Narzędzia:
Każdy pracownik powinien mieć w firmie własne, osobne akta osobowe, w których gromadzone będą istotne dla jego stosunku pracy dokumenty. Dotychczasowe przepisy nie pozwalają pracodawcy na wybór formy prowadzenia akt osobowych. Jednak zasadnicza w tym zakresie zmiana nastąpi z początkiem 2019 roku.
Z początkiem 2019 r. pracodawcy będą mogli decydować czy dokumentacja będzie prowadzona nadal w formie papierowej, czy też forma elektroniczna będzie dla nich wygodniejsza. Czy będzie można prowadzić dokumentację pracowniczą częściowo w formie papierowej, a częściowo elektronicznie? I jak prawidłowo „przeprowadzić” przejście na elektroniczną wersję akt?
Realizując obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO, pracodawca powinien przekazać pracownikowi informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych. Czy przekazaną pracownikowi klauzulę informacyjną powinniśmy przechowywać w aktach osobowych? Jeśli tak, to w której części akt?
Do której części akt osobowych wpina się informację o wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego po zwolnieniu się pracownika w związku z przejściem na emeryturę? Pracownik odszedł z pracy w styczniu 2018 r., a trzynastka wypłacona będzie dopiero w marcu 2018 r.
Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Skrócony zostanie również okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.
Skrócenie z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość prowadzenia ich w formie elektronicznej – przewidują przyjęte już przez Senat przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Sejm przyjął projekt ustawy, która skróci okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat oraz wprowadzi możliwość prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w formie elektronicznej. Wprowadzenie zmian planowane jest na 1 stycznia 2019 r.
Ministerstwo pracy szykuje rewolucyjną zmianę w zakresie prowadzenia akt osobowych. Akta te będą składać się z 4 (w miejsce 3) części, a jedna z nich ma objąć dokumentację w zakresie czasu pracy.
Komenda Policji zwróciła się do nas z pismem o nadesłanie oryginałów wszelkiego rodzaju odręcznie napisanych wniosków i podań składanych w zakładzie pracy przez jednego z pracowników. Po raz pierwszy spotykam się z żądaniem wydania oryginałów, tym bardziej, że niektóre z nich stanowią część akt osobowych. Domyślam się, że dokumenty te będą stanowiły akta sprawy, zatem ich nie odzyskamy. Jest to już drugie pismo policji w tej sprawie – poprzednio wysłaliśmy skany potwierdzone za zgodność z oryginałem, ale okazało się to niewystarczające. Czy w takim przypadku jesteśmy zobowiązani do przekazania oryginałów?
Czy do akt osobowych pracownika w części B wpinamy oryginał zaświadczenie potwierdzającego odbycie okresowego szkolenia z BHP?
W której części akt osobowych należy przechowywać świadectwa pracy wydane do 30 czerwca 2017 r. zgodnie z przepisami za umowy okresowe zakończone do 31 grudnia 2016 r.? Dodam, że stosunek pracy z tymi osobami nadal trwa.
Zdarza się, że pracodawcy posługują się dokumentacją elektroniczną i przechowują akta osobowe w formie skanów na firmowych komputerach. Taka forma prowadzenia akt osobowych aktualnie jest jednak uznawana wyłącznie za pomocniczą i nie może całkowicie zastąpić papierowych akt osobowych. Wkrótce ma to jednak ulec zmianie.
Już wkrótce pracodawca uzyska możliwość tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Elektronizacja dokumentów kadrowych nie będzie jednak obowiązkowa.
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, jako jednostka organizacyjna zatrudniająca pracowników, jest pracodawcą w rozumieniu art. 3 kp również dla kierownika tego ośrodka, choćby jego zatrudnienie i zwalnianie należało do zarządu gminy, a prawo wydawania poleceń dotyczących pracy przysługiwało burmistrzowi (wójtowi). Tak wynika z wyroku SN z 20 października 1998 r. (sygn. akt: I PKN 390/98). Rozporządzenia MPiPS w sprawie zakresu i sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika określa natomiast, że pracodawca zakłada i prowadzi dla każdego pracownika akta osobowe. Kto w tej sytuacji powinien prowadzić akta osobowe kierownika OPS oraz innych kierowników jednostek organizacyjnych: gmina czy jednostka organizacyjna – jako pracodawca kierownika danej jednostki?
Nie 50, a zaledwie 10 lat – przez taki okres od dnia zwolnienia pracownika pracodawca będzie miał obowiązek przechowywania akt osobowych i pozostałej dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy. Dodatkowo stanie się możliwe prowadzenie dokumentacji pracowniczej wyłącznie w formie elektronicznej.
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
