Jak naliczać odpis na ZFŚS w 2024 roku

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz tylko na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Obowiązkowo, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, ZFŚS tworzą pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą dobrowolnie tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS, lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, zgodnie z wskazaną ustawą.

Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, a wyłącza osoby, których z przedsiębiorstwem łączy stosunek pozapracowniczy (umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, umowy o dzieło), choć warto nadmienić, iż mogą być w kręgu osób uprawnionych do wsparcia na podstawie regulaminu ZFŚS.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.

Niestety, w przepisach ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych ani wykonawczych do niej nie ma objaśnienia, jak ustalać przeciętną liczbę zatrudnionych w poszczególnych miesiącach. W związku z tym, zastosowanie mają tu trzy metody statystyczne. Każdy pracodawca może wybrać odpowiednią do stopnia zmienności w zatrudnieniu w zakładzie pracy.

Te metody to:

• metoda uproszczona – polega na podzieleniu sumy pracowników zatrudnionych tylko w pierwszym i w ostatnim dniu miesiąca przez 2; ma zastosowanie w firmach, gdzie stan zatrudnienia nie ulega wahaniom

• metoda średniej chronologicznej – przeciętny stan zatrudnienia w danym miesiącu oblicza się sumując połowę stanu dziennego w pierwszym i ostatnim dniu miesiąca ze stanem zatrudnienia w 15. dniu miesiąca, a następnie dzieląc wynik przez 2; przydatna w firmach o niewielkich ruchach kadrowych

• metoda średniej arytmetycznej – polega na zsumowaniu stanu zatrudnionych ze wszystkich poszczególnych dni miesiąca, łącznie z dniami wolnymi, a następnie podzieleniu tak uzyskanej sumy przez liczbę dni w miesiącu; sprawdza się w firmach, w których rotacja pracowników jest znaczna

Wysokość odpisu podstawowego wynosi na jednego zatrudnionego w normalnych warunkach 37,5 proc.przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej, ogłaszanego przez GUS w roku poprzednim lub w jego drugim półroczu, jeżeli wynagrodzenie to było wyższe w tym okresie (art. 5 ust. 2 ustawy o ZFŚS). Wynagrodzenie takie ogłaszane jest w Monitorze Polskim do 20 lutego każdego roku. W 2023 r. wynagrodzenie w drugim półroczu było wyższe i wynosiło 6.445,71 zł. To oznacza, że w 2024 r. jako podstawę naliczenia odpisów należy przyjąć wynagrodzenie w wysokości 6.445,71 zł.

Dla każdego pracującego w warunkach szczególnych lub w szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów o emeryturach pomostowych odpis jest wyższy i wynosi 50 proc.przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia.

Na pracowników młodocianych również dokonuje się odpisów, ale według stawek procentowych odpowiednich do roku nauki. Wynoszą one:

• 5 proc. przeciętnego wynagrodzenia – w pierwszym roku nauki,

• 6 proc. przeciętnego wynagrodzenia – w drugim roku nauki,

• 7 proc. przeciętnego wynagrodzenia – w trzecim roku nauki.

Pracodawca może według uznania zwiększyć podstawowy odpis o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia na każdą zatrudnioną osobę, w stosunku do której orzeczono znaczny lub umiarkowany stopień niepełnosprawności. Pracodawcy sprawujący opiekę socjalną nad emerytami i rencistami, w tym także ze zlikwidowanych zakładów pracy, mogą zwiększyć fundusz o 6,25 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego na każdego emeryta i rencistę uprawnionego do tej opieki. Pracodawcy, którzy utworzyli zakładowy żłobek lub klub dziecięcy oraz przeznaczą na ten cel z odpisu podstawowego kwotę odpowiadającą 7,5 punktu procentowego tego odpisu. mogą zwiększyć Fundusz na każdą zatrudnioną osobę o 7,5 proc. przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego, pod warunkiem przeznaczenia całości tego zwiększenia na prowadzenie żłobka lub klubu dziecięcego.

Tabela odpisów i zwiększeń na 2024 r.

U pracodawców tworzących ZFŚS obowiązkowo lub na wniosek organizacji związkowej, układ zbiorowy pracy może dowolnie kształtować wysokość odpisu na Fundusz, a więc zarówno w górę jak i w dół.

Jeżeli u pracodawcy nie działa zakładowa organizacja związkowa, postanowienia regulaminu wynagradzania w sprawie wysokości odpisu na Fundusz wymagają uzgodnienia z pracownikiem wybranym przez załogę do reprezentowania jej interesów.

Kwotę rocznego odpisu na ZFŚS na dany rok kalendarzowy ustala się według planowanej w tym roku liczby zatrudnionych. Przewidywania co do stanu zatrudnienia nie zawsze pokrywają się z rzeczywistością, co oznacza, że wysokość odpisu też może ulegać zmianie wraz ze zmianami w stanie zatrudnienia w trakcie roku.

Ustaloną na początku roku kwotę odpisu wpłaca się w dwóch ratach (choć można też od razu wpłacić całość). Pierwszą ratę, stanowiącą co najmniej 75 proc. równowartości odpisu, pracodawca wpłaca na odrębny rachunek funduszu do końca maja, a drugą ratę (pozostałe 25 proc.) – do końca września danego roku. Jeśli przed wpłatą pierwszej czy drugiej raty nastąpią zmiany kadrowe, to można odpowiednio przekalkulować kwotę odpisu uwzględniając modyfikacje i przelać środki w nowych kwotach. Ustalenie całorocznego odpisu przedstawia poniższy przykład.

Odpisy i zwiększenia stanowią koszt uzyskania przychodu dla zakładu pracy, co wynika wprost z art. 6 ust. 1 ustawy o ZFŚS. Możliwość obciążenia kosztów działalności odpisami wraz ze zwiększeniami wynika również z przepisów podatkowych. I tak, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów i wpłat na różnego rodzaju fundusze tworzone przez podatnika; kosztem uzyskania przychodów są jednak odpisy i zwiększenia, które w rozumieniu przepisów o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych obciążają koszty działalności pracodawcy, jeżeli środki pieniężne stanowiące równowartość tych odpisów i zwiększeń zostały wpłacone na rachunek Funduszu.

Oznacza to, że sam akt naliczenia odpisów przez pracodawcę nie wystarczy do ujęcia ich w kosztach podatkowych. Brak przelewu na konto funduszu nie daje podstaw do obciążenia nimi kosztów uzyskania przychodów. Pracodawca może więc ująć w kosztach tylko faktyczne wpłaty, w tym odpisy spóźnione czyli wpłacone po terminie. Do kosztów uzysku można również zaliczyć odpisy w wysokości wyższej niż ustawowa, jeśli tak przewiduje np. układ zbiorowy pracy i pod warunkiem, że środki znalazły się na rachunku funduszu.