Proces digitalizacji, czyli jak przejść na elektroniczne akta osobowe

Projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada, że decyzja pracodawcy dotycząca postaci prowadzenia akt osobowych musi być konsekwentna i akta osobowe dla tego samego pracownika nie mogą być jednocześnie prowadzone w postaci papierowej i elektronicznej. Zasada ta dotyczy również pozostałych dokumentów pracowniczych i ma na celu zapewnienie integralności poszczególnych zbiorów dokumentów.

Wydaje się więc, że możliwe jest prowadzenie np. akt osobowych pracownika w formie papierowej, a pozostałych dokumentów w formie elektronicznej lub odwrotnie.

Natomiast prowadzenie akt osobowych „częściowo elektronicznie” i „częściowo papierowo” nie jest dopuszczalne.  Zatem jeśli pracodawca wybierze formę papierową to taką musi zachować w stosunku do wszystkich dokumentów gromadzonych i przechowywanych w poszczególnych zbiorach (np. w aktach osobowych pracownika). Jeśli zaś wybierze formę elektroniczną, to żaden dokument w takim przypadku nie powinien być w danym zbiorze papierowy.

Nie można więc np. zeskanować dokumentów papierowych z akt i mimo „przejścia” na akta elektroniczne pozostawić dodatkowo, „na wszelki wypadek” w formie papierowej te kluczowe, jak np. umowa o pracę, aneksy do umowy, itp.

Dopuszczalną wydaje się również sytuacja, w której przejście na postać elektroniczną będzie dotyczyło jedynie części akt osobowych. W takim przypadku pracodawca powinien wyraźnie i obiektywnie określić zakres digitalizacji, aby uniknąć  zarzutów o nierówne traktowanie pracowników.

Możliwość przejścia z papieru na formę elektroniczną dotyczy nie tylko akt osobowych pracownika, ale całej dokumentacji pracowniczej. Termin ten, choć Kodeks pracy go wyraźnie nie definiuje, obejmuje dokumentację osobową i płacową.

Dokumentacja płacowa to imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Natomiast dokumentacja osobowa to nie tylko akta osobowe pracownika, ale również wszelkie rejestry, wykazy i ewidencje.

Tabela. Dokumenty, które można przetworzyć na wersję elektroniczną

Zmiana sposobu prowadzenia akt osobowych (i innej dokumentacji pracowniczej) z papierowej na elektroniczną następuje poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego – w szczególności skanu – i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Cyfrowe odwzorowanie to – według rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. poz. 67 i 140) – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Najczęściej w praktyce będzie to skan dokumentów. Jednak wydaje się, że możliwe są również inne formy, np. zdjęcie cyfrowe.

Natomiast zmiana postaci elektronicznej na papierową wymaga przygotowania wydruku i opatrzenia go podpisem (własnoręcznym) pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Aby właściwie zdigitalizować dokumentację pracodawca powinien postępować według schematu. W tym celu pracodawca może wydać instrukcję postępowania określającą krok po kroku kolejne etapy i poszczególne czynności upoważnionych pracowników. Opracowując taki dokument należy posiłkować się przepisami, z których pośrednio wynika tok postępowania oraz obowiązki i terminy.

Tabela. Etapy digitalizacji

Dokumentacja pracownicza w tym również akta osobowe muszą być właściwie zabezpieczone, aby nie uległy zniszczeniu, zagubieniu, a także aby nikt nieupoważniony nie miał do nich dostępu. Zasada ta dotyczy obecnie dokumentów papierowych. Od 1 stycznia 2019 r. będzie jednak dotyczyła również dokumentacji elektronicznej.

Projekt tego rozporządzenia zobowiązuje pracodawcę do przechowywania jej w warunkach zapewniających:

1)      zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem lub utratą;

2)      integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur (np. dodawanie dokumentów do istniejących już akt osobowych takich jak np. kolejny aneks do umowy o pracę, orzeczenie lekarskie z badań profilaktycznych);

3)      stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych (czyli upoważnionego pracownika oraz pracownika, którego akta dotyczą);

4)      identyfikację osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)      brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie (np. odpowiednie zabezpieczenie loginu, hasła, elektronicznego podpisu kwalifikowanego osoby upoważnionej do zmian w dokumentacji pracowniczej);

6)      przyporządkowanie cech informacyjnych dla odpowiednich rodzajów dokumentacji;

7)      wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej dokumentacji albo części dokumentacji w formacie, w którym jest ona przetwarzana;

8)      funkcjonalność wydruku dokumentacji (np. aby jednostronny dokument nie był drukowany na dwóch stronach).