Narzędzia:
Od 1 stycznia 2019 r. zacznie obowiązywać nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej. Zmodyfikuje ono m.in. układ dokumentów gromadzonych w aktach osobowych i będzie miało częściowo zastosowanie do dokumentacji pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia przyszłego roku. Dobrą wiadomością jest to, że MRPiPS postanowiło wydłużyć czas niezbędny pracodawcom na dostosowanie do nowych przepisów.
Z artykułu dowiesz się m.in.:
Każdy pracownik powinien mieć w firmie własne, osobne akta osobowe, w których gromadzone będą istotne dla jego stosunku pracy dokumenty. Dotychczasowe przepisy nie pozwalają pracodawcy na wybór formy prowadzenia akt osobowych. Jednak zasadnicza w tym zakresie zmiana nastąpi z początkiem 2019 roku.
Z początkiem 2019 r. pracodawcy będą mogli decydować czy dokumentacja będzie prowadzona nadal w formie papierowej, czy też forma elektroniczna będzie dla nich wygodniejsza. Czy będzie można prowadzić dokumentację pracowniczą częściowo w formie papierowej, a częściowo elektronicznie? I jak prawidłowo „przeprowadzić” przejście na elektroniczną wersję akt?
Związane z elektronizacją akt osobowych obowiązki pracodawcy to przede wszystkim obowiązki informacyjne wobec pracowników oraz obowiązki dotyczące zabezpieczenia akt prowadzonych i przechowywanych w elektronicznej formie. Sprawdźmy szczegóły.
MRPiPS planuje zmianę sposobu podziału dokumentów gromadzonych w aktach osobowych. Nowością będzie m.in. wyodrębniona część akt, w której zebrane zostaną dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową lub dyscyplinarną. Sprawdź szczegóły.
Nowe przepisy umożliwią pracodawcy skrócenie okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat. Jednak skrócenie to nie będzie dotyczyło wszystkich pracowników. W pewnych okolicznościach 10-letni okres przechowywania akt osobowych będzie mógł ulec wydłużeniu. Sprawdź szczegóły.
W związku ze zmienionymi przepisami o ochronie danych osobowych pojawiło się wiele wątpliwości co do tego, czy dokumenty typu kserokopie dowodów osobistych, praw jazdy, dyplomów ukończenia szkół, dawne świadectwa pracy i inne tego typu dokumenty można przechowywać w aktach osobowych. Oto tabela, która to wyjaśnia.
Z artykułu dowiesz się:
Na jakie części – zgodnie z projektowanym rozporządzeniem MRPiPS – podzielone zostaną akta osobowe?
Jakie dokumenty gromadzone będą w poszczególnych częściach akt?
Jaką dokumentację – poza aktami osobowymi – pracodawca będzie zobowiązany prowadzić?
Dowiedz się, jakie zmiany w zakresie prowadzenia akt osobowych zaczną obowiązywać od 1 stycznia 2019 r., a także jak na obowiązki związane z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej wpłynęło nowe rozporządzenie unijne w zakresie ochrony danych osobowych. Zapraszamy do obejrzenia szkolenia online.
W dniu 10 września zapraszamy do udziału w konferencji on-line: „Akta osobowe po nowemu”. Zobacz szkolenie online i uzyskaj dostęp do materiałów konferencyjnych, które pomogą Ci w przygotowaniu się do zmian w zakresie prowadzenia dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r. [dostęp do materiałów].
Realizując obowiązek informacyjny, o którym mowa w art. 13 RODO, pracodawca powinien przekazać pracownikowi informacje dotyczące przetwarzania jego danych osobowych. Czy przekazaną pracownikowi klauzulę informacyjną powinniśmy przechowywać w aktach osobowych? Jeśli tak, to w której części akt?
Do której części akt osobowych wpina się informację o wysokości dodatkowego wynagrodzenia rocznego po zwolnieniu się pracownika w związku z przejściem na emeryturę? Pracownik odszedł z pracy w styczniu 2018 r., a trzynastka wypłacona będzie dopiero w marcu 2018 r.
Nowe przepisy umożliwiają pracodawcy prowadzenie i przechowywanie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy i akt osobowych pracownika w postaci elektronicznej. Skrócony zostanie również okresu przechowywania dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracownika z 50 do 10 lat.
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas