dokumentacja pracownicza

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – nowy tekst jednolity

Ogłoszono nowy tekst jednolity rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Tekst jednolity został opublikowany w Dz. U. z 2026 r., poz. 474 i wszedł w życie 7 kwietnia 2026 r.

Nowelizacja KP i ustawy o ZFŚS podpisana

Nowelizacja Kodeksu pracy i ustawy o ZFŚS – więcej elektronizacji i doprecyzowanie zasad wypłaty ekwiwalentu urlopowego

7 stycznia 2026 r. Prezydent podpisał nowelizację przepisów Kodeksu oraz ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Nowe przepisy, które wejdą w życie po 14 dniach od ogłoszenia, wprowadzają istotne ułatwienia dla pracodawców i działów kadr, w szczególności w zakresie stosowania postaci elektronicznej w prawie pracy oraz doprecyzowują terminy wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Z artykułu dowiesz się:

  • Postać elektroniczna w prawie pracy – większy katalog czynności

  • Doprecyzowanie terminu wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop

  • Zmiany w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

  • Wejście w życie przepisów

Przeczytaj również:

Kopie z dokumentacji pracowniczej - zasady wydawania

Jak wydawać kopie dokumentów z akt osobowych pracownika

Na żądanie pracownika musimy sporządzić dla niego kopię dokumentu (np. świadectwa pracy) lub dokumentów z akt osobowych (nawet wszystkich – jeśli zażąda). Jaka jest procedura wydawania kopii dokumentu z akt osobowych pracownika? Na co powinien uważać pracodawca? Jak oznaczamy wydawane dokumenty z akt osobowych? I czy kopię dokumentów z akt osobowych mogą odebrać inne osoby niż pracownik?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy pracownik (były pracownik) może żądać kopii z dokumentacji pracowniczej
  • Sporządzenia kopii jakich dokumentów z akt osobowych może żądać pracownik (były pracownik)
  • W jakiej formie można złożyć wniosek o wydanie kopii z dokumentacji pracowniczej
  • Kto może żądać kopii z dokumentacji pracowniczej po śmierci pracownika
  • W jaki sposób sporządzić kopię z dokumentacji pracowniczej
  • W jakim terminie należy wydać kopię z dokumentacji pracowniczej
  • Do której części akt osobowych włączyć wniosek o wydanie kopii z dokumentacji pracowniczej
  • Czy można wydać kopię z papierowych akt osobowych w formie elektronicznej
  • Jak wydawać kopie z elektronicznej dokumentacji pracowniczej
  • Czy można wydać pracownikowi oryginały zamiast kopii z dokumentacji pracowniczej

POBIERZ:  Procedura wydawania kopii dokumentu z akt osobowych pracownika

Przeczytaj również:

E-dokumenty w kadrach – jak bezpiecznie wejść w cyfrową przyszłość?

E-dokumenty w kadrach – jak bezpiecznie wejść w cyfrową przyszłość?

Cyfryzacja dokumentacji kadrowej to już nie odległa wizja, lecz codzienność wielu firm. Jednak przejście z papieru na pliki elektroniczne rodzi pytania: jakie są wymogi prawne, jak uniknąć błędów i czy e-dokumenty są w pełni akceptowane przez sądy? O tym wszystkim w rozmowie z Anną Kostecką opowiada Ewą Tonderys-Jedoń, radczyni prawna w kancelarii z SDZLEGAL Schindhelm.

Z artykułu dowiesz się:
  • Co stanowi podstawę prawną prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej?
  • Jakie są najczęstsze problemy techniczne przy digitalizacji akt osobowych?
  • Które dokumenty kadrowe wciąż muszą mieć formę papierową lub pisemną?
  • Jak zapewnić pracownikowi dostęp do jego e-teczki zgodnie z prawem?
  • Czy e-dokument może być dowodem w sądzie pracy i jak go zabezpieczyć przed nieuprawnionym dostępem?

Obejrzyj jeszcze inny wywiad Anny Kosteckiej z Ewą Tonderys-Jedoń, radczynią prawną z SDZLEGAL Schindhelm:

Przeczytaj też:

Elektroniczna dokumentacja pracownicza

Elektroniczna deregulacja w dokumentacji pracowniczej – 14 kolejnych dokumentów i informacji przekażemy elektronicznie

Poszerzenie możliwości komunikacji pracodawcy z pracownikami oraz związkami zawodowymi w postaci elektronicznej – to jedeno z założeń projektu nowelziacji przepisów Kodeksu pracy przyjetego przez rząd. Celem projektu zmian ma być ograniczenie biurokracji i usprawnienie załatwiania spraw w ramach stosunku pracy. Jakie kolejne dokumenty pracodawca sporządzi i przekaże w postaci elektronicznej?

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie kolejne rodzaje dokumentów, po nowelizacji przepisów Kodeksu pracy, pracodawca sporządzi i przekaże w postaci elektronicznej

Przeczytaj również:

Przechowywanie dokumentacji związanej ze zgłoszeniem mobbingu

Pytanie:

Jak długo i gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu m.in. zgłoszenie pracodawcy informacji o możliwości stosowania mobbingu przez przełożonego, oświadczenia stron, protokoły z wysłuchań świadków? Dodam, że na tą chwilę pracodawca nie ma wdrożonej żadnej procedury antymobbingowej. Czy zgłoszenie mobbingu przechowywać w aktach osobowych czy można założyć jednak wyodrębniony segregator z taką dokumentacją?

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie dokumenty przechowywane są – zgodnie z przepisami – w ramach akt osobowych i pozostałych części indywidulanej dokumentacji pracowniczej

  • Gdzie przechowywać dokumentację związaną ze zgłoszeniem mobbingu

Sprawdź również:

Dokumentacja pracownicza po 2019 roku – jak ją archiwizować zgodnie z prawem

Pytanie:

Mam pytanie dotyczące dokumentacji pracowniczej, szczególnie w kontekście ustania stosunku pracy. Jesteśmy jednostką samorządu terytorialnego. W związku ze zmianą przepisów od 2019 roku obowiązuje nas przechowywanie akt osobowych oraz dokumentacji pracowniczej (np. wnioski urlopowe) przez okres 10 lat od dnia ustania zatrudnienia. Moje pytanie jest następujące: jaką kategorię archiwalną przypisać ww. dokumentom i z jakich przepisów prawnych to wynika? Aktualnie obowiązujący jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera tylko odniesienie do akt osobowych przechowywanych przez okres 50 lat z symbolem BE50 oraz urlopów przez okres 3 lat. Czy według nowych przepisów archiwizować ww. dokumenty pod symbolem BE10 czy B10? Czy archiwizować je razem czy w dwóch osobnych teczkach?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czym jest dokumentacja pracownicza i co się na nią składa?
  • Jaki jest okres przechowywania dokumentacji pracowniczej po 1 stycznia 2019 roku?
  • Jaką kategorię archiwalną przypisać dokumentacji pracowniczej według JRWA?
  • Czy wnioski urlopowe archiwizować razem z aktami osobowymi?
  • Jakie przepisy regulują zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, w tym dotyczące świadectw pracy?

Przeczytaj też:

Obejrzyj też video w sprawie dokumentacji pracowniczej:

Przeczytaj też:

Obejrzyj też: 

Od 1 stycznia 2019 roku zmieniły się zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej. W związku z nowelizacją przepisów, pracodawcy – także jednostki samorządu terytorialnego – mają obowiązek archiwizowania akt osobowych i dokumentów związanych ze stosunkiem pracy przez 10 lat. Jaką kategorię archiwalną należy przypisać tym dokumentom? Czy wnioski urlopowe przechowywać osobno? W odpowiedzi ekspert odpowiada na najczęstsze pytania i wskazuje aktualne podstawy prawne.

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – komentarz do zmian wchodzących w życie 19 marca 2025 roku

Zmianę wprowadza rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 marca 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U z 2025 r., poz. 189). Związana jest ona z wejściem w życie przepisów wprowadzających nowe uprawnienie - uzupełniający urlop macierzyński dla rodziców hospitalizowanych dzieci urodzonych przedwcześnie oraz hospitalizowanych noworodków (dodany art. 1802 Kodeksu pracy).

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – jak stosować je w praktyce

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – jak stosować je w praktyce

Okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej – a także różnych jej części – są zróżnicowane. Przez jaki okres przechowujemy akta osobowe, a ile ewidencję czasu pracy bądź dokumentację urlopową? Do których z nich należy stosować poszczególne okresy przechowywania i co z dokumentacją w przypadku, gdy np. pracownik wraca do pracy po przerwie w zatrudnieniu – na tym tle dochodzi u pracodawców do wielu wątpliwości praktycznych. Szkolenie przedstawia starannie dobrane przykłady i wskazane stanowiska urzędowe, które pozwolą rozwikłać problemy z tym związane.

Z artykułu dowiesz się:

Korzyści dla Ciebie i Twojej firmy

  • dowiesz się jakie są okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej w zależności od rodzaju prowadzonej dokumentacji i okresu jej powstania, co pomoże Ci uniknąć błędów i niezgodności z przepisami
  • zastosujesz,dzięki starannie dobranym przykładom oraz omówieniu stanowisk urzędowych, zdobytą wiedzę bezpośrednio w swojej pracy, usprawniając procesy zarządzania dokumentacją
  • uzyskasz dostęp do najnowszych interpretacji urzędowych dotyczących okresów przechowywania dokumentacji, co pozwoli Ci na stosowanie się do obowiązujących wytycznych i uniknięcie potencjalnych sankcji
  • uzyskasz wiedzę na temat postępowania w skomplikowanych przypadkach, takich jak przerwy w zatrudnieniu czy przechowywanie dokumentów z różnych okresów, co umożliwi efektywniejsze zarządzanie dokumentacją pracowniczą
  • dowiesz się, jak prawidłowo stosować przepisy dotyczące przechowywania dokumentacji, aby uniknąć kar związanych z niewłaściwym prowadzeniem dokumentacji pracowniczej

Dokumentacja pracownicza – czy może składać się ze skanów dokumentów

Pytanie:

Czy mogę prowadzić dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe, wyłącznie w oparciu o skany dokumentów? Jeśli nie, z jakich przepisów to wynika?

Z artykułu dowiesz się:

  • W jakiej postaci może być prowadzona dokumentacja pracownicza

  • Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona wyłącznie w oparciu o skany dokumentów

  • Jakie dokumenty powinny znaleźć się w dokumentacji pracowniczej w formie pisemnej

Przeczytaj również:

Metalowa czy drewniana - jaka szafa na dokumenty pracownicze

Pytanie:

Do tej pory akta osobowe pracowników są przechowywane w metalowych szafach zamykanych i znajdujących się w pomieszczeniach kodowanych alarmem. Jednak obecnie kończy się nam miejsce na dokumentację w tych szafach. Pytanie czy możemy korzystać ze „zwykłej” drewnianej szafy do przechowywania akt pracowników zwolnionych? Szafa taka (również zamykana na klucz) znajdowałaby się w pomieszczeniu archiwum (osobne pomieszczenie, bez okien, bez dostępu pracowników, jedynie kilka osób z administracji, drzwi zamykane na klucz, pomieszczenie kodowane alarmem) czy jednak musimy używać szaf metalowych? Jakie są w tym względzie wymagania?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czy przepisy precyzują wymagania, jakie powinna spełniać szafa do dokumenty, w której przechowywana jest dokumentacja pracownicza

Przeczytaj również:

Zwolnienie na usuwanie skutków powodzi - dokumentacja kadrowa

Zwolnienie od pracy na usuwanie skutków powodzi – jak je odnotować w dokumentacji kadrowej

Pracownicy poszkodowani w powodzi z 2024 r., do 31 grudnia br. mogą korzystać ze specjalnego zwolnienia od pracy w wymiarze do 20 dni na usuwanie skutków powodzi. W jaki sposób zwolnienie to powinno być odnotowane w dokumentacji pracowniczej?

Z artykułu dowiesz się:

  • Zwolnienie od pracy w celu usuwania skutków powodzi – jak ustalamy wynagrodzenie?

  • Jak udzielać zwolnienia od pracy na usuwanie skutków powodzi? Czy potrzebne są dodatkowe dokumenty do wniosku?

  • Gdzie przechowywać wniosek pracownika o zwolnienie od pracy w celu usuwania skutków powodzi?

  • Czy fakt udzielenia zwolnienia odnotowujemy w ewidencji czasu pracy?

  • Czy zwolnienie od pracy na usuwanie skutków powodzi wykazujemy w świadectwie pracy?

Przeczytaj również:

Kiedy startują okresy przechowywania dokumentacji – nowe stanowisko

Kiedy startują okresy przechowywania dokumentacji – nowe stanowisko

Na Portalu kadrowym nieraz już poruszaliśmy temat dotyczący okresów przechowywania dokumentacji (i ile te okresy obejmują), a które umowy mają nowy, 10-letni okres przechowywania dokumentacji. Ale jest jeszcze jeden problem: kiedy dokładnie te okresy startują. Niedawno uzyskaliśmy stanowisko resortu pracy, które to wyjaśnia. Obejrzyj rozmowę Anny Kosteckiej z Szymonem Sokolikiem i dowiedz się więcej na ten temat.

Z artykułu dowiesz się:
  • Które umowy mają stare, a które mają nowe okresy przechowywania dokumentacji?
  • Dlaczego powstał problem ze startem okresu przechowywania dokumentacji?
  • Jak ten dylemat ze startem przechowywania dokumentacji rozstrzygnęło stanowisko resortu pracy?

Obejrzyj też dedykowane szkolenie w sprawie okresów przechowywania dokumentacji w Akademii Portalu kadrowego:

Obejrzyj też materiały video na temat przechowywania dokumentacji pracowniczej:

przecho

Dokumentacja pracownicza na przełomie 2019 r. i po 2019 roku – wskazówki dla pracodawców na temat prawidłowego przechowywania 

W ostatnim czasie pojawił się interesujący problem dotyczący okresów przechowywania dokumentacji pracowniczej, szczególnie w kontekście dokumentacji urlopowej gromadzonej przed i po 2019 roku. Zanim jednak zagłębimy się w szczegóły, przypomnimy, jakie są obecne okresy przechowywania akt osobowych oraz dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy. Na końcu przyjrzymy się, dlaczego w przypadku umów zawartych przed 2019 rokiem mogą obowiązywać dwie różne zasady dotyczące dokumentacji urlopowej. Obejrzyj wywiad Anny Kosteckiej z Szymonem Sokolikiem i dowiedz się więcej.

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie są aktualne okresy przechowywania akt osobowych pracowników?
  • Jak długo należy przechowywać dokumentację ewidencyjną czasu pracy?
  • Jakie są zasady przechowywania dokumentacji urlopowej?
  • Dlaczego umowy zawarte przed 2019 rokiem mają inne zasady przechowywania dokumentacji urlopowej?
  • Jakie różnice istnieją w przechowywaniu dokumentacji pracowniczej przed i po 2019 roku?

Przeczytaj też:

Obejrzyj też: 

Wydrukowane skany dokumentów – czy można je dołączać do papierowej dokumentacji pracowniczej

Pytanie:

Pracodawca prowadzi całą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Jeśli chodzi o dokumentacje związaną z czasem pracy (tj. wnioski urlopowe, na żądanie, okolicznościowe, formularze nadgodzin, wnioski o opiekę nad dzieckiem z art. 188, wniosek o wyjście prywatne), pracownik wysyła podpisane skany na wskazany przez pracodawcę adres mailowy, pracodawca drukuje je i odpowiednio archiwizuje w postaci papierowej. Możliwość wysłania wniosku skanem dotyczy zarówno pracowników, którzy są objęci hybrydową pracą zdalną (2 dni w tygodniu) jak i tych, którzy pracują tylko z biura. Czy pracodawca może narazić się na negatywne konsekwencje ze strony PIP jeśli posiada tylko wydrukowane skany wniosków?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy do papierowej dokumentacji pracowniczej można dołączać wydrukowane skany dokumentów

Przeczytaj również:

Kontakt

Masz pytanie?
Skontaktuj się z nami

+48 22 518 29 29

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo