Jak prawidłowo prowadzić ewidencję czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to tylko jeden z dokumentów dotyczących ewidencjonowania czasu pracy. Pozostałe to m.in. zgody i wniosku pracownika, a także dokumenty związane np. pracą w godzinach nadliczbowych.

Przepisy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji. Powinna ona jednak wskazywać:

a) pracę w poszczególnych dobach wraz ze wskazaniem liczby przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, w tym pracę w:

• niedziele i święta – za pracę w niedzielę i święto uważa się pracę wykonywaną między godziną 6.00 w tym dniu a godziną 6.00 w następnym dniu, chyba że u danego pracodawcy została ustalona inna godzina.

• w porze nocnej – pora nocna obejmuje wybrane 8 godzin między godzinami 21.00 a 7.00, w ewidencji należy odnotować każdą pracę w porze nocnej, nawet kilkunastominutową.

• w godzinach nadliczbowych – w tym przypadku pracodawca musi wpisać nie tylko dokładną liczbę pracy w godzinach nadliczbowych, ale także rodzaj godzin nadliczbowych (tj. dobowe lub średniotygodniowe), a także wskazać wysokość dodatku (50% lub 100%), jaki za nie przysługuje; ponadto jeżeli rekompensuje pracę w godzinach nadliczbowych czasem wolnym od pracy, taka informacja również powinna znaleźć się w ewidencji.

• liczbę godzin dyżuru oraz godzinę rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia, do których pełnienia pracownik został zobowiązany. W ewidencji pracodawca musi wykazać zarówno dyżur pełniony przez pracownika w domu (za który pracownikowi nie należy się żadna rekompensata), jak i dyżur pełniony w zakładzie pracy lub innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę (należy je rozróżniać w ewidencji). W tym ostatnim przypadku pracownikowi należy zapewnić czas wolny od pracy odpowiadający długości dyżuru. Jeżeli jest to niemożliwe, należy się mu wynagrodzenie za ten czas (taka rekompensata też musi być odznaczona w ewidencji). Zawsze z ewidencji musi wynikać wymiar faktycznie świadczonej przez pracownika pracy podczas dyżuru – w praktyce stanowi ona pracę nadliczbową.

• czas pracy przypadający podczas podróży służbowej pracownika, który powinien by odnotowany w rubryce przedstawiającej zwykły, zakładowy czas pracy pracownika. Nie uwzględnia się jedynie czasu samej podróży, czyli czasu dojazdu do miejsca delegacji oraz czasu powrotu z niej, jeżeli pracownik w tym czasie nie świadczył faktycznie żadnej pracy i o ile nie przypadają one w harmonogramowych godzinach pracy pracownika (jeśli bowiem podróż służbowa przypada w godzinach pracy, także jest zaliczana do czasu pracy, nawet w sytuacji gdy pracownik nie wykonywał wówczas pracy, a jedynie np. jechał na miejsce delegowania).

b) dni wolne od pracy oraz udzielane pracownikom zwolnienia od pracy, tj.:

• dni wolne od pracy z oznaczeniem tytułu ich udzielenia, w tym przede wszystkim dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie 5-dniowym tygodniu pracy, dni wolne z tytułu pracy w takim dniu, dni wolne z tytułu pracy w niedziele i święta oraz dni wolne wynikające z rozkładu czasu pracy pracownika (np. zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy).

• rodzaj i wymiar zwolnień od pracy. Chodzi tu o zwolnienia od pracy udzielane pracownikowi na jego wniosek lub z mocy ustawy. Jako zwolnień od pracy nie traktujemy przerw w pracy należnych pracownikom, w tym również przerw przysługujących pracownicy karmiącej dziecko piersią, nawet gdy, na jej wniosek, wskazane przerwy wykorzystuje łącznie skracając obowiązujący ją dobowy wymiar czasu pracy. Jako zwolnienie od pracy należy natomiast traktować zwolnienia należne pracownikom opiekującym się dzieckiem do ukończenia przez nie 14 roku życia,

• rodzaj i wymiar innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy, takich jak np. czas wolny od pracy udzielony pracownikowi w celu zadławienia spraw prywatnych w godzinach pracy,

• wymiar nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

c) czas pracy pracownika młodocianego oraz przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Ponadto w dokumentach dotyczących ewidencjonowania czasu pracy pracodawca zobowiązany jest przechowywać wnioski pracownika dotyczące:

• udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy), przy czym pamiętać należy, że oświadczenie pracownika wychowującego przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat o zamiarze lub braku zamiaru korzystania z ww. zwolnienia od pracy, należy przechowywać w części B akt osobowych, a wnioski dotyczące korzystania z przedmiotowego zwolnienia poza aktami osobowymi wraz z pozostałymi dokumentami ewidencjonującymi czas pracy pracownika,

• ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

• stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

• stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 140¹ § 1 Kodeksu pracy),

• stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 140¹ § 2 Kodeksu pracy),

• ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy z powodu działania siły wyższej (art. 148¹ Kodeksu pracy),

• ubiegania się i korzystania z urlopu opiekuńczego (art. 173¹ Kodeksu pracy),

Pracodawca w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy zobowiązany jest ponadto przechowywać dokumenty związane:

• ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy), takie jak plany pracy pracownika lub pisemne polecenia pracodawcy wykonania określonych zadań czy dowody potwierdzające uzgodnienie z pracownikiem zadań jakie mają być przez pracownika wykonane.

• z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy z tytułu przeciętnie pięciodniowego tygodnia pracy (art. 151³ Kodeksu pracy),

• z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy, np. pisemne polecenia pracy w godzinach nadliczbowych, wniosek pracownika o odbiór czasu wolnego z tytułu pracy nadliczbowej czy dokumenty związane z pełnionym przez pracownika dyżurem zakładowym lub w domu.

W ramach tej dokumentacji muszą się znaleźć również dokumenty potwierdzające zgodę:

• pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy (art. 148 pkt 3 Kodeksu pracy) oraz pracownika wychowującego dziecko do ukończenia przez nie 8 roku życia na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

• pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy).

W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Nie ma zatem prawnego obowiązku odnotowywania w sporządzanej dla tej grupy pracowników ewidencji czasu pracy ilości przepracowanych godzin oraz godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy. W stosunku do takich osób nie ewidencjonuje się bowiem godzin pracy, ale wszystkie pozostałe elementy muszą być w niej zapisane. Trzeba więc zaznaczać same dni pracy, a także wszelkie dni wolne (w tym także urlopy, zwolnienia itd.), wyszczególniając, z jakiego tytułu jest dany dzień wolny.

Przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę wprowadzają obowiązek potwierdzania liczby godzin faktycznie przepracowanych przez zleceniobiorcę. Względem zleceniobiorców nie ma jednak obowiązku prowadzenia kodeksowej ewidencji czasu pracy.

Ustawa o minimalnym wynagrodzeniu za pracę stanowi, że w przypadku umów, o których mowa w art. 734 i art. 750 Kodeksu cywilnego, strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług. W przypadku gdy strony w umowie nie określą sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, przyjmujący zlecenie lub świadczący usługi przedkłada w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej informację o liczbie godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług, w terminie poprzedzającym termin wypłaty wynagrodzenia.

Jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej, przedsiębiorca albo inna jednostka organizacyjna, przed rozpoczęciem wykonania zlecenia lub świadczenia usług, potwierdza przyjmującemu zlecenie lub świadczącemu usługi w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej ustalenia co do sposobu potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia lub świadczenia usług.

Przedłożenie informacji o liczbie przepracowanych godzin (która może wynikać z przedłożonej zleceniodawcy faktury czy rachunku) jest wystarczającą podstawą dla ustalenia i wypłaty należnego zleceniobiorcy wynagrodzenia. Z rachunku tego musi wynikać łączna liczba przepracowanych przez zleceniobiorcę godzin (zleceniobiorca nie musi bowiem prowadzić ewidencji czasu pracy w rozumieniu kodeksowym, a jedynie poinformować ile godzin wypracował w miesiącu). Przepisy nie regulują natomiast zasad potwierdzania przedłożonej przez zleceniobiorcę ewidencji. Strony umowy zlecenia mogą zatem kwestię tę uregulować dowolnie.

Karty ewidencji czasu pracy powinny być prowadzone i wypełniane na bieżąco przez cały okres zatrudnienia pracownika. Ewidencja służy przecież prawidłowemu rozliczeniu czasu pracy pracownika. Zarówno pracodawca, jak i pracownik powinni się orientować, czy np. przedłużanie bądź skracanie pracy w niektóre dni, udzielanie dni wolnych, wykonywanie na podstawie polecenia pracy w dniu wolnym itp. zostaną zbilansowane w danym okresie rozliczeniowym. Analiza ewidencji czasu pracy dokonywana w trakcie okresu rozliczeniowego jest również podstawą do ustalania indywidualnych rozkładów czasu pracy pracowników na dalszą część tegoż okresu.

Przepisy Kodeksu pracy nie wprowadzają jednolitego wzoru karty ewidencji czasu pracy. Kartę taką, zgodnie ze swoimi potrzebami, opracowuje sam pracodawca. Nie ma przy tym prawnych przeciwwskazań, aby pomocniczo pracodawca prowadził np. listy obecności pracowników, czy rejestry wyjść w czasie pracy. Takie dodatkowo prowadzone przez pracodawcę dokumenty nie mogą jednak zastąpić ewidencji czasu pracy. Imienna karta ewidencji czasu pracy powinna składać się z jednego dokumentu, który w sposób pełny obrazuje czas pracy pracownika. Może jednak być ona zapisana w formie elektronicznej, byleby zawierała wszystkie wskazane w przepisach dane.

Pracodawca prowadząc i przechowując karty ewidencji czasu pracy w formie elektronicznej, musi również pamiętać, że ewidencja czasu pracy ma charakter jawny. Pracodawca ma więc obowiązek udostępniać ją na każde żądanie pracownika, jak również organu państwowej albo społecznej inspekcji pracy. Zaniechanie prowadzenia lub nierzetelne prowadzenie ewidencji czasu pracy może być uznane za wykroczenie przeciwko prawom pracownika. W przypadku wystąpienia braków w ewidencji czasu pracy ewentualne spory na tym tle pomiędzy pracodawcą a pracownikiem rozpoznaje sąd pracy.