akta osobowe

Dokumentacja pracownicza – czy może składać się ze skanów dokumentów

Pytanie:

Czy mogę prowadzić dokumentację pracowniczą, w tym akta osobowe, wyłącznie w oparciu o skany dokumentów? Jeśli nie, z jakich przepisów to wynika?

Z artykułu dowiesz się:

  • W jakiej postaci może być prowadzona dokumentacja pracownicza

  • Czy dokumentacja pracownicza może być prowadzona wyłącznie w oparciu o skany dokumentów

  • Jakie dokumenty powinny znaleźć się w dokumentacji pracowniczej w formie pisemnej

Przeczytaj również:

Dokumenty do stażu pracy dostarczone w trakcie zatrudnienia – do której części akt osobowych włączyć

Pytanie:

Pracownik, który jest zatrudniony w naszej jednostce od kilkunastu lat, dostarczył dopiero teraz zaświadczenie z PUP o pobieraniu zasiłku dla bezrobotnych oraz dokumenty potwierdzające jego pracę w rolnictwie. Do której części akt osobowych (A czy B) pracownika należy dołączyć dostarczone dokumenty?

Z artykułu dowiesz się:

  • Do której części akt osobowych należy włączyć dokumenty dokumentujące staż pracy, które zostały dostarczone przez pracownika w trakcie trwającego zatrudnienia

Przeczytaj również:

Metalowa czy drewniana - jaka szafa na dokumenty pracownicze

Pytanie:

Do tej pory akta osobowe pracowników są przechowywane w metalowych szafach zamykanych i znajdujących się w pomieszczeniach kodowanych alarmem. Jednak obecnie kończy się nam miejsce na dokumentację w tych szafach. Pytanie czy możemy korzystać ze „zwykłej” drewnianej szafy do przechowywania akt pracowników zwolnionych? Szafa taka (również zamykana na klucz) znajdowałaby się w pomieszczeniu archiwum (osobne pomieszczenie, bez okien, bez dostępu pracowników, jedynie kilka osób z administracji, drzwi zamykane na klucz, pomieszczenie kodowane alarmem) czy jednak musimy używać szaf metalowych? Jakie są w tym względzie wymagania?

Z artykułu dowiesz się:

  • Czy przepisy precyzują wymagania, jakie powinna spełniać szafa do dokumenty, w której przechowywana jest dokumentacja pracownicza

Przeczytaj również:

YY plansza do wideo_kolory (4)

Digitalizacja akt osobowych od A do Z

Przejście z papierowych akt osobowych na nowoczesne, elektroniczne systemy archiwizacji oferuje wiele korzyści. Digitalizacja akt osobowych nie tylko ułatwia dostęp do danych, ale także znacząco redukuje przestrzeń potrzebną do przechowywania dokumentów. Warsztat prowadzony przez mec. Ewę Tonderys-Jedoń pomoże Ci uzyskać praktyczne umiejętności, niezbędne do skutecznej digitalizacji akt osobowych. Dowiedz się, jak prawidłowo przechowywać elektroniczne akta pracowników zgodnie z wymogami prawnymi.

Wniosek o urlop szkoleniowy – czy może być przechowywany w aktach osobowych pracownika

Pytanie:

Pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje na polecenie pracodawcy udzielono dnia urlopu szkoleniowego na obronę pracy dyplomowej. Czy wniosek pracownika o urlop szkoleniowy można przechowywać wraz z ewidencją czasu pracy? Gdzie należny przechowywać wniosek o urlop szkoleniowy tego pracownika?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy wniosek o urlop szkoleniowy może być przechowywany w aktach osobowych pracownika?

Polecamy też:

Kserokopia dokumentów wydawanych z akt osobowych – czy jest możliwa w trakcie zatrudnienia

Pytanie:

Czy pracownik możne na podstawie art. 9412 Kodeksu pracy wystąpić o kopie jakiegokolwiek dokumentu z akt osobowych w trakcie trwającego zatrudnienia? Czy wydając taką kopie dokumentu należy oznaczyć na niej – za zgodność z dokumentacja pracowniczą?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy kserokopia dokumentów wydawanych z akt osobowych powinna zostać poświadczona przez pracodawcę lub upoważnioną przez niego osobę „za zgodność z dokumentacją pracowniczą”?

Przeczytaj też:

Wydrukowane skany dokumentów – czy można je dołączać do papierowej dokumentacji pracowniczej

Pytanie:

Pracodawca prowadzi całą dokumentację pracowniczą w postaci papierowej. Jeśli chodzi o dokumentacje związaną z czasem pracy (tj. wnioski urlopowe, na żądanie, okolicznościowe, formularze nadgodzin, wnioski o opiekę nad dzieckiem z art. 188, wniosek o wyjście prywatne), pracownik wysyła podpisane skany na wskazany przez pracodawcę adres mailowy, pracodawca drukuje je i odpowiednio archiwizuje w postaci papierowej. Możliwość wysłania wniosku skanem dotyczy zarówno pracowników, którzy są objęci hybrydową pracą zdalną (2 dni w tygodniu) jak i tych, którzy pracują tylko z biura. Czy pracodawca może narazić się na negatywne konsekwencje ze strony PIP jeśli posiada tylko wydrukowane skany wniosków?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy do papierowej dokumentacji pracowniczej można dołączać wydrukowane skany dokumentów

Przeczytaj również:

Elektroniczny wniosek o okazjonalną pracę zdalną – czy należy go drukować i wkładać do akt osobowych

Pytanie:

Czy wnioski o pracę zdalną okazjonalną mogę być w wersji elektronicznej bez konieczności drukowania ich i włączania do akt osobowych?

Z artykułu dowiesz się:

  • W jaki sposób przechowywać elektroniczne wnioski o wykonywania okazjonalnej pracy zdalnej

Przeczytaj również:

Obejrzyj również:

Kopia aktu urodzenia, aktu ślubu i aktu śmierci – czy może być przechowywana w aktach osobowych

Pytanie:

Czy w aktach osobowych można trzymać kopię aktu urodzenia lub aktu ślubu lub aktu śmierci?

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy dopuszczalne jest przechowywanie przez pracodawcę kserokopii bądź odpisów aktów stanu cywilnego?

Przeczytaj też:

Podział akt osobowych

Pytanie:

Na ile części dzielimy akta osobowe: 5 części czy 4 części? Czy obowiązuje zmiana od 1 stycznia 2019 r.

Z artykułu dowiesz się:
  • Ile części obejmują akta osobowe?

Przeczytaj też:

Skierowania na badania i orzeczenia z badań profilaktycznych – w której części akt osobowych przechowywać

Pytanie:

W której części akt osobowych należy przechowywać skierowania na badania lekarskie i orzeczenia z badań lekarskich (profilaktycznych) pracowników? Z przepisów wynika, że zarówno w części A, jak i B. Czy można praktykować taką metodę, że skierowanie na wstępne badania lekarskie i orzeczenia z tychże wstępnych badań przechowywane będą w części A, natomiast kolejne, tj. okresowe i kontrolne w części B?

Z artykułu dowiesz się:

  • Kiedy skierowania i orzeczenia z badań profilaktycznych powinny być przechowywane w części A, a kiedy w części B akt osobowych

Przeczytaj również:

Wypowiedzenie umowy oraz porozumienie zmieniające termin zakończenia zatrudnienia – co włączyć do akt osobowych

Pytanie:

Pracownik zatrudniony od 15 stycznia, w dniu 31 stycznia złożył wypowiedzenie. Równocześnie zwrócił się o zawarcie porozumienia, zgodnie z którym 31 stycznia będzie jego ostatnim dniem pracy, na co pracodawca wyraził zgodę. Mając jego pisemne wypowiedzenie oraz podpisane 31 stycznia porozumienie (określające rozwiązanie umowy na ten sam dzień, tj. 31 stycznia), który z dokumentów powinniśmy włączyć do akt osobowych pracownika?

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie dokumenty włączyć do akt osobowych w sytuacji, gdy pracownik złożył wypowiedzenie, a następnie strony zawarły porozumienie określające inny termin rozwiązania umowy o pracę

Przeczytaj również:

Kopia akt osobowych zmarłego pracownika dla członka rodziny

Pytanie:

Czy można udostępnić kopię akt osobowych zmarłego pracownika (zgon w 1987 roku) członkowi jego rodziny, nie umieszczonemu w zapisach kodeksu pracy w art. 949 § 3 Kodeksu pracy? Akta osobowe mają posłużyć do opracowania biogramu i historii rodziny, ale osoba zgłaszająca się z wnioskiem o kopię akt to daleki krewny.

Z artykułu dowiesz się:
  • Czy pracodawca może udostępnić kopię akt osobowych byłego pracownika osobom spoza kręgu uprawnionych do uzyskania kopii dokumentacji pracowniczej?

Przeczytaj też:

Usunięcie dokumentów z akt osobowych – konsekwencje

Pytanie:

Moje pytanie dotyczy przechowywania wniosków dotyczących ruchomego czasu pracy (art. 140 1 § 2 Kodeksu pracy). Po zmianach przepisów, czyli od 1 stycznia 2019 r. nadal przechowywaliśmy je w aktach osobowych w części B. Dopiero teraz zorientowaliśmy się, że powinny być przechowywane w dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy. Czy musimy przełożyć wszystkie takie wnioski złożone po 1 stycznia 2019 r. z części B akt osobowych do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania czasu pracy? W jaki sposób prawidłowo to zrobić? Nie będzie zachowana numeracja w aktach.

Z artykułu dowiesz się:
  • Jakie są konsekwencje usunięcia dokumentów z akt osobowych?

Obejrzyj też: 

Przeczytaj też: 


Akt powołania – w której części akt osobowych

Pytanie:

Proszę o wskazówkę, w której części akt osobowych należy umieścić akt powołania na dyrektora?

Z artykułu dowiesz się:

  • Z ilu części składają się akta osobowe i co obejmują ich poszczególne części

  • W której części akt osobowych należy zamieścić akt powołania

Przeczytaj również:

Kontakt

Masz pytanie?
Skontaktuj się z nami

+48 22 518 29 29

Copyright © 2024 Wszelkie prawa zastrzeżone

Obserwuj nas

fb-logo ink-logo inst-logo