Narzędzia:
W jaki sposób pracodawca powinien prawidłowo przechowywać upoważnienia do przetwarzania danych osobowych (biorąc pod uwagę ewentualną kontrolę GIODO)? Pracownik, który awansuje np. na stanowisko kierownika otrzymuje upoważnienie do przetwarzania danych osobowych podległych pracowników (np. dane teleadresowe, dane dotyczące wynagrodzenia). Pracodawca przygotowuje upoważnienie w 2 egzemplarzach (jedno dla pracownika, drugie trafia do akt osobowych danej osoby). Dodatkowo informacja trafia do zbiorczego pliku Excel z wykazem osób posiadających upoważnienia oraz z datą nadania upoważnienia. Czy istnieje obowiązek przechowywania kopii tego typu dokumentów w oddzielnym segregatorze, czy też spis osób w Excelu i dokument w aktach są wystarczające?
Czy w teczce akt osobowych pracownika należy przechowywać poniżej wymienione dokumenty: » skierowanie z Powiatowego Urzędu Pracy na prace interwencyjne; » skierowanie na przeprowadzenie badań okresowych lub kontrolnych; » umowę zlecenia zawartą z własnym pracownikiem; » dokumenty związane z wcześniejszym odbyciem stażu u obecnego pracodawcy? Czy w aktach osobowych pracownika należy umieścić pismo o przyznaniu mu nagrody, jeżeli w piśmie tym wymienieni są również inni nagrodzeni pracownicy i kwoty przyznanych nagród?
W jaki sposób należy w świadectwie pracy wpisywać informacje o wykorzystaniu urlopu wypoczynkowego w sytuacji, gdy umowa terminowa (zgodnie z nowymi przepisami dotyczącymi wydawania świadectwa pracy) jest kontynuowana jedna po drugiej? W której części akt osobowych należy umieszczać porozumienie o możliwości wykorzystania urlopu w trakcie kolejnej umowy o pracę?
Rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika stanowi, że w części B przechowujemy między innymi: „dokumenty związane z podnoszeniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych”. Artykuł 103 Kodeksu pracy zawiera definicję podnoszenia kwalifikacji zawodowych i wymienia uprawnienia z tym związane (np. urlop szkoleniowy), które moim zdaniem wskazują na szkolny charakter podnoszenia kwalifikacji zawodowych. Czy kilkugodzinne szkolenia skierowanych przez pracodawcę pracowników przeprowadzane przez firmy szkoleniowe stanowią podnoszenie kwalifikacji zawodowych? Jeżeli tak, to gdy pracownik korzysta w ciągu roku z kilkunastu takich szkoleń, pojawia się problem ilościowy w przechowywaniu w aktach osobowych zaświadczeń z odbytych szkoleń. Czy można przechowywać takie zaświadczenia z 1-dniowych szkoleń w innych teczkach (oczywiście imiennych dla każdego pracownika)?
Od niedawna zajmuję się sprawami kadrowymi w małej firmie. Zmieniamy rodzaj umowy, na którą będzie zatrudniony pracujący u nas lekarz. Dotychczas lekarz ten zatrudniony był na umowę o pracę, a teraz będzie zatrudniony na umowę cywilno-prawną, tj. umowę o świadczenie usług medycznych. Czy na tę okoliczność należy założyć nową teczkę akt osobowych (w obecnej w części dotyczącej rozwiązania stosunku o pracę będą dokumenty świadczące o zakończeniu umowy o pracę)? Czy pracownik winien przygotować komplet dokumentów standardowo wymaganych przy przyjęciu do pracy, czy też dokumenty złożone przy przyjęciu do pracy na umowę o pracę są nadal aktualne (chodzi o kopie prawa wykonywania zawodu, dyplomu, kwestionariusz osobowy itp.)? Czy w dalszym ciągu pracownik powinien podpisywać się na dotychczasowej liście obecności, czy też powinna być osobna lista na pracowników kontraktowych? Jak ewidencjonować urlop takiego pracownika, czy pozostaje obowiązek wypełniania „wniosku o urlop”, jeżeli chce skorzystać z urlopu? Czy przy zmianie rodzaju umowy (nie ma zmiany stanowiska i zakresu czynności) aktualne są dotychczasowe okresowe badania lekarskie, szkolenie z bhp? Co ze szkoleniami okresowymi bhp - czy jako pracodawca mamy obowiązek w dalszym ciągu kierować na takie szkolenie i za nie płacić, czy też pracownik kontraktowy sam zabiega o te dokumenty? Podobnie z okresowymi badaniami lekarskimi - kto jest zobowiązany do opłat za te badania? Co z wyjazdami, na które kieruje firma - czy firma wystawia delegację lekarzowi kontraktowemu i rozlicza tak, jak pracownika zatrudnionego na umowę o pracę, czy lekarz wystawia rachunek dokumentując koszty pobytu związane z wyjazdem służbowym?
Pracownik złożył podanie o urlop okolicznościowy związku z zawarciem związku małżeńskiego. W jaki sposób należy przechowywać tego typu podania?
Pracowałem w państwowym zakładzie w latach 90-tych. Zakład uległ likwidacji. Rok wcześniej część tego zakładu została przejęta przez jednostkę budżetową. W świadectwie pracy, jakie uzyskałem od zakładu w chwili przejęcia jest wpis w poz. 5 „stosunek pracy został rozwiązany za porozumieniem zakładów pracy”, bez żadnej szczegółowej informacji. Obecnie poszukuję szczegółowego świadectwa pracy za tamten okres pracy. Zwróciłem się do następcy o wystawienie takiego dokumentu i uzyskałem odpowiedź negatywną. Stwierdzono, że oprócz świadectwa pracy od poprzedniego pracodawcy, następca nie otrzymał żadnych akt osobowych i nie ma na podstawie czego wystawić dokumentu, poza tym nie jest upoważniony do wystawienia dokumentu za poprzedni zakład pracy. Z powodu braku szczegółowego dokumentu za tamten okres mam problem z otrzymaniem świadczenia emerytalnego. Czy następca ma rację? Czy nie powinien w tamtych czasach poprosić o akta przejętych pracowników? Gdzie szukać pomocy w powyższej sprawie i jak postąpić w stosunku do następcy? Zaznaczam, że następcą jest jednostka budżetową. Czy nie powinna ustalić szczegółowych okresów pracy na podstawie postępowania wyjaśniającego na tę okoliczność, np. przesłuchania świadków?
Były pracownik obsługi szkoły zwrócił się z prośbą o wystawienie świadectwa pracy za lata zatrudnienia w szkole, które udokumentował oryginałami umów o pracę. Po odszukaniu w archiwum teczki akt osobowych tego pracownika zauważyłam brak tych umów w jego dokumentacji. Czy mogę wystawić świadectwo pracy pomimo braku tych umów w aktach osobowych - tylko na podstawie jego oryginalnych umów, które widziałam, skserowałam, potwierdziłam zgodność z oryginałem i umieściłam w jego teczce osobowej? Nadmieniam, że pracownik potrzebuje tego świadectwa w celu przedłożenia w ZUS.
Czy pracodawca ma obowiązek poinformowania pracownika o przysługującym mu urlopie szkoleniowym, po szkoleniu kończącym się egzaminem? Jeśli tak, to w jakiej formie ma to nastąpić - czy musi być to na piśmie, z kopią w aktach osobowych pracownika?
Pracodawcy skarżą się na uciążliwości związane z papierowym prowadzeniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowników i ich akt osobowych. Podkreślają, że ponoszą w związku z tym znaczne koszty, wiąże się to często także z koniecznością przygotowania dodatkowych warunków lokalowych. Postulują, aby wprowadzić możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie tylko w formie papierowej, ale także w wersji elektronicznej. Co na ten temat myśli resort pracy i czy jest szansa na zmianę przepisów?
Czy nauczyciel, który legitymuje się dyplomem ukończenia studiów wyższych, na którym widnieje nazwisko panieńskie, powinien okazać się aktem zawarcia małżeństwa? Jeśli tak, to w której części akt osobowych powinien być przechowywany taki dokument w przypadku, jeśli został dostarczony już po zawarciu umowy?
Czy pracownik samorządowy , który odbył służbę przygotowawczą (posiada stosowne zaświadczenie), przyjmując się do pracy u innego pracodawcy samorządowego musi złożyć ślubowanie (nie posiadam wiedzy - oprócz ustnego zapewnienia pracownika - że w poprzednim samorządowym zakładzie pracy takie ślubowanie złożył )? W której części akt przechowuje się ślubowanie?
Czy dokumentację wypadkową w pracy należy przechowywać w odrębnym segregatorze razem z rejestrem wypadków, czy w aktach osobowych pracownika, którego to dotyczy?
Pracownica mająca w teczce zgodę na wcześniejsze kończenie pracy w związku z karmieniem dziecka piersią od września 2009 r. nie będzie korzystała z wyżej wymienionej przerwy. Czy w aktach osobowych trzeba zamieścić informację o zaprzestaniu korzystania przez pracownicę z takiej przerwy?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
