dokumentacja pracownicza

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej – nowy tekst jednolity

Ogłoszono nowy tekst jednolity rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w sprawie dokumentacji pracowniczej. Tekst jednolity został opublikowany w Dz. U. z 2024 r., poz. 435 i wszedł w życie 10 kwietnia 2024 roku.

Dokumentacja pracownicza prowadzona w nieodpowiedni sposób –­ co dalej

Pytanie:

Co należy zrobić w przypadku przejęcia działu kadrowego, w którym teczki pracowników były prowadzone w nieodpowiedni sposób (brak dokumentów, złe ułożenie, aneksowanie czasu trwania umowy zamiast nowej umowy)?

Z artykułu dowiesz się:
  • Jak postąpić w przypadku, kiedy dokumentacja pracownicza była prowadzona w nieodpowiedni sposób?

Przeczytaj też:

Prowadzenie dokumentacji dotyczącej wynagradzania oraz odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochronnych – instrukcja

Uzyskaj praktyczne wskazówki, w jaki sposób prowadzić dokumentację dotyczącą wynagradzania oraz odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochronnych.

  • 1 stycznia 2024 r.
  • BHP
System kadrowy - wskazówki dla pracowdawców

RODO w kadrach: Jakie wymogi musi spełniać system kadrowy?

Wielu pracodawców wykonuje obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej i rozliczaniem stosunku pracy przy pomocy systemów informatycznych służących do obsługi kadrowej. Bardzo często dostęp do danych osobowych gromadzonych w takim systemie uzyskuje dostawca takiego rozwiązania albo podmiot zapewniający stałe wsparcie w funkcjonowaniu takiego rozwiązania.

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy korzystanie z systemu informatycznego w celu wspierania procesu prowadzenia dokumentacji pracowniczej zawsze musi wiązać się z powierzeniem przetwarzania danych osobowych
  • Na co powinien zwrócić uwagę pracodawca pod kątem ochrony danych osobowych dokonując wyboru systemu kadrowo-płacowego
  • Jak wersyfikować spełnianie wymogów systemu informatycznego w przypadku powierzenia przetwarzania danych

Przeczytaj również:

Zmiany w dokumentacji pracowniczej 2023

Od 17 maja 2023 r. nowe dokumenty w dokumentacji pracowniczej

W związku z najnowszą nowelizacją Kodeksu pracy poszerzony został katalog dokumentów zamieszczanych w aktach osobowych, a także dołączanych do dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy. Sprawdź jakie to są nowe dokumenty i do której części dokumentacji pracowniczej powinny zostać dołączone.

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie nowe rodzaje dokumentów pracodawca powinien włączyć od 17 maja 2023 r. do akt osobowych i dokumentacji związanej z ewidencjonowaniem czasu pracy

Przeczytaj również:

Wzory dokumentów:

Kopia z dokumentacji pracowniczej – czy należy poświadczyć zgodność kopii z oryginałem

Pytanie:

Akta osobowe pracownika. W teczce akt osobowych pracownika znajdują się kopie dokumentów potwierdzone za zgodność z oryginałem. Jeśli wyciągamy dokument z akt np. do kontroli czy wystarczy kserokopia dokumentu czy kserokopia poświadczona? Z jakim podpisem powinno poświadczyć się wówczas ten dokument?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy sporządzając kopię z dokumentacji pracowniczej pracodawca lub upoważniona przez niego osoba poświadcza zgodność kopii z oryginałem?

Przeczytaj też:

Dokumentacja pracownicza po zmianach w Kodeksie pracy

Dokumentacja pracownicza po zmianach w Kodeksie pracy

Zapraszamy na webinar poświęcony dokumentacji pracowniczej po zmianach w Kodeksie pracy. Webinar prowadzi Paweł Ziółkowski.

Z artykułu dowiesz się:

  • Kontrola trzeźwości pracownika – kiedy pracodawca będzie mógł ja przeprowadzić, kto może ją przeprowadzić i jakie dokumenty należy przygotować w związku z tym?

  • Nowe dokumenty w przypadku świadczenia pracy zdalnej

  • Umowa na okres próbny – jak zmienią się przepisy wg nowelizacji Kodeksu pracy?

  • Informacje dla pracowników – zmiana zakresu

  • Wniosek o zmianę umowy – w jakich okolicznościach pracownik będzie mógł wystąpić z takim wnioskiem i jakie warunki powinien spełnić?

  • Nowe obowiązki informacyjne pracodawców

  • Ochrona zatrudnienia

  • Zmiany w urlopach rodzicielskich

  • Elastyczna organizacja czasu pracy dla pracowników opiekujących się dziećmi

Informacja o zmianie postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji i zniszczeniu dokumentacji pracowniczej w przypadku jej nieodebrania przekazywana pracownikom

Pracodawca informuje pracowników w sposób przyjęty u danego pracodawcy o zmianie postaci prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia przekazania tej informacji. Pobierz wzór informacji przekazywanej pracownikom na podstawie art. 949 § 1 kp.

Zawiadomienie o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej i zniszczeniu dokumentacji w przypadku jej nieodebrania przekazywana byłym pracownikom

Pracodawca zawiadamia w postaci papierowej lub elektronicznej byłego pracownika o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej w terminie 30 dni od dnia zawiadomienia. Pobierz wzór zawiadomienia przekazywanego byłemu pracownikowi na podstawie art. 949 § 2 kp.

Protokół zniszczenia nieodebranej poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej

W przypadku nieodebrania poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej zgodnie z art. 949 Kodeksu pracy, pracodawca może zniszczyć poprzednią postać takiej dokumentacji. Pobierz wzór protokołu zniszczenia poprzedniej postaci dokumentacji pracowniczej nieodebranej przez uprawnionego (art. 9410 kp).

Dokumentacja pracownicza i dokumentacja ZUS – jak długo pracodawca musi ją przechowywać

Pytanie:

Jak długo należy przechowywać: ewidencję czasu pracy, listy płac, kwitki wypłat, wnioski urlopowe, informację na temat zaliczek na PIT-4, dokumenty rozliczeniowe ZUS (ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA) oraz zgłoszeniowe (ZUS ZUA, ZUS ZWUA, ZUS ZCNA), papierowe ZUS ZLA (zanim weszły zwolnienia elektroniczne)?

Od kiedy liczyć 3 lata przechowywania dokumentacji pracowniczej

Indywidualną dokumentację pracownika związaną z ewidencjonowaniem czasu pracy oraz urlopową dla „starych” umów przechowujemy przez okres 3 lat. Ale czy te 3 lata liczymy od końca okresu rozliczeniowego (w przypadku dokumentacji ewidencyjnej) lub od września kolejnego roku (w przypadku dokumentacji urlopowej)? A może jednak od końca zatrudnienia? 

Kiedy należy założyć pracownikowi nowe akta osobowe

Pytanie:

Czy pracownikowi, który był zatrudniony na podstawie umowy na czas określony od 20 marca 2018 r. do 19 kwietnia 2019 r. należy założyć nowe akta osobowe? W dniu 6 kwietnia 2019 r. pracownik zawarł z pracodawcą porozumienie zmieniające rodzaj umowy (z umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony). Dodam też, że nie zostało złożone do ZUS oświadczenie OSW i raport informacyjny ZUS RIA.

Zatrudnienie pracownika – czy trzeba zaktualizować klauzulę informacyjną

Pytanie:

Czy klauzula informacyjna dla kandydata do zatrudnienia może

Ewidencja czasu pracy – jak ją udostępniać pracownikowi

Pytanie:

Czy pracownik może mieć dostęp do swojej ewidencji czasu pracy za pośrednictwem przełożonego? Czy firma musi zagwarantować dostęp do ewidencji bezpośrednio pracownikowi?

Z artykułu dowiesz się m.in.:

  • Jaki jest cel prowadzenia ewidencji czasu pracy

  • Jakie uprawnienia w zakresie dostępu do ewidencji czasu pracy przysługują pracownikowi

  • Jak w praktyce realizować prawo pracownika dostępu do ewidencji czasu pracy

Kontakt

Masz pytanie?
Skontaktuj się z nami

+48 22 518 29 29

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo