Narzędzia:
W części B akt osobowych zamieszczony został zakres czynności pracownika podpisany z dniem 31 stycznia 2006 r. Po pięciu latach doszedł do niego aneks. I tu pojawia się problem, gdyż aneks ten dopięłam do wcześniej umieszczonego zakresu czynności pod tą samą pozycją – w określeniu aktu podając „Zakres obowiązków + Aneks 2011”. Czy to jest wielki błąd? Zaznaczam, że wszystkie dokumenty pod tymi numerami się znajdują. Wydawało mi się wówczas, że taki sposób uporządkowania dokumentów będzie bardziej czytelny.
W urzędzie gminy został ogłoszony nabór na stanowisko urzędnicze, do którego przystąpił pracownik urzędu zatrudniony na stanowisku pomocy administracyjnej. Pracownik ten wygrał konkurs na ogłoszone stanowisko pracy. Zgodnie z regulaminem naboru, dokumenty aplikacyjne wyłonionej w naborze osoby są dołączane do jej akt osobowych. Do której części akt osobowych (A czy B) należy wpiąć dokumenty?
W aktach osobowych znajdują się niezaktualizowane informacje o warunkach zatrudnienia . W jaki sposób dokonać aktualizacji tych informacji (termin 1 miesiąca już dawno minął), aby nie narazić się na konsekwencje?
Nasz były pracownik zwrócił się z prośbą o wydanie mu kserokopii świadectw pracy z jego poprzednich miejsc zatrudnienia. Kserokopie tych dokumentów znajdują się w aktach osobowych byłego pracownika. Czy możemy mu te dokumenty udostępnić?
Były pracownik zwrócił się do nas z prośbą o udostępnienie, w formie kserokopii, swoich akt osobowych. Wiem, że pracownik ma prawo wglądu, ale czy kserowanie i udostępnianie tych akt jest działaniem prawidłowym?
Pracownica założyła sprawę przeciwko ZUS o przyznanie emerytury. Obecnie sekretariat Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Sądu Pracy prosi o przysłanie akt osobowych tej pracownicy. Czy zakład pracy musi przekazać akta, czy obowiązuje nas ochrona danych osobowych (nie podano żadnej podstawy prawnej)? Zapewniono nas, że po wykorzystaniu akta zostaną zwrócone.
Czy w aktach osobowych przechowujemy: wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu, wniosek pracownika o podwyżkę, karty obiegowe pracowników przyjętych bądź zwalnianych, karty czasu pracy, notatki z rozmów dyscyplinujących z pracownikiem, wnioski bezpośrednich przełożonych o pozbawienie pracownika premii, wnioski pracowników o przeniesienie na inne stanowisko, kserokopie dowodu osobistego, oświadczenie o (nie) pobieraniu emerytury/renty, postanowienia o przyznaniu pracownikowi nagrody (pieniężnej lub urlopu nagrodowego), zaświadczeń lekarskich dot. uzasadnionej wizyty 1x w miesiącu w przypadku pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności? Jeżeli nie w teczce personalnej, to gdzie gromadzić te dokumenty?
Proponowane przez resort gospodarki zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej są niewystarczające – twierdzą eksperci Konfederacji Lewiatan i postulują wprowadzenie możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
W nowym wzorze skierowania na badania lekarskie obowiązującym od 1 kwietnia 2015 r. znajduje się zapis, zgodnie z którym skierowanie jest wydawane w dwóch egzemplarzach, z których jeden otrzymuje osoba kierowana na badania. Czy mam przez to rozumieć, że powinnam wydać pracownikowi 2 egzemplarze skierowania, z których jeden zaniesie on i pozostawi w przychodni, a drugi sobie pozostawi? Czy należy przechowywać dodatkowy egzemplarz skierowania w aktach osobowych?
Poszczególne części akt osobowych pracowników mają być wyodrębnione ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów, a nie jak obecnie – ze względu na nawiązanie zatrudnienia, trwanie stosunku pracy lub jego ustanie. A to wszystko po to, aby zaoszczędzić pracodawcom kosztów.
Karę porządkową usuwa się z akt osobowych po roku nienagannej pracy. Jak jednak postąpić jeśli w trakcie roku pracownik otrzyma kolejną karę porządkowa (np. pierwszą karę otrzymał w kwietniu 2014 r., kolejną w styczniu 2015 r.)? Czy karę z kwietnia 2014 r. anuluje się w kwietniu 2015 r., czy dopiero w styczniu 2016 r. – razem z druga karą? Oczywiście pod warunkiem, że do stycznia 2016 r. pracownik nie otrzyma jeszcze kolejnej kary porządkowej?
Były pracownik złożył podanie do burmistrza z prośbą o skserowanie i potwierdzenie za zgodność z oryginałem wszystkich dokumentów znajdujących się w jego aktach osobowych celem przedłożenia ich do ZUS. Czy można mu wydać takie dokumenty?
Pracodawca zapłacił pracownikom za udział w kursie udzielania pierwszej pomocy. Czy otrzymane po kursie zaświadczenia powinno się dołączyć do akt osobowych w oryginale, czy też należy wykonać kopie za zgodność z oryginałem a oryginały zwrócić pracownikom? Jakie są regulacje w takich przypadkach, gdy pracodawca sam opłaca taki kursy?
W jaki sposób należy przechowywać skierowanie na urlop w trakcie wypowiedzenia oraz kartę urlopową? Czy dokumenty te należy włączyć do akt osobowych?
Czy pracownik ma prawo do kserowania dokumentów zawartych w jego teczce akt osobowych (zawierających również notatki służbowe), czy są to dokumenty tylko do wglądu pracownika?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
