Narzędzia:
Skrócenie z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość prowadzenia ich w formie elektronicznej – przewidują przyjęte już przez Senat przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Sejm przyjął projekt ustawy, która skróci okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat oraz wprowadzi możliwość prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w formie elektronicznej. Wprowadzenie zmian planowane jest na 1 stycznia 2019 r.
Ministerstwo pracy szykuje rewolucyjną zmianę w zakresie prowadzenia akt osobowych. Akta te będą składać się z 4 (w miejsce 3) części, a jedna z nich ma objąć dokumentację w zakresie czasu pracy.
Komenda Policji zwróciła się do nas z pismem o nadesłanie oryginałów wszelkiego rodzaju odręcznie napisanych wniosków i podań składanych w zakładzie pracy przez jednego z pracowników. Po raz pierwszy spotykam się z żądaniem wydania oryginałów, tym bardziej, że niektóre z nich stanowią część akt osobowych. Domyślam się, że dokumenty te będą stanowiły akta sprawy, zatem ich nie odzyskamy. Jest to już drugie pismo policji w tej sprawie – poprzednio wysłaliśmy skany potwierdzone za zgodność z oryginałem, ale okazało się to niewystarczające. Czy w takim przypadku jesteśmy zobowiązani do przekazania oryginałów?
Czy do akt osobowych pracownika w części B wpinamy oryginał zaświadczenie potwierdzającego odbycie okresowego szkolenia z BHP?
W której części akt osobowych należy przechowywać świadectwa pracy wydane do 30 czerwca 2017 r. zgodnie z przepisami za umowy okresowe zakończone do 31 grudnia 2016 r.? Dodam, że stosunek pracy z tymi osobami nadal trwa.
Zdarza się, że pracodawcy posługują się dokumentacją elektroniczną i przechowują akta osobowe w formie skanów na firmowych komputerach. Taka forma prowadzenia akt osobowych aktualnie jest jednak uznawana wyłącznie za pomocniczą i nie może całkowicie zastąpić papierowych akt osobowych. Wkrótce ma to jednak ulec zmianie.
Już wkrótce pracodawca uzyska możliwość tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Elektronizacja dokumentów kadrowych nie będzie jednak obowiązkowa.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, jako jednostka organizacyjna zatrudniająca pracowników, jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 kp również dla kierownika tego ośrodka, choćby jego zatrudnienie i zwalnianie należało do zarządu gminy, a prawo wydawania poleceń dotyczących pracy przysługiwało burmistrzowi (wójtowi). Tak wynika z wyroku SN z 20 października 1998 r. (sygn. akt: I PKN 390/98). Rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa natomiast, że pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika akta osobowe. Kto w tej sytuacji powinien prowadzić akta osobowe kierownika OPS oraz innych kierowników jednostek organizacyjnych: gmina czy jednostka organizacyjna – jako pracodawca kierownika danej jednostki?
Nie 50, a zaledwie 10 lat – przez taki okres od dnia zwolnienia pracownika pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dodatkowo stanie się możliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej.
W części B akt osobowych zamieszczony został zakres czynności pracownika podpisany z dniem 31 stycznia 2006 r. Po pięciu latach doszedł do niego aneks. I tu pojawia się problem, gdyż aneks ten dopięłam do wcześniej umieszczonego zakresu czynności pod tą samą pozycją – w określeniu aktu podając „Zakres obowiązków + Aneks 2011”. Czy to jest wielki błąd? Zaznaczam, że wszystkie dokumenty pod tymi numerami się znajdują. Wydawało mi się wówczas, że taki sposób uporządkowania dokumentów będzie bardziej czytelny.
W urzędzie gminy został ogłoszony nabór na stanowisko urzędnicze, do którego przystąpił pracownik urzędu zatrudniony na stanowisku pomocy administracyjnej. Pracownik ten wygrał konkurs na ogłoszone stanowisko pracy. Zgodnie z regulaminem naboru, dokumenty aplikacyjne wyłonionej w naborze osoby są dołączane do jej akt osobowych. Do której części akt osobowych (A czy B) należy wpiąć dokumenty?
W aktach osobowych znajdują się niezaktualizowane informacje o warunkach zatrudnienia . W jaki sposób dokonać aktualizacji tych informacji (termin 1 miesiąca już dawno minął), aby nie narazić się na konsekwencje?
Nasz były pracownik zwrócił się z prośbą o wydanie mu kserokopii świadectw pracy z jego poprzednich miejsc zatrudnienia. Kserokopie tych dokumentów znajdują się w aktach osobowych byłego pracownika. Czy możemy mu te dokumenty udostępnić?
Były pracownik zwrócił się do nas z prośbą o udostępnienie, w formie kserokopii, swoich akt osobowych. Wiem, że pracownik ma prawo wglądu, ale czy kserowanie i udostępnianie tych akt jest działaniem prawidłowym?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas