Dla zleceniobiorcy nie trzeba zakładać i prowadzić akt osobowych
Co jakiś czas urząd gminy zawiera umowy zlecenia z osobami niebędącymi pracownikami urzędu. Ponieważ umowy te trwają kilka miesięcy, kierujemy te osoby na badania lekarskie i szkolenie bhp. Czy dla każdej z tych osób należy prowadzić akta osobowe, czy wystarczy ogólny segregator z umowami zlecenia i z załączonymi do nich dokumentami?
Akta osobowe prowadzone są jedynie dla pracowników. Dokumentację związaną z umowami cywilnoprawnymi, np. umowami zlecenia, należy przechowywać np. w osobnym segregatorze lub teczce.
Dla pracowników obowiązkowo akta osobowe i ewidencja czasu pracy
Zakres dokumentacji związanej ze stosunkiem pracy określa rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996r w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (zwane dalej rozporządzeniem w sprawie akt osobowych).
Rozporządzenie to wymienia jakie dokumenty są obowiązkowe w związku z zatrudnianiem pracownika. Wśród niezbędnych znajdują się m.in. akta osobowe i ewidencja czasu pracy. Zarówno akta osobowe, jak i ewidencja czasu pracy powinny być prowadzone dla pracowników – są imienne i dla każdego osobne.
Dokumentacja związana z umowami cywilnoprawnymi – w odrębnym miejscu
Rozporządzenie w sprawie akt osobowych precyzuje również zasady ich prowadzenia dla pracowników oraz określa katalog dokumentów, które powinny znaleźć się w aktach.
Żaden przepis rozporządzenia nie nakazuje prowadzenia akt osobowych dla osób zatrudnionych na innej podstawie niż stosunek pracy. W konsekwencji, nie ma ani konieczności, ani potrzeby, aby takie akta zakładać np. dla zleceniobiorców.
Co więcej, w razie sporu co do podstawy zatrudnienia (np. w sytuacji, gdy zleceniobiorca wystąpi do sądu pracy o ustalenie istnienia stosunku pracy zamiast umowy zlecenia), prowadzenie akt osobowych dla zleceniobiorcy może być (choć nie musi) ocenione jako jedna z cech przemawiających za pracowniczym zatrudnieniem.
Wystarczy więc, że dokumentacja związana z umowami zlecenia (np. umowy, orzeczenia lekarskie, czy karty szkoleń w zakresie bhp) będzie przechowywana np. w jednym ogólnym segregatorze lub teczce.
Katarzyna Wrońska-Zblewska
