Proces digitalizacji, czyli jak przejść na elektroniczne akta osobowe

Proces digitalizacji, czyli jak przejść na elektroniczne akta osobowe

Katarzyna Wrońska-Zblewska

08.09.2018

Z początkiem 2019 r. pracodawcy będą mogli decydować czy dokumentacja będzie prowadzona nadal w formie papierowej, czy też forma elektroniczna będzie dla nich wygodniejsza. Czy będzie można prowadzić dokumentację pracowniczą częściowo w formie papierowej, a częściowo elektronicznie? I jak prawidłowo „przeprowadzić” przejście na elektroniczną wersję akt?

Projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej zakłada, że decyzja pracodawcy dotycząca postaci prowadzenia akt osobowych musi być konsekwentna i akta osobowe dla tego samego pracownika nie mogą być jednocześnie prowadzone w postaci papierowej i elektronicznej. Zasada ta dotyczy również pozostałych dokumentów pracowniczych i ma na celu zapewnienie integralności poszczególnych zbiorów dokumentów.

Wydaje się więc, że możliwe jest prowadzenie np. akt osobowych pracownika w formie papierowej, a pozostałych dokumentów w formie elektronicznej lub odwrotnie.

Przykład

Dla poszczególnych typów dokumentacji – odmienna forma

Pracodawca podjął decyzję, że akta osobowe pracowników będą nadal prowadzone w dotychczasowej papierowej formie. Natomiast ewidencja czasu pracy, dokumentacja płacowa a także ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego „przechodzi” w formę elektroniczną.

Natomiast prowadzenie akt osobowych „częściowo elektronicznie” i „częściowo papierowo” nie jest dopuszczalne.  Zatem jeśli pracodawca wybierze formę papierową to taką musi zachować w stosunku do wszystkich dokumentów gromadzonych i przechowywanych w poszczególnych zbiorach (np. w aktach osobowych pracownika). Jeśli zaś wybierze formę elektroniczną, to żaden dokument w takim przypadku nie powinien być w danym zbiorze papierowy.

Nie można więc np. zeskanować dokumentów papierowych z akt i mimo „przejścia” na akta elektroniczne pozostawić dodatkowo, „na wszelki wypadek” w formie papierowej te kluczowe, jak np. umowa o pracę, aneksy do umowy, itp.

Przykład

E-akta tylko częściowo – tak zrobić nie można

Mimo zmian w Kodeksie pracy pracodawca mający siedzibę w Gdyni postanowił nadal prowadzić akta osobowe pracowników w dotychczasowej, papierowej formie. Jeden z pracowników – pracujący jako handlowiec na terenie Krakowa – przesłał pracodawcy e-mailem skan świadectw pracy z poprzednich zakładów pracy.

Decydując się na formę papierową akt osobowych pracodawca powinien wydrukować przesłane skany, opatrzyć je datą wpływu i umieścić w aktach osobowych pracownika. Nie powinien pozostawiać ich w formie elektronicznej.

Dopuszczalną wydaje się również sytuacja, w której przejście na postać elektroniczną będzie dotyczyło jedynie części akt osobowych. W takim przypadku pracodawca powinien wyraźnie i obiektywnie określić zakres digitalizacji, aby uniknąć  zarzutów o nierówne traktowanie pracowników.

Przykład

Wersja elektroniczna dla niektórych

Decyzją pracodawcy digitalizacji podlegają akta osobowe wszystkich obecnie zatrudnionych pracowników. Natomiast akta osobowe byłych pracowników pozostaną w formie papierowej.

 

Przykład

Dokumentacja prowadzona w oddziale

Pracodawca uznał, że akta osobowe pracowników zatrudnionych w oddziale mieszczącym się w innej miejscowości niż siedziba, będą prowadzone w formie elektronicznej. Takie rozwiązanie będzie dla firmy wygodniejsze, ponieważ dział kadr prowadzący dokumentację pracowniczą znajduje się w siedzibie zakładu i niejednokrotnie przekazywanie dokumentów do akt osobowych osób zatrudnionych w oddziale jest utrudnione. Dzięki elektronizacji ich akt osobowych dokumenty trafią do ich teczek o wiele szybciej. Akta osobowe pozostałych pracowników pracujących w siedzibie firmy będą prowadzone nadal w formie papierowej.

Nie tylko akta osobowe

Możliwość przejścia z papieru na formę elektroniczną dotyczy nie tylko akt osobowych pracownika, ale całej dokumentacji pracowniczej. Termin ten, choć Kodeks pracy go wyraźnie nie definiuje, obejmuje dokumentację osobową i płacową.

Dokumentacja płacowa to imienna karta wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Natomiast dokumentacja osobowa to nie tylko akta osobowe pracownika, ale również wszelkie rejestry, wykazy i ewidencje.

Tabela. Dokumenty, które można przetworzyć na wersję elektroniczną

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja pracowników wykonujących prace w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, za których opłaca składki na FEP

Ewidencja przydziału odzieży i obuwia roboczego, środków ochrony indywidualnej oraz wypłaty ekwiwalentu za używanie własnej odzieży i obuwia roboczego oraz ich pranie i konserwację

Rejestr wydanych kart/zaświadczeń o odbyciu obowiązkowych szkoleń bhp

Rejestr wypadków przy pracy

Rejestr chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby

Rejestr czynników szkodliwych dla zdrowia, występujących na stanowiskach pracy

Wykaz prac lekkich wykonywanych przez młodocianych w innym celu niż przygotowanie zawodowe

Wykaz prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom

Wykaz prac szczególnie niebezpiecznych

Wykaz prac wykonywanych przez co najmniej dwie osoby

Digitalizacja – na czym polega?

Zmiana sposobu prowadzenia akt osobowych (i innej dokumentacji pracowniczej) z papierowej na elektroniczną następuje poprzez sporządzenie odwzorowania cyfrowego – w szczególności skanu – i opatrzenie go kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym upoważnionej przez pracodawcę osoby, potwierdzającym zgodność odwzorowania cyfrowego z dokumentem papierowym.

Cyfrowe odwzorowanie to – według rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. poz. 67 i 140) – dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Najczęściej w praktyce będzie to skan dokumentów. Jednak wydaje się, że możliwe są również inne formy, np. zdjęcie cyfrowe.

Natomiast zmiana postaci elektronicznej na papierową wymaga przygotowania wydruku i opatrzenia go podpisem (własnoręcznym) pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej, potwierdzającym zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym.

Procedura przejścia na wersję elektroniczną

Aby właściwie zdigitalizować dokumentację pracodawca powinien postępować według schematu. W tym celu pracodawca może wydać instrukcję postępowania określającą krok po kroku kolejne etapy i poszczególne czynności upoważnionych pracowników. Opracowując taki dokument należy posiłkować się przepisami, z których pośrednio wynika tok postępowania oraz obowiązki i terminy.

Tabela. Etapy digitalizacji

Etap

Wyjaśnienia

1.

Zawiadomienie pracowników

Podejmując decyzję o zmianie dotychczasowej postaci prowadzenia akt osobowych z papierowej na elektroniczną pracodawca powinien o niej poinformować pracowników w sposób przyjęty w danym zakładzie.

2.

Wyznaczenie osób do procesu digitalizacji

Pracodawca powinien wyznaczyć osobę lub osoby do procesu digitalizacji i odpowiednio je przeszkolić, aby umiejętnie posługiwały się sprzętem, np. skanerem. W praktyce chodzi bowiem o to, aby odwzorowanie było wierne i czytelne

3.

Określenie reguł zabezpieczania dokumentów

Kolejnym krokiem powinno być ustalenie sposobu zabezpieczenia nowej postaci dokumentów w tym w szczególności określenie nośnika, na którym będą one przechowywane, sposobu potwierdzania prawdziwości i integralności dokumentu, oraz zasad tworzenia i zabezpieczania kopii zapasowych.

4.

Ustalenie kolejności przetwarzanych dokumentów i sposobu ich oznaczenia

Projekt nowego rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej przewiduje konieczność przyporządkowania elektronicznym dokumentom z akt osobowych cech informacyjnych dla odpowiednich rodzajów dokumentacji, np. opatrzenie skanowanego dokumentu nazwą i symbolem części akt osobowych, w której powinien się on znaleźć) oraz czas niezbędny do ich przetworzenia.

Przepisy nie określają szczegółowo sposobu digitalizowania dokumentów, dlatego też wydaje się, że pracodawcy powinni samodzielnie określić takie kwestie jak np. sposób zapisania dokumentu obustronnego (jeden plik czy dwa osobne), czy grupowanie dokumentów w rodzajowe zbiory (np. wszystkie orzeczenia z badań profilaktycznych razem w jednym pilku, wszystkich zaświadczenia o ukończonych szkoleniach bhp razem w osobnym pliku, itd.). Choć przepisy prawa pracy tego nie określają, wydaje się jednak, że digitalizując akta osobowe warto zachować konwencję przyjętą dla akt papierowych. Umieszczenie poszczególnych dokumentów w odrębnych plikach opatrzonych tytułem informującym o zawartości oraz usystematyzowanie ich w poszczególnych częściach akt osobowych z zachowaniem chronologii ułatwi w praktyce szybkie odnalezienie właściwego dokumentu, a także zbliży postać elektroniczną do papierowej.

5.

Zakończenie procesu digitalizacji i powiadomienie pracowników

Kiedy proces zostanie już zakończony pracodawca powinien poinformować pracowników o możliwości odebrania poprzedniej wersji dokumentacji.

Zależnie od okoliczności taka informacja może również zostać przekazana na początku całego procesu. W praktyce ma to jednak sens jedynie wówczas, gdy digitalizacja będzie przebiegała szybko, np. w firmach zatrudniających kilku pracowników. W pozostałych przypadkach (np. digitalizacja potrwa dłużej lub nie można dokładnie określić ile będzie trwała) z taką informacją warto poczekać do zakończenia całego procesu, żeby móc faktycznie „od ręki” wydać dokumenty zgłaszającemu się po nie pracownikowi.

Obowiązek zabezpieczenia

Dokumentacja pracownicza w tym również akta osobowe muszą być właściwie zabezpieczone, aby nie uległy zniszczeniu, zagubieniu, a także aby nikt nieupoważniony nie miał do nich dostępu. Zasada ta dotyczy obecnie dokumentów papierowych. Od 1 stycznia 2019 r. będzie jednak dotyczyła również dokumentacji elektronicznej.

Digitalizując dokumentację pracodawca będzie zobowiązany do właściwego zabezpieczenia elektronicznych akt osobowych. Nowelizacja Kodeksu pracy nie wskazuje jednak jak należy zabezpieczyć taką dokumentację. Zasady jej zabezpieczenia określać będzie rozporządzenie MRPiPS w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Projekt tego rozporządzenia zobowiązuje pracodawcę do przechowywania jej w warunkach zapewniających:

1)      zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem lub utratą;

2)      integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur (np. dodawanie dokumentów do istniejących już akt osobowych takich jak np. kolejny aneks do umowy o pracę, orzeczenie lekarskie z badań profilaktycznych);

3)      stały dostęp do dokumentacji dla osób uprawnionych (czyli upoważnionego pracownika oraz pracownika, którego akta dotyczą);

4)      identyfikację osoby dokonującej wpisu i dokumentowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5)      brak możliwości zanegowania swego uczestnictwa w całości lub w części wymiany danych przez jeden z podmiotów uczestniczących w tej wymianie (np. odpowiednie zabezpieczenie loginu, hasła, elektronicznego podpisu kwalifikowanego osoby upoważnionej do zmian w dokumentacji pracowniczej);

6)      przyporządkowanie cech informacyjnych dla odpowiednich rodzajów dokumentacji;

7)      wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej dokumentacji albo części dokumentacji w formacie, w którym jest ona przetwarzana;

8)      funkcjonalność wydruku dokumentacji (np. aby jednostronny dokument nie był drukowany na dwóch stronach).

Podstawa prawna: 
  • art. 1 pkt 4, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz och elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357),
  • rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej (projekt z 1 września 2017 r.).
Autorem odpowiedzi jest: 

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Słowa kluczowe:
akta osobowedane osobowe

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel