Kiedy należy założyć pracownikowi nowe akta osobowe
Czy pracownikowi, który był zatrudniony na podstawie umowy na czas określony od 20 marca 2018 r. do 19 kwietnia 2019 r. należy założyć nowe akta osobowe? W dniu 6 kwietnia 2019 r. pracownik zawarł z pracodawcą porozumienie zmieniające rodzaj umowy (z umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony). Dodam też, że nie zostało złożone do ZUS oświadczenie OSW i raport informacyjny ZUS RIA.
Pracownikowi należy założyć nowe akta osobowe.
W sytuacji gdy z pracownikiem nawiązany został stosunek pracy przed 1 stycznia 2019 roku (czyli z okresu 1999-2018) i trwał on w dniu wejścia w życie nowych przepisów, to według regulacji art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, kontynuacja zatrudnienia w ramach następnego stosunku pracy umożliwia połączenie starej i nowej teczki akt osobowych, pod warunkiem, że pracodawca złożył za pracownika raport informacyjny (ZUS RIA). Jeśli zatem na dzień 1 stycznia 2019 roku nie trwał stosunek pracy i nie złożono raportu informacyjnego to nie jest możliwe połączenie teczek akt osobowych. Te warunki muszą jednak zostać spełnione łącznie.
W przedstawionym przypadku stosunek pracy trwał w dniu 1 stycznia 2019 roku, ale nie złożono ZUS RIA, zatem pracodawca powinien założyć i prowadzić akta osobowe dla każdej z takich umów o pracę odrębnie. Należy zaznaczyć, że zawarcie porozumienia zmieniającego rodzaj umowy z terminowej na czas nieokreślony oznacza de facto rozpoczęcie nowego stosunku pracy w dniu wskazanym w porozumieniu.
W tym miejscu warto zaznaczyć, że art. 945 Kodeksu pracy stanowi o możliwości kontynuacji prowadzenia akt osobowych, czyli w ramach jednej teczki, w przypadku gdy pierwszy stosunek pracy został nawiązany już po wejściu w życie nowych przepisów, tj. od 1 stycznia 2019 roku.
Część dokumentów można skopiować i przenieść do nowej teczki akt osobowych
W związku z założeniem nowej teczki akt osobowych mogą pojawić pewne wątpliwości co do niektórych dokumentów umieszczonych w starej teczce akt osobowych. Przepisy nie rozstrzygnęły tej kwestii, nie mniej jednak, podążając za stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 21 maja 2019 roku w sprawie zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej (opubl. „DGP” z 6 czerwca 2019 r.) wydaje się możliwym skopiowanie dokumentów zgromadzonych w starej teczce, które zachowały swoją aktualność i dotyczą także nawiązywanego stosunku pracy (np. badania lekarskie).
Zdaniem MRiPS
(…) Jeżeli zatem dokumenty znajdujące się w części A akt osobowych pracownika dotyczących pierwszego stosunku pracy zachowują aktualność i są związane także z kolejnym stosunkiem pracy, to wydaje się, że dobrą praktyką byłoby kopiowanie takich dokumentów i za zgodą pracownika umieszczanie ich w części A akt osobowych (…).
Według powyższego, należałoby do nowej teczki akt osobowych skopiowany dokument potwierdzić za zgodność z dokumentem przedłożonym do akt i oznaczyć datą dokonania tej czynności.
Czytaj również:
Jak kontynuować prowadzenie dotychczasowych akt osobowych
Jak postępować z aktami osobowymi, gdy mija 50-letni okres ich przechowywania
-
art. 945 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (tekst jedn.: Dz.U. z 2020 r. poz. 1320 ze zm.),
-
art. 9 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).
Krzysztof Grabowski
