odpis na ZFŚS

Czemu służy zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS)?

Jak wynika z art. 1 ust. 1 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2024 r. poz. 288 ze zm.), w celu finansowania działalności socjalnej, a także dofinansowywania zakładowych obiektów socjalnych oraz tworzeniu zakładowych żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli i innych form wychowania przedszkolnego, pracodawcy tworzą zakładowy fundusz świadczeń socjalnych (ZFŚS).

Obowiązek utworzenia ZFŚS mają pracodawcy:

• zatrudniający, według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty,
• zatrudniający, według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty – na wniosek zakładowej organizacji związkowej,
• prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych – bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ust. 1-3 ustawy o ZFŚS).

Ile wynosi podstawa odpisu na ZFŚS w 2026 r.?

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych tworzy się z corocznego odpisu podstawowego, naliczanego w stosunku do przeciętnej liczby zatrudnionych. Odpis ten oblicza się na dany rok jako procent przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej w roku poprzednim lub w drugim półroczu roku poprzedniego, jeżeli przeciętne wynagrodzenie z tego okresu stanowiło kwotę wyższą. Wynagrodzenie to ogłasza Prezes Głównego Urzędu Statystycznego w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” nie później niż do dnia 20 lutego każdego roku (art. 5 ustawy o ZFŚS).

Podstawa obliczenia odpisu na ZFŚS w 2026 r. wynosi 7.848,60 zł.

Fundusz tworzą pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku co najmniej 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty. Natomiast pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku, co najmniej 20 i mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, tworzą Fundusz tylko na wniosek zakładowej organizacji związkowej.

Obowiązkowo, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników, ZFŚS tworzą pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych.

Z kolei pracodawcy zatrudniający według stanu na dzień 1 stycznia danego roku mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą dobrowolnie tworzyć Fundusz do wysokości i na zasadach określonych w art. 5 ustawy o ZFŚS, lub mogą wypłacać świadczenie urlopowe, zgodnie z wskazaną ustawą.

Ile wynosi odpis i jak go ustalić

Podstawę naliczania odpisu stanowi przeciętna planowana w danym roku kalendarzowym liczba zatrudnionych u pracodawcy, skorygowana w końcu roku do faktycznej przeciętnej liczby zatrudnionych, obejmująca pracowników zatrudnionych w pełnym i niepełnym wymiarze czasu pracy (po przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy). W przeciętnej liczbie zatrudnionych uwzględnia się wszystkich pracowników w rozumieniu Kodeksu pracy, a wyłącza osoby, których z przedsiębiorstwem łączy stosunek pozapracowniczy (umowy zlecenia, kontrakty menedżerskie, umowy o dzieło), choć warto nadmienić, iż mogą być w kręgu osób uprawnionych do wsparcia na podstawie regulaminu ZFŚS.

Przy obliczaniu przeciętnej liczby zatrudnionych w danym roku kalendarzowym (obrachunkowym) dodaje się przeciętne liczby zatrudnionych w poszczególnych miesiącach i otrzymaną sumę dzieli się zawsze przez 12, nawet gdy pracodawca działał w okresie krótszym niż jeden rok kalendarzowy albo naliczał odpis na niepełny rok kalendarzowy.