Narzędzia:
Ile czasu przechowujemy ewidencje czasu pracy i dokumentację urlopową? Czy w przypadku gdy pracownik wraca do pracy po przerwie, to wracamy do poprzednich akt osobowych? Czy kopiujemy dokumenty z jednych akt do drugich, jeżeli musimy je rozdzielić? Odpowiedzi m.in. na te pytania znajdziesz w najnowszej wideoporadzie eksperta.
Ile czasu przechowujemy ewidencje czasu pracy i dokumentację urlopową? Czy w przypadku gdy pracownik wraca do pracy po przerwie, to wracamy do poprzednich akt osobowych? Czy kopiujemy dokumenty z jednych akt do drugich, jeżeli musimy je rozdzielić? Odpowiedzi m.in. na te pytania znajdziesz w wideoporadzie eksperta.
Proszę o udzielenie informacji, gdzie pracodawca powinien przechowywać dokumenty dotyczące pracy zdalnej – w aktach osobowych pracownika, a może w dokumentacji dotyczącej czasu pracy? Czy można przechowywać taką dokumentację łącznie dla pracowników w odrębnie założonym segregatorze, zawierającym wprowadzone uregulowania w zakresie pracy zdalnej wraz z dokumentacją poszczególnych pracowników (polecenie wykonywania pracy zdalnej, ewidencja czasu pracy w poszczególnych dniach)? Dodam, że polecenie wykonywania pracy zdalnej ma zastosowanie wobec maksymalnie kilkunastu pracowników.
Jakie dokumenty powinny być gromadzone w aktach osobowych, a jakie w dokumentacji ewidencyjnej czasu pracy
W którym miejscu przechowywać dokumentację związaną z wykonywaniem pracy zdalnej
Praktyką wielu pracodawców stało się wyodrębnianie w aktach osobowych osobnej podczęści, gromadzącej dokumenty dotyczące pracy zdalnej. Czy jest możliwe, by była ona prowadzona postaci elektronicznej, w przypadku gdy pracodawca prowadzi „papierowe” akta osobowe? Do problemu odniósł się resort pracy.
Czytaj również:
Cyfryzacja biznesu dotyka wszystkich jego sfer, także tych związanych ze sprawami pracowniczymi. Działy HR coraz chętniej decydują się na przechowywanie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej zamiast papierowej i wprowadzają e-teczki osobowe. Przyspieszona i wymuszona przez rzeczywistość okresu pandemii praca zdalna pokazała, jak bardzo pomocne są takie rozwiązania. Elektroniczna teczka osobowa to także większe bezpieczeństwo dokumentów, lepsza ochrona przed zniszczeniem, zagubieniem lub wyciekiem danych.
Od pewnego czasu mamy do czynienia z nowymi dokumentami w kadrach, związanymi z PPK, pracą zdalną, czy kwarantanną. Czy należy przechowywać je w aktach osobowych? Wiele wątpliwości dotyczy też przechowywania różnych dokumentów w kontekście ochrony danych osobowych. Co zatem włożyć do akt, a co trzymać poza nimi – albo wcale nie przechowywać? Oto zestawienie obejmujące najczęstsze wątpliwości.
Pracownik był u nas zatrudniony na podstawie umowy o pracę na czas nieokreślony w okresie od 2000 r. do początku lipca 2020 r. Zwolnił się za porozumieniem stron. Teraz ponownie chciałby podjąć u nas pracę na czas nieokreślony. Przyjęcie do pracy nastąpi prawdopodobnie w sierpniu 2020 r. Czy wobec przerwy w zatrudnieniu będziemy prowadzić dalej te same akta osobowe? Ile będzie wynosił okres przechowywania akt osobowych tego pracownika?
Pracownik zatrudniony był od 01.09.2018 r. do 31.08.2019 r., następnie od 01.09.2019 r. została z nimi zawarta kolejna umowa o pracę na czas określony bądź nieokreślony. Nie było wystawione świadectwo pracy, nie nastąpiło również wyrejestrowanie z ZUS. Proszę o wyjaśnienie, czy takiemu pracownikowi powinnam od 01.09.2019 r. założyć nową teczkę akt osobowych, którą będę przechowywała 10 lat, czy mogę nadal prowadzić teczkę akt osobowych założoną 01.09.2018 r. i prowadzić ją do końca zatrudnienia pracownika i przechowywać 50 lat? Czy w przypadku konieczności założenia nowej teczki akt osobowych od 01.09.2019 r. powinnam wydać świadectwo pracy za okres zatrudnienia do 31.08.2019 r. i włożyć je do starej teczki akt osobowych?
Proszę o wskazówki, jakie powinno być postępowanie pracodawcy w sytuacji, gdy mija 50-letni okres przechowywania teczki akt osobowych pracownika.
Nałożoną na pracownika karę porządkową uważa się za niebyłą, a odpis zawiadomienia o ukaraniu usuwa z akt osobowych pracownika po roku nienagannej pracy. Kiedy jednak powinniśmy usunąć zawiadomienie z akt w sytuacji, gdy przed upływem roku pracownik odejdzie z pracy? O odpowiedź na istniejące w tym zakresie wątpliwości poprosiliśmy ministerstwo pracy.
W jakich przypadkach pracodawca może nałożyć na pracownika karę porządkową?
Gdzie i przez jaki okres przechowuje się informację o zastosowaniu kary?
Co z dokumentacją związaną z zastosowaną karą porządkową, jeżeli pracownik odchodzi z firmy przez terminem zatarcia kary porządkowej?
Czy można umieszczać w aktach pracownika wypis z dowodu osobistego? Czy stosowanie takiego wypisu przez pracodawcę jest dopuszczalne w świetle zmienionych przepisów Kodeku pracy o danych osobowych?
Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej, które weszło w życie na początku 2019 roku, dało pracodawcom 12 miesięcy na dostosowanie warunków, w jakich przechowywana jest taka dokumentacja, do nowych zasad, wskazanych w § 8 tego rozporządzenia. Jak postępować w praktyce, by zapewnić odpowiednie warunki przechowywania akt?
Jakie warunki przechowywania dokumentacji należy zapewnić zgodnie z rozporządzeniem?
Jak zapewnić „odpowiednie warunki” przechowywania akt osobowych? Na co wskazuje ministerstwo pracy?
Kiedy trzeba liczyć się z tym, że inspekcja pracy zakwestionuje sposób przechowywania akt?
W 2019 roku zatrudniliśmy i zwolniliśmy pracownika, a obecnie (po niecałym miesiącu przerwy) zatrudniamy go ponownie. Wiem, że w takiej sytuacji nie zakładamy nowych akt, tylko kontynuujemy prowadzenie dotychczasowych. Chciałabym jednak zapytać, co z dokumentami, które przekazujemy osobom przy przyjęciu do pracy. Czy powinniśmy je ponownie wydawać?
Wśród pracodawców nie raz pojawiają się wątpliwości co do tego, przez jaki okres czasu należy przechowywać akta osobowe pracownika, którego umowa o pracę została aneksowana po wejściu w życie nowych przepisów w sprawie dokumentacji pracowniczej. Sprawdź, jakie stanowisko zajął w tej kwestii resort pracy.
Ile wynosi okres przechowywania akt osobowych dla stosunków pracy zawartych od 1 stycznia 2019 r.?
Jaki okres przechowywania akt znajduje zastosowanie do umów zawartych przed 2019 r.?
Co w sytuacji, gdy w nowym stanie prawnym pracodawca przedłuża aneksem okres trwania dotychczasowej umowy?
Nauczyciel szkoły podstawowej wygrał konkurs na dyrektora przedszkola. W szkole, w której dotychczas pracował na pełen etat, będzie miał zawarty aneks do umowy o pracę, na pracę w wymiarze 5/18. W przedszkolu, oprócz powierzenia stanowiska, zawarta z nim będzie umowa o pracę (na okres pełnienia funkcji dyrektora). Co w tej sytuacji z aktami osobowymi? Czy dotychczasowe akta zostaną w szkole podstawowej (ponieważ będzie tu miał niepełny etat)? Czy w przedszkolu należy założyć nowe akta?
Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone
2024 © Wiedza i Praktyka sp. z o.o.
Obserwuj nas