E-akta osobowe – zmiany coraz bliżej
Zdarza się, że pracodawcy posługują się dokumentacją elektroniczną i przechowują akta osobowe w formie skanów na firmowych komputerach. Taka forma prowadzenia akt osobowych aktualnie jest jednak uznawana wyłącznie za pomocniczą i nie może całkowicie zastąpić papierowych akt osobowych. Wkrótce ma to jednak ulec zmianie.
Dla każdego zatrudnionego pracownika pracodawca musi założyć i prowadzić odrębne akta osobowe, w których przechowywane są m.in. dokumenty potwierdzające kwalifikacje niezbędne do wykonywania pracy, czy dokumenty związane z przebiegiem zatrudnienia pracownika.
Sposób prowadzenia akt osobowych pracownika określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. z 1996 r. nr 62 poz. 286 ze zm.).
Obecnie – wyłącznie pomocniczo
Obowiązujące przepisy rozporządzenia MPiPS nie przewidują możliwości prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej. Zobowiązuje to zatrudniającego do gromadzenia i przechowywania dokumentów związanych ze stosunkiem pracy w tradycyjnej formie papierowej. Brak możliwości całkowitego „przejścia” na dokumentację elektroniczną potwierdza również Państwowa Inspekcja Pracy.
Zdaniem PIP
W obecnym stanie prawnym brak jest podstaw do stosowania przez pracodawców nośników elektronicznych, jako wyłącznej formy prowadzenia i przechowywania akt osobowych pracownika .
Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 9 kwietnia 2010 r. w sprawie prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej, nr GPP-87-4560-29/10/PE/RP
Forma elektroniczna już od czerwca?
Dopuszczalność prowadzenia elektronicznych akt osobowych zakłada jednak projekt ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją wprowadzany (w ramach pakietu „100 zmian dla firm”).
Projekt umożliwia pracodawcom prowadzenie akt osobowych w formie papierowej lub elektronicznej. Pracodawcy będą mogli więc wybrać formę dla siebie najwygodniejszą i jeśli np. podejmą decyzję o przejściu z formy papierowej na elektroniczną, będą mogli zeskanować zgromadzone w aktach osobowych pracownika dokumenty i zapisać je na informatycznym nośniku informacji. Natomiast zeskanowane dokumenty pracodawca będzie musiał zwrócić pracownikowi do rąk własnych lub wysłać listem poleconym na adres zamieszkania pracownika z jego akt osobowych. Takie elektroniczne akta osobowe będą równoważne papierowym.
Nowela jest obecnie w fazie konsultacji społecznych, a nowe przepisy mają zacząć obowiązywać od 1 czerwca 2017 r.
Wydruk równoważny odpisowi
Projekt przewiduje ponadto, że z prowadzonych elektronicznie akt osobowych pracodawca będzie zobowiązany wydawać na żądanie pracownika (lub w innych uzasadnionych przypadkach) wydruk komputerowy albo kopię elektroniczną całości lub części akt wraz z oświadczeniem o ich prawdziwości. Oświadczenie takie pracodawca będzie składał pod rygorem odpowiedzialności karnej za składanie fałszywych zeznań.
Wydruki komputerowe z e-akt osobowych będą miały moc równoważną dokumentacji prowadzonej na papierze.
Katarzyna Wrońska-Zblewska
