Elektroniczne akta osobowe nareszcie dozwolone

Elektroniczne akta osobowe nareszcie dozwolone

Katarzyna Wrońska-Zblewska

09.09.2018

Każdy pracownik powinien mieć w firmie własne, osobne akta osobowe, w których gromadzone będą istotne dla jego stosunku pracy dokumenty. Dotychczasowe przepisy nie pozwalają pracodawcy na wybór formy prowadzenia akt osobowych. Jednak zasadnicza w tym zakresie zmiana nastąpi z początkiem 2019 roku.

Do końca 2018 r. dokumentacja jeszcze papierowa…

Sposób prowadzenia akt osobowych pracownika określa obecnie rozporządzenie MPiPS z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (tekst jedn.: Dz.U. z 2017 r. poz. 894, ze zm.). Wskazuje ono nie tylko zasady prowadzenia akt osobowych pracownika, ale również kluczowe dokumenty, które powinny się w nich znaleźć, np. świadectwa pracy z poprzednich zakładów, umowa o pracę, orzeczenia lekarskie z badań profilaktycznych, karty szkoleń wstępnych bhp, oświadczenia o zapoznaniu z ryzykiem zawodowym oraz informacją o warunkach zatrudnienia, itp.

Wspomniane rozporządzenie nie przewiduje obecnie możliwości prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej, uznając pośrednio formę papierową za jedyną dopuszczalną. I mimo, że w praktyce wielu zatrudniających posługuje się dokumentacją elektroniczną przechowując skany dokumentów z akt osobowych, taka forma może być stosowana jedynie pomocniczo w stosunku do akt tradycyjnych.

Nie może ona bowiem całkowicie zastąpić akt papierowych, co kilka lat temu oficjalnie wyjaśnił PIP (por. stanowisko GIP z 9 kwietnia 2010 r. w sprawie prowadzenia akt osobowych wyłącznie w wersji elektronicznej, nr GPP-87-4560-29/10/PE/RP).

…. ale od stycznia 2019 r. może być już elektroniczna

Jednak już niedługo e-akta będą możliwe. Od 1 stycznia 2019 r. Kodeks pracy będzie wyraźnie dopuszczał prowadzenie dokumentacji pracowniczej (a więc nie tylko samych akt osobowych, lecz również np. ewidencji czasu pracy) w formie elektronicznej. Będzie to możliwe na podstawie ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz och elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357).

Nie jest to pierwsza próba zmiany dotychczasowych zasad prowadzenia dokumentacji pracowniczej. Na zmiany w tym zakresie praktycy czekali od czerwca 2017 r., kiedy to miał wejść w życie pakiet „100 zmian dla firm”. Obecnie jednak temat jest już ostateczny i pozostaje jedynie czekać na upływ ustalonego vacatio legis.

O przejściu na e-akta decyduje pracodawca…

Wprowadzony wskazaną nowelizacją art. 94 pkt. 9a kp oraz art. 948 kp umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie papierowej lub elektronicznej, a także zmianę postaci prowadzenia i przechowania tej dokumentacji w każdym momencie trwania stosunku pracy (np. od razu po podpisaniu umowy o pracę, w trakcie trwania stosunku pracy, czy nawet po wręczeniu pracownikowi wypowiedzenia, kiedy już wiadomo kiedy stosunek pracy ustanie).

Co więcej, pracodawca będzie mógł zmienić dotychczasową formę akt osobowych również po zakończeniu stosunku pracy (np. po wydaniu pracownikowi świadectwa pracy, czy po upływie okresów przedawnienia roszczeń pracowniczych).

Przykład
Oszczędność miejsca i czasu

Pracodawca zatrudnia kilkuset pracowników. Dotychczas dokumentację pracowniczą byłych pracowników przechowywał w formie papierowej w archiwum zakładowym. Zarchiwizowanie takiej dokumentacji wiązało się jednak z koniecznością odpowiedniego przygotowania i zabezpieczenia dokumentów przed zniszczeniem, prawidłowym ich oznaczeniem, wpisaniem w rejestr i umieszczeniem na właściwej, odpowiednio oznaczonej półce. A zakładowe archiwum obejmuje obecnie kilka pomieszczeń.

Po zmianie przepisów pracodawca będzie mógł przechowywać dokumentację byłych pracowników w formie zabezpieczonego pliku elektronicznego na trwałym i zabezpieczonym nośniku, np. na osobnym twardym dysku przeznaczonym do archiwizacji. Taki sposób przechowywania dokumentów będzie dla pracodawcy wygodniejszy i nie będzie wymagał tak dużej ilości miejsca, co zakładowe archiwum. Nadto przygotowując dokumentację do przechowywania w takiej formie pracownik nie będzie musiał wykonywać wielu dotychczasowych czynności, np. fizycznego przenoszenia i układania dokumentów na pólkach.

Oprócz archiwizacji i przechowywania dokumentacji pracowniczej, elektroniczna forma dokumentacji może doskonale sprawdzić się i ułatwić przekazanie koniecznych danych np.:

  • w sytuacji przejścia pracowników na innego pracodawcę w trybie art. 231 kp,
  • zmiany miejsca dotychczasowej działalności (przeprowadzka całego zakładu pracy lub działu zajmującego się sprawami pracowniczymi),
  • zmiany firmy prowadzącej obsługę kadrowo-płacową.

Przykład
Łatwiej np. przy przeprowadzce

Pracodawca zatrudniający kilkudziesięciu pracowników zmienia dotychczasową siedzibę i „przeprowadza się” pod nowy adres. Oprócz narzędzi pracy, sprzętów biurowych, itp. obecnie pracodawca będzie musiał jeszcze przewieźć dokumentację osobowo-płacową pracowników oraz byłych pracowników (uprzednio właściwie ją zabezpieczywszy, aby żadne dane osobowe nie zostały podczas przeprowadzki utracone i żeby nie miały do nich dostępu nieupoważnione osoby, np. pracownicy firmy przeprowadzkowej).

Po 1 stycznia 2019 r. przed przeprowadzką pracodawca będzie mógł zdigitalizować taką dokumentację. Zabezpieczenie jej i przewiezienie do nowej siedziby będzie wówczas o wiele łatwiejsze.

…o powrocie do formy papierowej – również

Oprócz „zamiany” papierowych dokumentów w elektroniczne, nowelizacja przewiduje również możliwość „powrotu” do formy papierowej. Wystarczy wówczas jedynie wydrukować zeskanowane dokumenty i jej podpisać potwierdzając zgodność wydruku z dokumentem elektronicznym. Podpis na takim dokumencie powinien złożyć albo pracodawca albo osoba przez niego upoważniona, np. pracownik działu kadr.

Przykład
Powrót do dawnej formy prowadzenia akt

W trakcie przejęcia zakładu pracy w trybie art. 231 kp poprzedni pracodawca przekazał nowemu dokumentację pracowniczą w formie elektronicznej. Po przejęciu zakładu nowy pracodawca podjął decyzję, że dokumenty byłych pracowników pozostaną w formie elektronicznej, natomiast dokumenty obecnych zatrudnionych będą prowadzone w formie papierowej.

W takiej sytuacji wystarczy poinformować pracowników o zmianie dotychczasowej postaci dokumentacji, wydrukować ją, podpisać, poukładać i właściwie zabezpieczyć aby nie uległa zniszczeniu, zagubieniu a osoby nieupoważnione nie miały do niej dostępu.

O każdorazowej zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej pracodawca musi poinformować pracowników w sposób przyjęty w zakładzie pracy. Natomiast byłych pracowników pracodawca musi zawiadomić tradycyjnie lub elektronicznie nie tylko o samej zmianie, ale również o możliwości odbioru poprzedniej postaci dokumentacji w terminie 30 dni od takiego zawiadomienia. 

Dokumentacja elektroniczna – równoważna papierowej

Nowelizacja kodeksu pracy wprowadza również zasadę równoważności dokumentacji papierowej i elektronicznej (art. 9411 kp). Dzięki temu obie strony stosunku pracy będą mogły identycznie korzystać zarówno z wersji papierowej jak i elektronicznej, co może okazać się pomocne np. podczas sporu sądowego.

Przykład
Różne formy dokumentów

Pracownik dostarczył do zakładu pracy zaświadczenie z urzędu gminy potwierdzające prowadzenie indywidualnego gospodarstwa rolnego. Na tej podstawie pracodawca wliczył pracownikowi okres prowadzenia tego gospodarstwa do stażu pracy uprawniającego do nagrody jubileuszowej. Umowa o pracę rozwiązała się z końcem stycznia 2019 r., a z początkiem lutego pracodawca podjął decyzję o zdigitalizowaniu akt osobowych byłych pracowników. Po zeskanowaniu dokumentów  z akt osobowych pracownika, pracodawca poinformował o możliwości odbioru dokumentów papierowych z akt. Pracownik odebrał dokumenty, po czym analizując ich treść doszedł do wniosku, ze pracodawca niewłaściwie obliczył jego staż pracy uprawniający do nagrody jubileuszowej. Zwrócił się więc do byłego pracodawcy o korektę.

W takiej sytuacji obie wersje zaświadczenia z UG – zarówno papierowa jak i elektroniczna – są równoważne i nie ma żadnych przeszkód, aby strony posłużyły się nimi przy wyjaśnianiu sytuacji.

Podstawa prawna: 
  • art. 1 pkt. 3 i 4, art. 7 ust. 1, art. 13 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz och elektronizacją (Dz.U. z 2018 r., poz. 357).
Autorem odpowiedzi jest: 

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Katarzyna Wrońska-Zblewska

Prawnik, specjalista prawa pracy. Absolwentka wydziału Prawa i Administracji na Uniwersytecie Gdańskim. Od wielu lat zajmuje się zawodowo prawem pracy, autorka licznych publikacji z tego zakresu.
Nie ma jeszcze komentarzy do tego dokumentu.
Zaloguj się aby dodać komentarz
Słowa kluczowe:
akta osobowedane osobowe

Szkolenia Akademia Wiedza i Praktyka

Biblioteka kadrowego

Copyright ©  Wszelkie prawa zastrzeżone

Strona używa plików cookies.
Kliknij tutaj, żeby dowiedzieć się jaki jest cel używania cookies oraz jak zmienić ustawienia cookies w przeglądarce.
Korzystając ze strony użytkownik wyraża zgodę na używanie plików cookies, zgodnie z bieżącymi ustawieniami przeglądarki.

wiper-pixel