Narzędzia:
Prowadzę akta osobowe pracowników zatrudnionych już od lat 70-tych. W teczkach akt osobowych, w części A bądź B, znajdują się niejednokrotnie dokumenty z dawnych lat, których zakres danych o pracowniku znacznie wykracza poza obecnie obowiązujące wytyczne prawa pracy i GIODO. Jak postąpić z „historycznymi” dokumentami znajdującymi się w tych aktach? Czy właściwe jest np. usunięcie starego kwestionariusza osobowego pracownika z części A i zastąpienie go nowym kwestionariuszem kandydata? Czy powinno się m.in. usunąć odpis maszynowego świadectwa ukończenia szkoły i zastąpić go w miarę możliwości kserokopią świadectwa?
Czy w aktach osobowych przechowujemy: wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu, wniosek pracownika o podwyżkę, karty obiegowe pracowników przyjętych bądź zwalnianych, karty czasu pracy, notatki z rozmów dyscyplinujących z pracownikiem, wnioski bezpośrednich przełożonych o pozbawienie pracownika premii, wnioski pracowników o przeniesienie na inne stanowisko, kserokopie dowodu osobistego, oświadczenie o (nie) pobieraniu emerytury/renty, postanowienia o przyznaniu pracownikowi nagrody (pieniężnej lub urlopu nagrodowego), zaświadczeń lekarskich dot. uzasadnionej wizyty 1x w miesiącu w przypadku pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności? Jeżeli nie w teczce personalnej, to gdzie gromadzić te dokumenty?
Proponowane przez resort gospodarki zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej są niewystarczające – twierdzą eksperci Konfederacji Lewiatan i postulują wprowadzenie możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Poszczególne części akt osobowych pracowników mają być wyodrębnione ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów, a nie jak obecnie – ze względu na nawiązanie zatrudnienia, trwanie stosunku pracy lub jego ustanie. A to wszystko po to, aby zaoszczędzić pracodawcom kosztów.
Co jakiś czas urząd gminy zawiera umowy zlecenia z osobami niebędącymi pracownikami urzędu. Ponieważ umowy te trwają kilka miesięcy, kierujemy te osoby na badania lekarskie i szkolenie bhp. Czy dla każdej z tych osób należy prowadzić akta osobowe, czy wystarczy ogólny segregator z umowami zlecenia i z załączonymi do nich dokumentami?
Pracodawca przejął od firmy wielobranżowej na podstawie art 231 Kodeksu pracy restaurację i 3 pracownice. Po pewnym okresie poprzedni pracodawca rozwiązał umowę dzierżawy i żąda zwrotu lokalu, pracownic z aktami osobowymi oraz list płac. Czy pracodawca, który przejął pracowników musi oddać listy wynagrodzeń? Bo teczki akt osobowych – tak, ponieważ nie wystawia świadectw, ale co z dokumentacją płacową i ZUS?
Na podstawie jakiego dokumentu należy zaliczyć pracownikowi do wysługi lat i nagrody jubileuszowej okres odbywania zasadniczej służby wojskowej? Czy w aktach pracowniczych można przechowywać kserokopię książeczki wojskowej?
Czy pracodawca zatrudniający 2 osoby na umowę o pracę i posiadający dokumentację związaną z zatrudnieniem, ma obowiązek zgłoszenia danych dotyczących tych osób w GIODO?
Czy w teczce akt osobowych pracownika należy przechowywać poniżej wymienione dokumenty: » skierowanie z Powiatowego Urzędu Pracy na prace interwencyjne; » skierowanie na przeprowadzenie badań okresowych lub kontrolnych; » umowę zlecenia zawartą z własnym pracownikiem; » dokumenty związane z wcześniejszym odbyciem stażu u obecnego pracodawcy? Czy w aktach osobowych pracownika należy umieścić pismo o przyznaniu mu nagrody, jeżeli w piśmie tym wymienieni są również inni nagrodzeni pracownicy i kwoty przyznanych nagród?
Pracownik administracji publicznej zwrócił się z wnioskiem o zaliczenie do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze (dodatek stażowy, nagroda jubileuszowa), pracy w gospodarstwie rolnym rodziców i pracy we własnym gospodarstwie rolnym, które przejął od rodziców na podstawie aktu notarialnego. Okresy pracy o wliczenie, których wnosi pracownik, są następujące: » od 11 grudnia 1980 r. do 26 stycznia 1999 r. praca w gospodarstwie rodziców o pow. 4.30 ha (tj. po ukończeniu 16 lat przez pracownika), » od 26 stycznia 1999 r. do 6 lutego 2006 r. praca w gospodarstwie własnym o pow. 0.95 ha. Pracownik do wniosku pracownik dołączył oświadczenie wnioskodawcy potwierdzone zeznaniami 2 świadków oraz informację starostwa powiatowego o tym, iż rodzice pracownika posiadali w latach 1994-1999 gospodarstwo rolne o łącznej pow. 4.30 ha i informację, iż pracownik w latach 1999-2006 posiadał grunt o powierzchni 0.75 ha w całości oraz grunt o pow. 0.60 ha w 1/3 części. Pracownik oświadczył również, że w latach 1996-2005 podejmował naukę w liceum i uczęszczał na studia zaoczne, jednak w tym okresie mieszkał w domu rodzinnym i nie korzystał z internatu. Czy zatem można pracownikowi zaliczyć na podstawie ustawy o wliczaniu okresów pracy w indywidualnym gospodarstwie rolnym do pracowniczego stażu pracy okresów pracy w gospodarstwie rodziców i gospodarstwie własnym ?
Pracodawcy skarżą się na uciążliwości związane z papierowym prowadzeniem i archiwizowaniem dokumentacji pracowników i ich akt osobowych. Podkreślają, że ponoszą w związku z tym znaczne koszty, wiąże się to często także z koniecznością przygotowania dodatkowych warunków lokalowych. Postulują, aby wprowadzić możliwość prowadzenia dokumentacji pracowniczej nie tylko w formie papierowej, ale także w wersji elektronicznej. Co na ten temat myśli resort pracy i czy jest szansa na zmianę przepisów?
Jak długo pracodawca samorządowy powinien przechowywać karty ewidencji czasu pracy? Pragnę nadmienić, że instrukcja kancelaryjna dla gmin i związków międzygminnych, pod symbolem i hasłem klasyfikacyjnym 1310 stanowi, że karty ewidencji czasu pacy trzeba przechowywać przez 10 lat. Spotkałam się również z opiniami, że należy je przechowywać przez 50 lat.
Czy pracownik samorządowy , który odbył służbę przygotowawczą (posiada stosowne zaświadczenie), przyjmując się do pracy u innego pracodawcy samorządowego musi złożyć ślubowanie (nie posiadam wiedzy - oprócz ustnego zapewnienia pracownika - że w poprzednim samorządowym zakładzie pracy takie ślubowanie złożył )? W której części akt przechowuje się ślubowanie?
W NZOZ-ie na podstawie umowy o pracę (podstawowy system czasu pracy, 2-miesięczny okres rozliczeniowy) zatrudniony jest pracownik na stanowisku kierowca - konserwator. Do jego obowiązków należy m.in. wykonywanie drobnych napraw w firmie oraz prowadzenie służbowego samochodu osobowego do 3,5 t. Są to wyjazdy głównie do filii zakładu, urzędów, kontrahentów. 1. Jak należy planować i rozliczać czas pracy tego pracownika? 2. Które przepisy o czasie pracy należy stosować? Czy stosujemy wobec tego pracownika przepisy regulujące czas jazdy? 3. Czy pracownik ma prawo do przerw w czasie pracy, gdy np. prowadzi samochód 6 godzin dziennie? 4. Czy pracownik powinien przedstawić w firmie zaświadczenie o dodatkowym zatrudnieniu? 5. Jak ewidencjonować czas pracy tego pracownika? 6. Czy należy prowadzić karty drogowe?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas