Narzędzia:
MRPiPS planuje zmianę sposobu podziału dokumentów gromadzonych w aktach osobowych. Nowością będzie m.in. wyodrębniona część akt, w której zebrane zostaną dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną. Sprawdź szczegóły.
Z artykułu dowiesz się:
Na jakie części – zgodnie z projektowanym rozporządzeniem MRPiPS – podzielone zostaną akta osobowe?
Jakie dokumenty gromadzone będą w poszczególnych częściach akt?
Jaką dokumentację – poza aktami osobowymi – pracodawca będzie zobowiązany prowadzić?
W dniu 10 września zapraszamy do udziału w konferencji on-line: „Akta osobowe po nowemu”. Zobacz szkolenie online i uzyskaj dostęp do materiałów konferencyjnych, które pomogą Ci w przygotowaniu się do zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. [dostęp do materiałów].
Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Skrócony zostanie również okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.
Skrócenie z 50 do 10 lat czasu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość prowadzenia ich w formie elektronicznej – przewidują przyjęte już przez Senat przepisy ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją.
Sejm przyjął projekt ustawy, która skróci okres przechowywania dokumentacji pracowniczej z 50 do 10 lat oraz wprowadzi możliwość prowadzenia i przechowywania tej dokumentacji w formie elektronicznej. Wprowadzenie zmian planowane jest na 1 stycznia 2019 r.
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zakładający skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację. Nowe rozwiązania mają przyczynić się do zmniejszenia obciążeń pracodawców. Powinny zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.
Rząd zajmie się projektem ustawy, który przewiduje skrócenie okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość wyboru przez pracodawców elektronicznej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Propozycje te stanowią element – przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju – pakietu „100 zmian dla firm”.
Zdarza się, że pracodawcy posługują się dokumentacją elektroniczną i przechowują akta osobowe w formie skanów na firmowych komputerach. Taka forma prowadzenia akt osobowych aktualnie jest jednak uznawana wyłącznie za pomocniczą i nie może całkowicie zastąpić papierowych akt osobowych. Wkrótce ma to jednak ulec zmianie.
Ustęp 7 jest częścią świadectwa pracy, w której pracodawca powinien zawrzeć tzw. informacje uzupełniające – zarówno obligatoryjne, jak i podawane na żądanie pracownika. Prześledźmy, jak wypełnić tą część świadectwa pracy.
Już wkrótce pracodawca uzyska możliwość tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Elektronizacja dokumentów kadrowych nie będzie jednak obowiązkowa.
Na skutek ostatnich zmian w zakresie sposobu prowadzenia egzekucji, pracodawcy otrzymujący zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia za pracę mogą spodziewać się dokumentów o zajęciu według nowych wzorów. Zmienione zostały pouczenia dla dłużników zajętej wierzytelności, jak postępować w przypadku zbiegu egzekucji sądowej z administracyjną.
Według określonego w przepisach wzoru świadectwo pracy powinno być opatrzone pieczątką oraz podpisem pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu. W związku z powyższym, czy dopuszczalne jest podpisanie świadectwa pracy podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem i przesłanie go pracownikowi pocztą elektroniczną?
Od 22 lutego 2016 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące umów zawieranych na czas określony. Zmiany wymuszają na pracodawcy nie tylko formalne zapoznanie się z nowymi regulacjami, ale również podjęcie działań mających na celu dostosowanie prowadzonej dokumentacji w zakresie umów do zmian w przepisach.
Prowadzę akta osobowe pracowników zatrudnionych już od lat 70-tych. W teczkach akt osobowych, w części A bądź B, znajdują się niejednokrotnie dokumenty z dawnych lat, których zakres danych o pracowniku znacznie wykracza poza obecnie obowiązujące wytyczne prawa pracy i GIODO. Jak postąpić z „historycznymi” dokumentami znajdującymi się w tych aktach? Czy właściwe jest np. usunięcie starego kwestionariusza osobowego pracownika z części A i zastąpienie go nowym kwestionariuszem kandydata? Czy powinno się m.in. usunąć odpis maszynowego świadectwa ukończenia szkoły i zastąpić go w miarę możliwości kserokopią świadectwa?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas