Narzędzia:
Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy zakładający skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizację. Nowe rozwiązania mają przyczynić się do zmniejszenia obciążeń pracodawców. Powinny zacząć obowiązywać od 1 stycznia 2019 r.
Rząd zajmie się projektem ustawy, który przewiduje skrócenie okresu przechowywania dokumentacji kadrowo-płacowej oraz możliwość wyboru przez pracodawców elektronicznej formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Propozycje te stanowią element – przygotowanego przez Ministerstwo Rozwoju – pakietu „100 zmian dla firm”.
Zdarza się, że pracodawcy posługują się dokumentacją elektroniczną i przechowują akta osobowe w formie skanów na firmowych komputerach. Taka forma prowadzenia akt osobowych aktualnie jest jednak uznawana wyłącznie za pomocniczą i nie może całkowicie zastąpić papierowych akt osobowych. Wkrótce ma to jednak ulec zmianie.
Ustęp 7 jest częścią świadectwa pracy, w której pracodawca powinien zawrzeć tzw. informacje uzupełniające – zarówno obligatoryjne, jak i podawane na żądanie pracownika. Prześledźmy, jak wypełnić tą część świadectwa pracy.
Już wkrótce pracodawca uzyska możliwość tworzenia, gromadzenia i przechowywania dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Elektronizacja dokumentów kadrowych nie będzie jednak obowiązkowa.
Na skutek ostatnich zmian w zakresie sposobu prowadzenia egzekucji, pracodawcy otrzymujący zawiadomienia o zajęciu wynagrodzenia za pracę mogą spodziewać się dokumentów o zajęciu według nowych wzorów. Zmienione zostały pouczenia dla dłużników zajętej wierzytelności, jak postępować w przypadku zbiegu egzekucji sądowej z administracyjną.
Według określonego w przepisach wzoru świadectwo pracy powinno być opatrzone pieczątką oraz podpisem pracodawcy lub osoby działającej w jego imieniu. W związku z powyższym, czy dopuszczalne jest podpisanie świadectwa pracy podpisem elektronicznym weryfikowanym certyfikatem i przesłanie go pracownikowi pocztą elektroniczną?
Od 22 lutego 2016 r. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące umów zawieranych na czas określony. Zmiany wymuszają na pracodawcy nie tylko formalne zapoznanie się z nowymi regulacjami, ale również podjęcie działań mających na celu dostosowanie prowadzonej dokumentacji w zakresie umów do zmian w przepisach.
Prowadzę akta osobowe pracowników zatrudnionych już od lat 70-tych. W teczkach akt osobowych, w części A bądź B, znajdują się niejednokrotnie dokumenty z dawnych lat, których zakres danych o pracowniku znacznie wykracza poza obecnie obowiązujące wytyczne prawa pracy i GIODO. Jak postąpić z „historycznymi” dokumentami znajdującymi się w tych aktach? Czy właściwe jest np. usunięcie starego kwestionariusza osobowego pracownika z części A i zastąpienie go nowym kwestionariuszem kandydata? Czy powinno się m.in. usunąć odpis maszynowego świadectwa ukończenia szkoły i zastąpić go w miarę możliwości kserokopią świadectwa?
Czy w aktach osobowych przechowujemy: wniosek pracownika o zmianę terminu urlopu, wniosek pracownika o podwyżkę, karty obiegowe pracowników przyjętych bądź zwalnianych, karty czasu pracy, notatki z rozmów dyscyplinujących z pracownikiem, wnioski bezpośrednich przełożonych o pozbawienie pracownika premii, wnioski pracowników o przeniesienie na inne stanowisko, kserokopie dowodu osobistego, oświadczenie o (nie) pobieraniu emerytury/renty, postanowienia o przyznaniu pracownikowi nagrody (pieniężnej lub urlopu nagrodowego), zaświadczeń lekarskich dot. uzasadnionej wizyty 1x w miesiącu w przypadku pracownika o umiarkowanym stopniu niepełnosprawności? Jeżeli nie w teczce personalnej, to gdzie gromadzić te dokumenty?
Proponowane przez resort gospodarki zmiany w zakresie przechowywania dokumentacji pracowniczej są niewystarczające – twierdzą eksperci Konfederacji Lewiatan i postulują wprowadzenie możliwości przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Poszczególne części akt osobowych pracowników mają być wyodrębnione ze względu na okres przechowywania gromadzonych w nich dokumentów, a nie jak obecnie – ze względu na nawiązanie zatrudnienia, trwanie stosunku pracy lub jego ustanie. A to wszystko po to, aby zaoszczędzić pracodawcom kosztów.
Co jakiś czas urząd gminy zawiera umowy zlecenia z osobami niebędącymi pracownikami urzędu. Ponieważ umowy te trwają kilka miesięcy, kierujemy te osoby na badania lekarskie i szkolenie bhp. Czy dla każdej z tych osób należy prowadzić akta osobowe, czy wystarczy ogólny segregator z umowami zlecenia i z załączonymi do nich dokumentami?
Pracodawca przejął od firmy wielobranżowej na podstawie art 231 Kodeksu pracy restaurację i 3 pracownice. Po pewnym okresie poprzedni pracodawca rozwiązał umowę dzierżawy i żąda zwrotu lokalu, pracownic z aktami osobowymi oraz list płac. Czy pracodawca, który przejął pracowników musi oddać listy wynagrodzeń? Bo teczki akt osobowych – tak, ponieważ nie wystawia świadectw, ale co z dokumentacją płacową i ZUS?
Na podstawie jakiego dokumentu należy zaliczyć pracownikowi do wysługi lat i nagrody jubileuszowej okres odbywania zasadniczej służby wojskowej? Czy w aktach pracowniczych można przechowywać kserokopię książeczki wojskowej?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas
