Narzędzia:
Wśród płatników często zgłaszane są wątpliwości gdzie, w jakiej formie, a także przez jak długi okres czasu zobowiązani są do przechowywania druków zgłoszeniowych do ZUS (ZUS ZUA, ZUS ZCNA, ZUS ZWUA), jak również formularza PIT-11. Zagadnienia te wyjaśniamy w najnowszym odcinku videobloga kadrowo-płacowego.
Nowe przepisy o aktach osobowych stanowią, że kserokopie dokumentów dostarczanych przez pracownika poświadczamy za zgodność „z dostarczonym dokumentem”, a nie jak przedtem „z oryginałem”. Co to w praktyce oznacza? I jak reagować, gdy pracownik dostarczy nam dokument, który powinien był dostarczyć już dawno?
Wprowadzone z początkiem 2019 r. zmiany dotyczące prowadzenia akt osobowych nadal wywołują sporo wątpliwości wśród osób zajmujących się prowadzeniem spraw kadrowo-płacowych. Jedna z nich dotyczy zasad załączania do akt osobowych świadectwa pracy, które zostało wystawione łącznie za okresy zatrudnienia, z których dokumentację pracowniczą od 1 stycznia 2019 r. przechowuje się przez różny okres.
Proszę o interpretację, czy akta osobowe dyrektorów jednostek organizacyjnych urzędu powinny być przechowywane w danej jednostce, czy kadrach urzędu gminy?
Czy i jakie dokumenty związane z odbytym stażem umieszczamy w aktach osobowych pracownika i w której części? Pytanie dotyczy osoby, która została przyjęta na staż z urzędu pracy, a następnie zatrudniona na 3 miesiące, zgodnie z zawartą umową z PUP. Proszę również o informację, czy taka umowa wliczana jest do ilości podpisanych umów, jeśli podpisujemy kolejną umowę o pracę z tym pracownikiem?
Pracownik pracował od 1 sierpnia 1983 r. do 29 lutego 1984 r. na 1/2 etatu. Nie otrzymał świadectwa pracy, a obecnie domaga jego wydania. Nie znalazłam w archiwum akt osobowych tego pracownika. Czy jest możliwość wydania (i w jakiej formie) potwierdzenia, że pracownik był zatrudniony w naszym zakładzie, aby np. ZUS mógł zaliczyć ten staż pracy? Dodam, że wcześniej zostało wydane zaświadczenie na podstawie listy płac.
Od 1 stycznia 2019 r. długość okresu przechowywania akt osobowych uzależniona została od momentu, w którym pracownik został zatrudniony. W wielu przypadkach wymusza to konieczność archiwizowania dokumentacji pracowniczej tych samych osób zatrudnionych, objętej różnymi okresami przechowywania akt.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
W 2019 roku nastąpiła rewolucja w zakresie dokumentacji pracowniczej.Pojawił się skrócony okres przechowywania części akt (pod pewnymi warunkami), możliwość przejścia na e-akta, a także kilka zmian w papierowej dokumentacji pracowniczej. Duże zmiany objęły tez ewidencjonowanie czasu pracy. I wreszcie: doszedł nowy obowiązek informacyjny. Bardzo łatwo o błędy. Jak ich uniknąć?
Nowe przepisy o dokumentacji pracowniczej zakładają kontynuację prowadzenia akt pracowniczych w przypadku ponownego zatrudnienia pracownika nawet po dłuższej przerwie. Przepisy nie precyzują jednak sposobu postępowania w takiej sytuacji. W jaki sposób w praktyce powinno ono przebiegać?
Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko do 14 lat przysługuje w ciągu roku zwolnienie od pracy w wymiarze 16 godzin albo 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Część dokumentów związanych z tym uprawnieniem należy przechowywać w aktach osobowych, a część dołączyć do ewidencji czasu pracy.
Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszło w życie rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r., poz. 2369).
Z dniem 1 stycznia 2019 r. weszły w życie przepisy Kodeksu pracy przewidujące możliwość prowadzenia akt osobowych i innej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy w drodze elektronicznej.
Upoważniony pracownik działu kadr i płac wysyła elektronicznie informację PIT-11 do urzędu skarbowego za pomocą systemu E-deklaracji, używając e-podpisu (posiada pełnomocnictwo nadane przez pracodawcę). Pracownik – podatnik otrzymuje wydruk papierowy PIT-11, podpisany własnoręcznie przez pracownika kadr i płac, na adres korespondencyjny pocztą tradycyjną lub – jeżeli ma możliwość – odbiera go w biurze osobiście. W jakiej formie pracodawca ma obowiązek przechowywania sporządzonych PIT-11? Do tej pory robiliśmy to w formie papierowej, w osobnym segregatorze. Czy istnieje możliwość archiwizacji wyłącznie elektronicznej, bez papierowego wydruku PIT-11?
Z porady dowiesz się m.in.:
Kolejna edycja Konferencji Online dla Działów Kadr i Płac – już 18 grudnia 2018 r. na Portalu Kadrowym! Upewnij się, że jesteś w pełni przygotowany na zmiany związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej od 2019 r. Sprawdź, co zmienia się w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy.
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas