Nowe przepisy o umowach terminowych – zmiany w dokumentacji

Dotychczasowe przepisy umożliwiają zawieranie między tymi samymi stronami kolejno dwóch umów o pracę na czas określony. Z obowiązującego do 22 lutego 2016 r. brzmienia przepisu art 25¹ § 1 kp wynika, że zawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony jest równoznaczne w skutkach prawnych z zawarciem umowy o pracę na czas nieokreślony, jeżeli poprzednio strony dwukrotnie zawarły umowę o pracę na czas określony na następujące po sobie okresy, o ile przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a nawiązaniem kolejnej umowy o pracę nie przekroczyła jednego miesiąca. Przy czym uzgodnienie między stronami w trakcie trwania umowy o pracę na czas określony dłuższego okresu wykonywania pracy na podstawie tej umowy uważa się za zawarcie, od dnia następującego po jej rozwiązaniu, kolejnej umowy o pracę na czas określony w rozumieniu art. 25¹ § 1 kp.

Po zmianach okres zatrudnienia na podstawie umowy o pracę na czas określony, jak również łączny okres zatrudnienia na podstawie umów o pracę na czas określony zawieranych między tymi samymi stronami stosunku pracy, nie będzie mógł przekroczyć 33 miesięcy. Ustawodawca wprowadził również limit w zakresie liczby umów na czas określony – te same strony będą mogły zawrzeć trzy umowy terminowe.

Zgodnie z regulacjami przejściowymi, nowo określone limity nie dotyczą umów o pracę zawartych w celu:

• zastępstwa pracownika,

• wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym,

• wykonywania pracy na okres kadencji oraz

• tych umów zawartych na czas określony, co do których pracodawca wskaże obiektywne przyczyny leżące po jego stronie,

– jeżeli ich zawarcie w danym przypadku służy zaspokojeniu rzeczywistego okresowego zapotrzebowania i jest niezbędne w tym zakresie w świetle wszystkich okoliczności zawarcia umowy.

W przypadku tego typu umów, zgodnie z regulacją przejściową, obowiązkiem pracodawcy będzie ich uzupełnienie poprzez wskazanie celu zawarcia umowy. Termin na dokonanie takiego uzupełnienia nie jest pozostawiony swobodnemu uznaniu pracodawcy. Należy tego dokonać w terminie trzech miesięcy od wejścia w życie nowelizacji, czyli do 21 maja 2016 r.

Uzupełnienie umowy poprzez wskazanie celu jej zawarcia nie jest jedynym obowiązkiem pracodawcy. W przypadku gdy umowa została zawarta w związku z istnieniem obiektywnych przyczyn leżących po jego stronie, pracodawca zobowiązany będzie zawiadomić właściwego okręgowego inspektora pracy o fakcie zawarcia takiej umowy. Również w tym wypadku przepisy precyzyjnie określają, kiedy zawiadomienie powinno być sporządzone i wysłane do PIP. Informacja ta powinna zostać przesłana w terminie pięciu dni roboczych, licząc od dnia uzupełnienia umowy przez pracodawcę (wskazania przyczyn jej zawarcia), w formie pisemnej lub elektronicznej (przykład 1.).

Z przesłaniem do PIP informacji o zawarciu umowy w związku z istnieniem obiektywnych przyczyn leżących po stronie pracodawcy może wiązać się wątpliwość w sprawie zakresu przesyłanej informacji. Nasuwa się bowiem pytanie, czy pracodawca powinien do informacji załączyć kpię lub skan (w zależności od formy przesłania informacji) uzupełnionej umowy.

W tym zakresie należy uznać, że przepisy zobowiązują pracodawcę tylko do sporządzenia i przesłania informacji o fakcie zawarcia umowy. Można zatem przyjąć, że pracodawca formalnie nie ma obowiązku dostarczania odpisu, kopii lub skanu umowy zawartej z pracownikiem. Obowiązek ten będzie spełniony, jeśli pracodawca poprzestanie na przesłaniu oświadczenia, z którego wynika fakt zawarcia umowy w związku z przyczynami leżącymi po jego stronie. Niezbędnym elementem takiego zawiadomienia jest wskazanie owych przyczyn.

Nowe przepisy regulują dopuszczalny limit czasu zatrudnienia na umowy na czas określony (33 miesiące). Okres ten będzie liczony od dnia wejścia w życie nowych przepisów. W związku z powyższym, okres zatrudnienia przypadający przed 22 lutego 2016 r. nie będzie podlegał uwzględnieniu przy ustalaniu 33 miesięcy zatrudnienia.

W dniu wejścia w życie nowych przepisów z całą pewnością będzie funkcjonowała duża liczba umów terminowych zawartych na okresy przekraczające – nawet wielokrotnie wprowadzany limit 33 miesięcy czasu trwania umów na czas określony. W takiej sytuacji można rozważyć skrócenie czasu trwania takiej umowy do ustawowego limitu 33 miesięcy (przykład 2.).

W praktyce może powstać problem, co zrobić w przypadku gdy pracownik nie wyraża zgody na porozumienie w sprawie skrócenia okresu umowy terminowej, której czas obowiązywania wykracza ponad ustawowy limit. Uzasadnieniem dla odmowy zawarcia porozumienia przez pracownika może być obawa o wcześniejszą utratę posady – nie ma bowiem gwarancji, że po skróceniu umowy pracodawca zechce dalej pracownika zatrudniać.

Można spotkać się ze stanowiskiem, że w sytuacji, gdy pracownik odmawia wyrażenia zgody na skrócenie umowy do wymaganego okresu 33 miesięcy, to pracodawca będzie miał możliwość jednostronnego skrócenia czasu obowiązywania umowy w drodze wypowiedzenia zmieniającego warunki pracy i płacy. Możliwość zastosowania wypowiedzenia zmieniającego niesie ze sobą jednak pewne ryzyko. Wynika to z rozbieżności w zakresie oceny pojęcia „warunków pracy i płacy” – a tylko tego rodzaju warunki podlegają modyfikacjom w drodze wypowiedzenia zmieniającego. W szczególności wątpliwości budzi możliwość zaliczenia długości trwania umowy terminowej do warunków pracy.

Najbezpieczniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy będzie więc dojście do porozumienia z pracownikiem w zakresie skrócenia długości trwania umowy terminowej w przypadku gdy jej pierwotnie założony okres wykracza poza ustawowy limit 33 miesięcy. W sytuacji, gdyby strony zdecydowały się na skrócenie długości trwania umowy terminowej, czynność ta powinna mieć miejsce przed wejściem w życie nowych przepisów – przed 22 lutego 2016 r.

Zgodnie z dotychczasowymi zasadami umowa zawarta na czas określony powinna trwać przez okres, na który strony się umówiły. Oznacza to, że umowy terminowe nie podlegają, co do zasady, wypowiedzeniu. Ewentualna możliwość wypowiedzenia tych umów zależy od łącznego spełnienia dwóch przesłanek – umowa powinna być zawarta na okres dłuższy niż sześć miesięcy i zawierać klauzulę pozwalającą na jej wypowiedzenie (przykład 3.).

W praktyce mogą powstać wątpliwości, czy w sytuacji, gdy strony w okresie zawierania umowy terminowej nie umieściły wśród jej postanowień klauzuli umożliwiającej jej wypowiedzenie, mogą to uczynić później – w trakcie trwania umowy. Dylemat ten jest konsekwencją obecnego brzmienia przepisu art. 33 kp, zawierającego zwrot „przy zawieraniu umowy o pracę na czas określony”. Taka redakcja przepisu może prowadzić do wniosku, że klauzula umożliwiająca wypowiedzenie umowy terminowej może zostać wprowadzona do umowy wyłącznie na etapie jej zawierania.

Przyjmuje się jednak, że klauzula umożliwiająca wypowiedzenie umowy zawartej na czas określony może być do umowy wprowadzona również w późniejszym czasie – podobnie jak istnieje możliwość jej późniejszego usunięcia. Potwierdzeniem powyższego poglądu jest uchwała SN z 14 czerwca 1994 r. (sygn. akt I PZP 26/94), w której sąd wskazał, że strony mogą w okresie trwania umowy o pracę na czas określony, dłuższy niż sześć miesięcy, przewidzieć dopuszczalność wcześniejszego rozwiązania tej umowy za 2-tygodniowym wypowiedzeniem.

Obecnie w sytuacji zawierania umów terminowych informacja w zakresie długości okresu wypowiedzenia powinna być zawarta w informacji o warunkach zatrudnienia (dotyczy to sytuacji, gdy strony przewidziały taką możliwość w samej umowie o pracę zawartej na okres przekraczający sześć miesięcy). W sytuacji, gdy strony przed wejściem w życie zmian wprowadziły do umowy klauzulę umożliwiającą jej wypowiedzenie – wówczas, aby informacja o warunkach zatrudnienia odzwierciedlała nowe postanowienia kodeksowe, należy ją skorygować, wskazując ujednolicone okresy wypowiedzenia. Taka korekta powinna mieć miejsce nie wcześniej niż w 22 lutego 2016 r., gdyż w tym dniu formalnie zmienia się stan prawny w omawianym zakresie.

Omawiając problematykę wpływu zmian w przepisach obowiązujących od 22 lutego 2016 r. na dokument umowy o pracę, warto wspomnieć o rozporządzeniu z 10 listopada 2015 r. zmieniającym rozporządzenie w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika. Powyższe rozporządzenie zawiera nowy wzór umowy o pracę. Zmiana w tym zakresie została podyktowana usunięciem z katalogu umów umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, jak również obowiązku podania informacji o obiektywnych przyczynach uzasadniających zawarcie umowy terminowej w sytuacji, gdy pracodawca nie chce, aby zawierana umowa mieściła się w ustawowym limicie liczby dopuszczalnych umów terminowych.

Nowy wzór będzie obowiązywał od 22 lutego 2016 r., nie będzie miał zatem zastosowania do umów zawartych wcześniej.