla niej wolne, udzielenie 48 godzin urlopu na te zmiany zapewni 14 kolejnych dni wypoczynku. Taki urlop zmieści się w puli 53 godzin i 20 minut, o ile pracownica wcześniej jej nie uszczupliła. Przy pięciu zmianach po 12 godzin potrzebowałaby już 60 godzin urlopu, a więc pula obliczona od 20 dni byłaby niewystarczająca. Przykład zakłada prawidłowo ustalony harmonogram w obowiązującym okresie rozliczeniowym.

Art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS przewiduje, dla zatrudnionych wskazanych w art. 5 ust. 2 i 3 tej ustawy, ustalenie świadczenia proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy pracownika. Nie wprowadza proporcji do okresu zatrudnienia w roku. Po spełnieniu warunku wypoczynku pracownicy pełnoetatowej przysługuje zatem pełna kwota obowiązująca u pracodawcy dla właściwej kategorii zatrudnienia, z zachowaniem ustawowego limitu. System równoważny i rozpoczęcie pracy w sierpniu nie stanowią podstawy jej obniżenia. Pełna kwota nie musi oznaczać ustawowego maksimum, jeżeli pracodawca ustalił niższy poziom świadczenia.

Na podstawie art. 3 ust. 5a ustawy o ZFŚS świadczenie należy wypłacić najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego spełniającego ustawowy warunek.

Pracodawca powinien porównać dostępną pulę urlopu z godzinami pracy w wybranym 14-dniowym okresie wypoczynku w 2026 r. Po spełnieniu warunku wypoczynku należy wypłacić pełną należną kwotę świadczenia, bez proporcji do okresu zatrudnienia.