akta osobowe

Brak pisemnego wniosku o urlop bezpłatny – czy należy uzupełnić akta osobowe

Pytanie:

Pracownik przebywał 5 dni na urlopie bezpłatnym. Po rozwiązaniu umowy o pracę w świadectwie pracy wykazano okres korzystania z urlopu bezpłatnego, pracownik potwierdził odbiór świadectwa, nie zgłaszając do niego zastrzeżeń. W aktach osobowych nie ma innej dokumentacji o urlopie bezpłatnym. Czy samo świadectwo pracy jest wystarczającym potwierdzeniem przebywania na urlopie bezpłatnym? Czy jest to duży błąd, biorąc pod uwagę ewentualną kontrolę PIP? Jak ten problem rozwiązać? Czy wystawić wniosek o urlop bezpłatny, który zaopiniuje przełożony, ale na którym nie będzie podpisu pracownika?

Kiedy należy założyć pracownikowi nowe akta osobowe

Pytanie:

Czy pracownikowi, który był zatrudniony na podstawie umowy na czas określony od 20 marca 2018 r. do 19 kwietnia 2019 r. należy założyć nowe akta osobowe? W dniu 6 kwietnia 2019 r. pracownik zawarł z pracodawcą porozumienie zmieniające rodzaj umowy (z umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony). Dodam też, że nie zostało złożone do ZUS oświadczenie OSW i raport informacyjny ZUS RIA.

Przejście części zakładu na innego pracodawcę to nie tylko przejęcie pracowników

Pytanie:

Czy samo wypowiedzenie kontraktu zawartego między dwiema firmami i wyrażenie przez firmę wypowiadającą umowę (zleceniodawcę) chęci przejęcia pracowników od dotychczasowego podwykonawcy (zleceniobiorcy), może być traktowane jako przejęcie pracowników z zastosowaniem art. 231 Kodeksu pracy (kp)? Czy ważny jest zapis w umowie o świadczenie usług, że zleceniodawca rezerwuje sobie prawo do przejęcia pracowników w momencie wypowiedzenia umowy handlowej i może domagać się od swojego podwykonawcy przekazania umów z pracownikami w określonym terminie, np. w ciągu 20 dni od dnia złożenia wypowiedzenia, podczas gdy firma będzie świadczyła usługi jeszcze przez 6 miesięcy (taki okres wypowiedzenia określa umowa)? Czy przekazując umowy o pracę zleceniobiorca nie naruszy prawa pracowników do ochrony danych osobowych?

Oświadczenia pracownika do celów podatkowych – czy można przechowywać w aktach osobowych

Pytanie:

Czy PIT-2 albo oświadczenie dla celów stosowania podwyższonych kosztów można przechowywać w aktach osobowych pracownika, czy powinny się one znaleźć w oddzielnej teczce?

Akta osobowe a umowa przedwstępna i list intencyjny

Gdzie w aktach osobowych przechowywać umowę przedwstępną i list intencyjny – odpowiedź resortu pracy z 14 kwietnia na zapytanie Portalu kadrowego

Czy w części A akt osobowych można przechowywać list intencyjny i umowę przedwstępną? Czy dokumenty te są potrzebne w procesie zatrudnienia, skoro stosunek pracy został już nawiązany, a umowa o pracę o określonej treści podpisana?

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • W której części akt osobowych należy przechowywać umowę przedwstępną, w której list intencyjny oraz CV
  • Dlaczego trzeba przeanalizować dane osobowe zawarte w umowie przedwstępnej oraz w liście intencyjnym oraz CV
Dokumentacja pracownicza - wideoszkolenie

Dokumentacja pracownicza – obejrzyj szkolenie online

Ile czasu przechowujemy ewidencje czasu pracy i dokumentację urlopową? Czy w przypadku gdy pracownik wraca do pracy po przerwie, to wracamy do poprzednich akt osobowych? Czy kopiujemy dokumenty z jednych akt do drugich, jeżeli musimy je rozdzielić? Odpowiedzi m.in. na te pytania znajdziesz w najnowszej wideoporadzie eksperta.

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej dla umów zawartych przed i po 1 stycznia 2019 r.
  • Kiedy dla nowej umowy powinniśmy tworzyć nowe akta osobowe
Okresy przechowywania akt osobowych

Okresy przechowywania akt osobowych i tworzenie nowych teczek dla nowych umów

Ile czasu przechowujemy ewidencje czasu pracy i dokumentację urlopową? Czy w przypadku gdy pracownik wraca do pracy po przerwie, to wracamy do poprzednich akt osobowych? Czy kopiujemy dokumenty z jednych akt do drugich, jeżeli musimy je rozdzielić? Odpowiedzi m.in. na te pytania znajdziesz w wideoporadzie eksperta.

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej dla umów zawartych przed i po 1 stycznia 2019 r.
  • Kiedy dla nowej umowy powinniśmy tworzyć nowe akta osobowe

Miejsce przechowywania dokumentacji pracy zdalnej

Pytanie:

Proszę o udzielenie informacji, gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumenty dotyczące pracy zdalnej – w aktach osobowych pracownika, a może w dokumentacji dotyczącej czasu pracy? Czy można przechowywać taką dokumentację łącznie dla pracowników w odrębnie założonym segregatorze, zawierającym wprowadzone uregulowania w zakresie pracy zdalnej wraz z dokumentacją poszczególnych pracowników (polecenie wykonywania pracy zdalnej, ewidencja czasu pracy w poszczególnych dniach)? Dodam, że polecenie wykonywania pracy zdalnej ma zastosowanie wobec maksymalnie kilkunastu pracowników.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jakie dokumenty powinny być gromadzone w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy

  • W którym miejscu przechowywać dokumentację związaną z wykonywaniem pracy zdalnej

Różnicowanie postaci dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja dotycząca pracy zdalnej – w jakiej formie w aktach osobowych

Praktyką wielu pracodawców stało się wyodrębnianie w aktach osobowych osobnej podczęści, gromadzącej dokumenty dotyczące pracy zdalnej. Czy jest możliwe, by była ona prowadzona postaci elektronicznej, w przypadku gdy pracodawca prowadzi „papierowe” akta osobowe? Do problemu odniósł się resort pracy.

Z artykułu dowiesz się:
  • W jakiej postaci dokumentacja pracownicza może być prowadzona
  • Na jakich zasadach można różnicować postać prowadzonej dokumentacji pracowniczej

Czytaj również:

ETO - Rhenus Data Office

Digitalizacja w dziale HR? Poznaj korzyści, jakie daje elektroniczna teczka osobowa

Cyfryzacja biznesu dotyka wszystkich jego sfer, także tych związanych ze sprawami pracowniczymi. Działy HR coraz chętniej decydują się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zamiast papierowej i wprowadzają e-teczki osobowe. Przyspieszona i wymuszona przez rzeczywistość okresu pandemii praca zdalna pokazała, jak bardzo pomocne są takie rozwiązania. Elektroniczna teczka osobowa to także większe bezpieczeństwo dokumentów, lepsza ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem lub wyciekiem danych.

Jakie nowe dokumenty należy zamieszczać w aktach osobowych

Od pewnego czasu mamy do czynienia z nowymi dokumentami w kadrach, związanymi z PPK, pracą zdalną, czy kwarantanną. Czy należy przechowywać je w aktach osobowych? Wiele wątpliwości dotyczy też przechowywania różnych dokumentów w kontekście ochrony danych osobowych. Co zatem włożyć do akt, a co trzymać poza nimi – albo wcale nie przechowywać? Oto zestawienie obejmujące najczęstsze wątpliwości.

Akta osobowe po ponownym zatrudnieniu

Ponowne zatrudnienie po przerwie – dotychczasowe czy nowe akta osobowe

Pytanie:

Pracownik był u nas zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w okresie od 2000 r. do początku lipca 2020 r. Zwolnił się za porozumieniem stron. Teraz ponownie chciałby podjąć u nas pracę na czas nieokreślony. Przyjęcie do pracy nastąpi prawdopodobnie w sierpniu 2020 r. Czy wobec przerwy w zatrudnieniu będziemy prowadzić dalej te same akta osobowe? Ile będzie wynosił okres przechowywania akt osobowych tego pracownika?

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • Kiedy stosujemy zasadę kontynuacji dotychczasowych akt osobowych?
  • Jakie są okresy przechowywania akt osobowych?
  • W jaki sposób można skrócić, obowiązujący przed 2019 r., 50-letni okres przechowywania akt osobowych?
Kiedy pracownikowi trzeba założyć nową teczkę akt osobowych

Kiedy pracownikowi trzeba założyć nową teczkę akt osobowych

Pytanie:

Pracownik zatrudniony był od 01.09.2018 r. do 31.08.2019 r., następnie od 01.09.2019 r. została z nimi zawarta kolejna umowa o pracę na czas określony bądź nieokreślony. Nie było wystawione świadectwo pracy, nie nastąpiło również wyrejestrowanie z ZUS. Proszę o wyjaśnienie, czy takiemu pracownikowi powinnam od 01.09.2019 r. założyć nową teczkę akt osobowych, którą będę przechowywała 10 lat, czy mogę nadal prowadzić teczkę akt osobowych założoną 01.09.2018 r. i prowadzić ją do końca zatrudnienia pracownika i przechowywać 50 lat? Czy w przypadku konieczności założenia nowej teczki akt osobowych od 01.09.2019 r. powinnam wydać świadectwo pracy za okres zatrudnienia do 31.08.2019 r. i włożyć je do starej teczki akt osobowych?

Upływ 50 lat przechowywania akt osobowych

Jak postępować z aktami osobowymi, gdy mija 50-letni okres ich przechowywania

Pytanie:

Proszę o wskazówki, jakie powinno być postępowanie pracodawcy w sytuacji, gdy mija 50-letni okres przechowywania teczki akt osobowych pracownika.

Z artykułu dowiesz się m.in.:
  • Jakie przepisy określają okres przechowywania dokumentacji pracowniczej?
  • Jakie są zasady niszczenia dokumentacji po upływie okresu jej przechowania?
  • Którzy pracodawcy, przed zniszczeniem dokumentacji, powinni wystąpić o zgodę właściwego archiwum państwowego?
Zawiadomienie o ukaraniu byłego pracownika - kiedy usunąć z akt osobowych

Zdaniem MRPiPS: Kiedy usunąć z akt zawiadomienie o ukaraniu byłego pracownika

Nałożoną na pracownika karę porządkową uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Kiedy jednak powinniśmy usunąć zawiadomienie z akt w sytuacji, gdy przed upływem roku pracownik odejdzie z pracy? O odpowiedź na istniejące w tym zakresie wątpliwości poprosiliśmy ministerstwo pracy.

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • W jakich przypadkach pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkową?

  • Gdzie i przez jaki okres przechowuje się informację o zastosowaniu kary?

  • Co z dokumentacją związaną z zastosowaną karą porządkową, jeżeli pracownik odchodzi z firmy przez terminem zatarcia kary porządkowej?

Kontakt

Masz pytanie?
Skontaktuj się z nami

+48 22 518 29 29

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo